Thuê văn phòng để đăng ký ERC và IRC: Cần gì?

Nhà đầu tư nước ngoài có thể thuê văn phòng để đăng ký ERC và IRC, nhưng không nên ký hợp đồng chỉ dựa trên lời giới thiệu “địa chỉ này đăng ký công ty được”.

Địa chỉ cần phù hợp với mục tiêu dự án, ngành nghề, công năng của địa điểm và bộ hồ sơ do bên cho thuê cung cấp. Thông tin trên hồ sơ đầu tư và hồ sơ doanh nghiệp cũng phải thống nhất với thỏa thuận thuê.

Đặc biệt, IRC và ERC là hai giấy chứng nhận có mục đích khác nhau. Địa điểm dự án trên IRC không phải lúc nào cũng đồng nhất hoàn toàn với trụ sở chính trên ERC.

IRC và ERC khác nhau như thế nào?

IRC là gì?

IRC là tên viết tắt của Investment Registration Certificate – Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Theo Luật Đầu tư số 143/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/03/2026, đây là văn bản ghi nhận thông tin đăng ký của nhà đầu tư về dự án đầu tư. Dự án của nhà đầu tư nước ngoài thuộc nhóm phải xem xét thủ tục cấp IRC theo Điều 26, trừ trường hợp pháp luật có quy định hoặc lộ trình khác áp dụng cho hồ sơ cụ thể.

Nội dung dự án đầu tư thường liên quan đến:

• Nhà đầu tư.
• Mục tiêu dự án.
• Quy mô hoạt động.
• Vốn và tiến độ góp vốn.
• Địa điểm thực hiện.
• Thời hạn và tiến độ dự án.
• Điều kiện đầu tư nếu có.

Nghị định 96/2026/NĐ-CP hướng dẫn hồ sơ đầu tư và yêu cầu đề xuất dự án thể hiện địa điểm thực hiện dự án cùng các thông tin liên quan.

ERC là gì?

ERC là tên viết tắt của Enterprise Registration Certificate – Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

ERC ghi nhận các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên, mã số, loại hình, vốn, người đại diện và địa chỉ trụ sở chính.

Điều 42 Luật Doanh nghiệp quy định trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

ERC và IRC có thể sử dụng cùng một địa chỉ không?

Có thể, nếu trụ sở chính đồng thời là địa điểm thực hiện dự án và địa điểm đó đáp ứng yêu cầu của hồ sơ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể phát sinh trường hợp:

• Trụ sở chính và địa điểm dự án khác nhau.
• Dự án có nhiều địa điểm thực hiện.
• Văn phòng điều hành khác địa điểm sản xuất.
• Doanh nghiệp thay đổi trụ sở nhưng chưa thay đổi địa điểm dự án.
• Ngành nghề cần nhà xưởng, kho hoặc cơ sở chuyên môn riêng.

Vì vậy, không nên mặc định rằng chỉ cần thuê một địa chỉ là có thể sử dụng cho mọi nội dung trên IRC và ERC.

Có thể thuê văn phòng để đăng ký ERC và IRC không?

Câu trả lời là có thể, nếu doanh nghiệp đáp ứng đồng thời các nhóm điều kiện sau:

Địa chỉ được xác định rõ ràng

Hợp đồng và hồ sơ phải thể hiện đầy đủ:

• Tầng hoặc số phòng.
• Tên tòa nhà.
• Số nhà và tên đường.
• Phường, tỉnh hoặc thành phố theo địa giới hiện hành.
• Mục đích thuê.
• Thời hạn sử dụng.

Sau khi TP.HCM sắp xếp đơn vị hành chính, doanh nghiệp nên sử dụng địa chỉ cập nhật trên giấy tờ chính thức của tòa nhà và bên cho thuê.

Bên cho thuê có quyền cho thuê hợp pháp

Nhà đầu tư nên yêu cầu tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền cho thuê lại của bên ký hợp đồng.

Nếu đơn vị vận hành không phải chủ sở hữu tòa nhà, hồ sơ cần thể hiện cơ sở cho phép đơn vị đó cung cấp không gian hoặc cho thuê lại.

Địa điểm phù hợp với ngành nghề

Một văn phòng thương mại có thể phù hợp với hoạt động IT, tư vấn, thương mại hoặc đại diện điều hành. Nhưng địa chỉ này có thể không đáp ứng một dự án cần:

• Nhà xưởng sản xuất.
• Kho hàng chuyên dụng.
• Phòng thí nghiệm.
• Cơ sở giáo dục.
• Phòng khám.
• Cửa hàng bán lẻ.
• Điều kiện phòng cháy, môi trường hoặc giấy phép chuyên ngành riêng.

Do đó, câu hỏi cần đặt ra không chỉ là “đăng ký được không”, mà là “địa điểm này có phù hợp với toàn bộ hoạt động dự kiến không”.

Hồ sơ IRC và ERC thống nhất

Tên tòa nhà, số phòng, địa chỉ, thời hạn thuê và mục đích sử dụng phải được rà soát trước khi nộp.

Một sai khác nhỏ giữa hợp đồng, văn bản xác nhận địa điểm và biểu mẫu đăng ký cũng có thể khiến hồ sơ cần giải trình hoặc chỉnh sửa.

Khi nào một địa chỉ có thể không phù hợp?

Nhà đầu tư cần thận trọng trong các trường hợp:

• Không xác định được chính xác tầng hoặc phòng.
• Bên ký hợp đồng không chứng minh được quyền cho thuê.
• Mục đích thuê trong hợp đồng không phù hợp với hoạt động dự án.
• Địa chỉ thuộc khu vực hoặc công trình không có chức năng phù hợp.
• Hồ sơ tòa nhà không đầy đủ.
• Dự án có ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
• Dự án cần cơ sở vật chất chuyên ngành.
• Địa điểm không đáp ứng yêu cầu kiểm tra thực tế của cơ quan liên quan.
• Thông tin trên hợp đồng không thống nhất với hồ sơ IRC và ERC.

Không có một danh sách duy nhất áp dụng cho mọi dự án FDI. Yêu cầu có thể thay đổi theo ngành nghề, cơ cấu nhà đầu tư và địa phương tiếp nhận hồ sơ.

Hồ sơ địa điểm nên chuẩn bị

Tùy trường hợp, bộ tài liệu có thể gồm:

Danh sách này mang tính định hướng, không thay thế danh mục hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền hoặc bộ phận pháp lý yêu cầu.

Quy trình kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê

Bước 1: Xác định mô hình đầu tư

Nhà đầu tư cần xác định:

• Cá nhân hay tổ chức nước ngoài đầu tư.
• Tỷ lệ sở hữu.
• Ngành nghề dự kiến.
• Có thuộc ngành nghề hạn chế tiếp cận thị trường không.
• Dự án có cần cơ sở chuyên môn riêng không.
• Trụ sở và địa điểm dự án có dùng chung không.

Bước 2: Chọn loại văn phòng

Có thể cân nhắc:

• Địa chỉ giao dịch kèm tiện ích.
• Bàn làm việc cố định.
• Phòng làm việc riêng.
• Văn phòng trọn gói.
• Mặt bằng truyền thống.
• Nhà xưởng hoặc cơ sở chuyên ngành.

Đối với công ty IT hoặc tư vấn quy mô nhỏ, phòng làm việc riêng hoặc văn phòng trọn gói thường phù hợp hơn mô hình chỉ cung cấp địa chỉ, vì doanh nghiệp còn cần không gian vận hành và tiếp khách.

Bước 3: Yêu cầu bộ hồ sơ địa điểm

Không nên đặt cọc trước rồi mới hỏi giấy tờ. Hãy yêu cầu bên cung cấp văn phòng gửi danh mục hồ sơ có thể hỗ trợ để bộ phận pháp lý kiểm tra.

Bước 4: Đối chiếu ngành nghề và công năng

Bộ phận tư vấn cần kiểm tra địa điểm có phù hợp với hoạt động dự kiến không. Một địa chỉ dùng được cho doanh nghiệp tư vấn chưa chắc phù hợp với bán lẻ, đào tạo hoặc y tế.

Bước 5: Thống nhất cách ghi địa chỉ

Tên tòa nhà, tầng, phòng và đơn vị hành chính phải được ghi thống nhất trong:

• Hợp đồng thuê.
• Hồ sơ IRC.
• Hồ sơ ERC.
• Điều lệ doanh nghiệp.
• Hồ sơ ngân hàng và thuế sau thành lập.

Bước 6: Quy định điều kiện hoàn lại hoặc thay đổi

Hợp đồng nên làm rõ phương án nếu hồ sơ địa điểm cần bổ sung, thay đổi hoặc không phù hợp với ngành nghề dự kiến.

[CẦN BỘ PHẬN PHÁP LÝ KIỂM TRA điều khoản hợp đồng theo từng khách hàng].

Tình huống: Công ty IT cần địa chỉ để xin ERC và IRC

Đối với một nhà đầu tư nước ngoài muốn thành lập công ty IT, văn phòng tại tòa nhà thương mại có thể là phương án đáng cân nhắc nếu hoạt động chính là:

• Phát triển phần mềm.
• Tư vấn công nghệ.
• Cung cấp dịch vụ từ xa.
• Điều hành dự án.
• Gặp gỡ khách hàng.
• Làm việc của đội ngũ kỹ thuật.

Tuy nhiên, vẫn cần kiểm tra:

1. Dịch vụ dự kiến có thuộc ngành nghề tiếp cận thị trường có điều kiện không?
2. Có hoạt động lưu trữ dữ liệu, trung tâm dữ liệu hoặc hạ tầng đặc thù không?
3. Địa chỉ dùng cho cả trụ sở và địa điểm dự án hay chỉ một mục đích?
4. Nhà đầu tư thực hiện thủ tục theo lộ trình nào?
5. Bộ hồ sơ tòa nhà có đáp ứng yêu cầu giải trình không?

Không nên quảng cáo rằng công ty IT “chắc chắn” được cấp IRC hoặc ERC chỉ nhờ thuê một địa chỉ.

Giải pháp eSmart tại eTown 1 cho doanh nghiệp FDI

eSmart cung cấp không gian làm việc tại:

Tầng 8, Phòng 8.11, tòa nhà eTown 1, số 364 Cộng Hòa, Phường Tân Bình, TP.HCM, Việt Nam.

Website của đơn vị quản lý e.town xác nhận địa chỉ hiện hành của khu cao ốc là 364 Cộng Hòa, Phường Tân Bình, TP.HCM.

Các giải pháp dự kiến phục vụ doanh nghiệp gồm:

• Phòng làm việc từ 1–10 chỗ.
• Khu vực tiếp khách.
• Phòng họp.
• Wi-Fi.
• Máy in.
• Lễ tân.
• Trà, nước và cà phê.
• Hỗ trợ kế toán, thuế và pháp lý doanh nghiệp.

Phạm vi miễn phí, giới hạn sử dụng và điều kiện từng gói cần được thể hiện trong báo giá hoặc hợp đồng.

CTA giữa bài

Nhà đầu tư có thể gửi trước ngành nghề, tỷ lệ vốn nước ngoài và nhu cầu sử dụng địa chỉ để eSmart phối hợp kiểm tra bộ hồ sơ địa điểm trước khi lựa chọn phòng.

Conclusion

Nhà đầu tư có thể thuê văn phòng để đăng ký ERC và IRC, nhưng quyết định cuối cùng không phụ thuộc riêng vào loại văn phòng. Cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét tổng thể nhà đầu tư, dự án, ngành nghề, địa điểm và tài liệu chứng minh.

Ba nguyên tắc quan trọng là:

1. Kiểm tra pháp lý địa điểm trước khi đặt cọc.
2. Chọn không gian phù hợp với hoạt động thực tế.
3. Ghi thông tin nhất quán trong hợp đồng, IRC và ERC.

Ngoài văn phòng chia sẻ trung tâm phù hợp cho mọi giai đoạn phát triển. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc hiệu quả tại trung tâm, văn phòng chia sẻ trung tâm eSmart chính là lựa chọn đáng tin cậy.

ESMART – YOUR TRUSTED PARTNER IN BUSINESS

Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi không chỉ hiểu rõ tầm quan trọng của việc lựa chọn một địa chỉ văn phòng uy tín đối với doanh nghiệp mà còn hiểu rõ một văn phòng cần phải đáp ứng được những tiêu chí gì để doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động. Vì thế, eSmart tự hào là đơn vị hàng đầu tại TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng trong việc cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp.

With the mission of accompanying and supporting businesses in overcoming challenges on their entrepreneurial journey, we offer practical solutions through services such as: shared officededicated workstation rentals, coworking spaces, fully serviced office rentals, accounting and tax services , and business registrationsupport services.

Our highly skilled and experienced team has been professionally trained to support businesses throughout their development journey, making eSmart a reliable partner for your company. Choosing a reputable, fully serviced office is the first critical step — and it serves as the foundation for businesses to focus on and sustainably grow their operations.

eSmart – as a provider of comprehensive shared office services – is committed to offering businesses long-term peace of mind, becoming a strong foundation for your success in the near future. Additionally, we offer a full startup support ecosystem, including:

eConnect: A business networking organization founded by eSmart, aiming to create valuable business opportunities for member companies, while serving as a bridge for businesses to share knowledge, grow together, and succeed on their entrepreneurial path.

Smarttax: A Tax Agency providing professional accounting and tax services, helping businesses establish a proficient accounting department at a cost-effective and reasonable rate, especially in the early stages of operation, while creating favorable conditions for sustainable growth.

Smartbrand: A service unit specializing in brand identity design for businesses, offering logo design, office brand identity design, and marketing brand identity design services, among others.

If you have any questions or need further assistance, please do not hesitate to contact us directly for the fastest support:

ESMART – SMART STARTUPS, STRONG SUCCESS

Hotline: 1900 1509
Email: info@esmart.vn
Head Office: Tầng 3, Tòa Nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Xuân Hòa, TP.HCM
Branch Office: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.eSmart.vn