Công Ty Đặt Trụ Sở Trong Chung Cư Được Không?

Khi thành lập doanh nghiệp, nhiều cá nhân lựa chọn căn hộ chung cư làm địa chỉ đăng ký kinh doanh vì có sẵn mặt bằng và tiết kiệm chi phí thuê văn phòng. Tuy nhiên, không phải căn hộ chung cư nào cũng được sử dụng để đặt trụ sở công ty.

Việc sử dụng căn hộ có công năng để ở làm văn phòng hoặc trụ sở doanh nghiệp có thể bị xử phạt, đồng thời phải chấm dứt hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đó. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ công năng của diện tích thuê trước khi đăng ký.

1. Công ty đặt trụ sở trong chung cư được không?

Câu trả lời là: công ty không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có công năng để ở.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại phần diện tích thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng trong nhà chung cư hỗn hợp nếu khu vực đó đã được phê duyệt đúng công năng và được phép sử dụng cho hoạt động kinh doanh.

Như vậy, pháp luật không cấm doanh nghiệp đặt trụ sở trong toàn bộ các tòa nhà chung cư. Quy định cấm tập trung vào việc sử dụng căn hộ chung cư để ở vào mục đích khác, chẳng hạn như:

• Làm trụ sở chính của công ty;
• Làm văn phòng làm việc;
• Mở cửa hàng kinh doanh;
• Làm kho chứa hàng;
• Tổ chức hoạt động dịch vụ hoặc thương mại.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa căn hộ để ở và phần diện tích kinh doanh trong nhà chung cư hỗn hợp để tránh đăng ký sai địa chỉ.

2. Trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

2.1. Khái niệm trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Trụ sở có thể kèm theo số điện thoại, số fax và thư điện tử nếu có.

Địa chỉ trụ sở chính thường được thể hiện trên:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Hóa đơn và chứng từ của doanh nghiệp;
• Hợp đồng với khách hàng, đối tác;
• Hồ sơ thuế và hồ sơ giao dịch;
• Biển hiệu của doanh nghiệp;
• Website, tài liệu giới thiệu và các kênh truyền thông.

Vì đây là địa chỉ pháp lý chính thức nên doanh nghiệp không chỉ cần cung cấp địa chỉ rõ ràng mà còn phải bảo đảm địa điểm được sử dụng đúng công năng.

2.2. Điều kiện cơ bản đối với địa chỉ trụ sở

Một địa chỉ dùng làm trụ sở công ty cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như:

• Có địa chỉ xác định, rõ ràng;
• Nằm trên lãnh thổ Việt Nam;
• Có quyền sử dụng hợp pháp thông qua quyền sở hữu, hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận sử dụng;
• Không thuộc địa điểm bị pháp luật cấm sử dụng để kinh doanh;
• Có thể tiếp nhận thư từ, thông báo và hồ sơ của cơ quan nhà nước;
• Phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp còn phải đáp ứng thêm yêu cầu về diện tích, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, môi trường hoặc giấy phép chuyên ngành.

3. Pháp luật quy định như thế nào về nhà chung cư?

3.1. Nhà chung cư gồm những loại nào?

Theo khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở 2023, nhà chung cư là nhà ở có từ hai tầng trở lên, có nhiều căn hộ, lối đi và cầu thang chung, phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung cùng hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung.

Nhà chung cư bao gồm:

• Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở;
• Nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp thường được phân chia thành các khu vực khác nhau, chẳng hạn như khu vực căn hộ để ở và khu vực thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng.

Tuy nhiên, việc một tòa nhà được xác định là chung cư hỗn hợp không có nghĩa là tất cả các căn hộ trong tòa nhà đều được dùng để đăng ký kinh doanh.

3.2. Cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở

Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.

Quy định cũng nghiêm cấm việc tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung hoặc phần sử dụng chung của nhà chung cư.

Do đó, căn hộ đã được phê duyệt và cấp giấy tờ với công năng để ở không được tự ý chuyển thành:

• Trụ sở doanh nghiệp;
• Văn phòng làm việc;
• Cửa hàng;
• Cơ sở kinh doanh;
• Nhà kho;
• Địa điểm cung cấp dịch vụ.

Kể cả khi chủ căn hộ đồng ý cho thuê để đăng ký công ty, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra công năng pháp lý của căn hộ. Thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê không thể thay thế quy định về mục đích sử dụng của công trình.

4. Trường hợp nào được đặt trụ sở công ty trong nhà chung cư?

Doanh nghiệp có thể xem xét đặt trụ sở trong nhà chung cư hỗn hợp khi địa chỉ dự kiến đăng ký thuộc phần diện tích được phê duyệt cho mục đích thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng.

Khu vực này phải được phân định rõ với khu vực căn hộ để ở và có hồ sơ thể hiện công năng kinh doanh hợp pháp.

Ví dụ, một tòa nhà có:

• Tầng 1 đến tầng 5 là trung tâm thương mại và văn phòng;
• Tầng 6 trở lên là căn hộ để ở.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể đăng ký trụ sở tại khu vực văn phòng hoặc thương mại từ tầng 1 đến tầng 5 nếu hồ sơ của dự án xác định đúng công năng. Doanh nghiệp không được đăng ký tại căn hộ để ở ở những tầng còn lại.

Điểm quan trọng cần lưu ý là doanh nghiệp phải kiểm tra chính xác phần diện tích dự kiến thuê, không chỉ kiểm tra tên hoặc loại hình chung của toàn bộ tòa nhà.

5. Cách kiểm tra chung cư có được đăng ký công ty hay không

5.1. Kiểm tra giấy chứng nhận của diện tích thuê

Doanh nghiệp nên yêu cầu chủ sở hữu cung cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy tờ liên quan đến diện tích dự kiến cho thuê.

Nếu giấy tờ thể hiện mục đích là căn hộ để ở hoặc nhà ở, doanh nghiệp không nên sử dụng địa chỉ này để đặt trụ sở công ty.

5.2. Kiểm tra hồ sơ dự án và công năng sử dụng

Đối với nhà chung cư hỗn hợp, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hồ sơ thiết kế được phê duyệt;
• Quyết định phê duyệt dự án;
• Văn bản nghiệm thu công trình;
• Hồ sơ thể hiện công năng của khu vực;
• Tài liệu của chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà;
• Giấy tờ chứng minh phần diện tích được dùng làm văn phòng, thương mại hoặc dịch vụ.

Không nên chỉ dựa vào lời giới thiệu của chủ nhà hoặc môi giới rằng địa chỉ đó “đã từng có công ty đăng ký”.

Việc một doanh nghiệp từng đăng ký tại địa chỉ không đồng nghĩa địa chỉ đó luôn đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

5.3. Kiểm tra hợp đồng thuê

Hợp đồng thuê cần ghi rõ:

• Địa chỉ và số phòng;
• Phần diện tích sử dụng;
• Mục đích thuê làm văn phòng hoặc trụ sở;
• Thời hạn thuê;
• Quyền treo biển hiệu;
• Quyền tiếp nhận thư từ;
• Trách nhiệm của các bên nếu địa chỉ không đủ điều kiện đăng ký;
• Hồ sơ chứng minh quyền cho thuê và công năng của địa điểm.

Doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản yêu cầu bên cho thuê chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của địa điểm nếu có đủ cơ sở thỏa thuận.

5.4. Kiểm tra với ban quản lý tòa nhà

Doanh nghiệp có thể đề nghị ban quản lý hoặc chủ đầu tư xác nhận khu vực dự kiến thuê có được sử dụng làm văn phòng hay không.

Nội quy của tòa nhà cũng có thể quy định thêm về:

• Thời gian làm việc;
• Việc treo bảng tên công ty;
• Đón tiếp khách hàng;
• Sử dụng thang máy;
• Giao nhận hàng hóa;
• Phòng cháy chữa cháy;
• Các ngành nghề không được hoạt động trong tòa nhà.

6. Đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư bị phạt bao nhiêu?

6.1. Mức xử phạt đối với hành vi sử dụng căn hộ sai mục đích

Theo điểm e khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở thuộc trường hợp bị xử phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng.

Tuy nhiên, cần kết hợp với khoản 3 Điều 4 của Nghị định để xác định đúng đối tượng áp dụng. Riêng điểm e khoản 1 Điều 70, mức phạt 20–40 triệu đồng là mức áp dụng đối với tổ chức; cá nhân có cùng hành vi vi phạm bị phạt bằng một nửa mức phạt của tổ chức.

Cụ thể:

Mức phạt 40–80 triệu đồng đối với tổ chức trong một số nội dung phổ biến trên mạng là cách xác định chưa chính xác đối với hành vi tại điểm e khoản 1 Điều 70.

6.2. Biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài việc bị phạt tiền, người vi phạm còn bị buộc sử dụng căn hộ chung cư đúng mục đích để ở.

Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải:

• Chấm dứt hoạt động tại căn hộ;
• Di chuyển nhân sự và tài sản;
• Tìm địa chỉ trụ sở mới;
• Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp;
• Cập nhật địa chỉ với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác;
• Thay đổi hóa đơn, biển hiệu, hợp đồng và tài liệu giao dịch.

Chi phí khắc phục thực tế có thể lớn hơn nhiều so với khoản tiền doanh nghiệp tiết kiệm được khi thuê căn hộ để ở.

7. Những rủi ro khi đăng ký trụ sở tại căn hộ để ở

7.1. Hồ sơ đăng ký có thể bị yêu cầu giải trình

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hoặc giải trình về tính hợp pháp của địa chỉ trụ sở khi có căn cứ cho rằng địa chỉ thuộc căn hộ để ở.

Điều này làm kéo dài quá trình thành lập công ty hoặc thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

7.2. Không thể treo biển hiệu doanh nghiệp

Nhiều chung cư để ở không cho phép treo bảng hiệu, quảng cáo hoặc biển tên công ty tại căn hộ.

Trong khi đó, doanh nghiệp cần có biển hiệu tại trụ sở để nhận diện và phục vụ hoạt động quản lý, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

7.3. Khó tiếp nhận thư từ và hồ sơ

Thư từ của cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, tòa án, đối tác hoặc ngân hàng có thể không được tiếp nhận đầy đủ nếu địa chỉ không có bộ phận lễ tân hay người trực thường xuyên.

Việc bỏ lỡ thông báo quan trọng có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai và hoạt động của doanh nghiệp.

7.4. Phát sinh chi phí thay đổi địa chỉ

Khi bị yêu cầu chuyển trụ sở, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều công việc như:

• Tìm kiếm mặt bằng mới;
• Ký lại hợp đồng thuê;
• Thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Cập nhật hồ sơ thuế;
• Điều chỉnh thông tin hóa đơn;
• Thông báo cho ngân hàng, khách hàng và đối tác;
• Làm lại bảng hiệu và tài liệu truyền thông.

Vì vậy, kiểm tra địa chỉ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.

8. Giải pháp cho doanh nghiệp chưa muốn thuê văn phòng truyền thống

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, startup, chuyên gia độc lập hoặc công ty có nhân sự làm việc từ xa, thuê một văn phòng truyền thống có thể tạo ra áp lực lớn về chi phí.

Ngoài tiền thuê mặt bằng, doanh nghiệp còn phải chi trả cho:

• Tiền đặt cọc;
• Điện, nước và internet;
• Trang thiết bị văn phòng;
• Lễ tân và nhân sự vận hành;
• Phí quản lý;
• Phòng họp;
• Bảo trì và vệ sinh.

Trong trường hợp chưa cần một văn phòng riêng, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ văn phòng chia sẻ tại eSmart.

9. Dịch vụ văn phòng chia sẻ eSmart mang lại lợi ích gì?

Dịch vụ văn phòng chia sẻ eSmart giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tối ưu chi phí vận hành.

Tùy theo gói dịch vụ, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:

• Địa chỉ văn phòng tại vị trí thuận tiện;
• Tiếp nhận thư từ và bưu phẩm;
• Đặt bảng tên doanh nghiệp theo quy định và điều kiện của địa điểm;
• Sử dụng phòng họp khi cần;
• Khu vực tiếp khách chuyên nghiệp;
• Không gian làm việc linh hoạt;
• Dịch vụ lễ tân;
• Hỗ trợ hành chính và vận hành doanh nghiệp.

Thay vì sử dụng căn hộ để ở và đối mặt với nguy cơ bị xử phạt, doanh nghiệp có thể lựa chọn một địa chỉ văn phòng phù hợp ngay từ giai đoạn thành lập.

10. Câu hỏi thường gặp về việc đặt trụ sở trong chung cư

10.1. Chung cư hỗn hợp có đăng ký công ty được không?

Có thể, nhưng doanh nghiệp chỉ được đăng ký tại phần diện tích được phê duyệt cho mục đích thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng. Không được đăng ký tại căn hộ có công năng để ở.

10.2. Chủ căn hộ đồng ý cho thuê làm văn phòng thì có đăng ký được không?

Không phải lúc nào cũng được. Sự đồng ý của chủ sở hữu không làm thay đổi công năng pháp lý của căn hộ. Nếu căn hộ có mục đích để ở thì vẫn không được sử dụng làm trụ sở công ty.

10.3. Công ty chỉ đăng ký địa chỉ nhưng không làm việc tại căn hộ có được không?

Việc chỉ dùng căn hộ để đăng ký trên giấy tờ vẫn có thể bị xem là sử dụng căn hộ vào mục đích không phải để ở. Doanh nghiệp không nên đăng ký trụ sở tại căn hộ để ở dù không thường xuyên làm việc tại đó.

10.4. Một tòa nhà có nhiều công ty đăng ký thì có hợp pháp không?

Số lượng công ty đăng ký tại cùng một tòa nhà không phải là yếu tố quyết định. Điều quan trọng là địa điểm đó có công năng phù hợp, có địa chỉ xác định và đáp ứng điều kiện sử dụng làm văn phòng hoặc trụ sở.

10.5. Doanh nghiệp đang đặt trụ sở tại căn hộ để ở cần làm gì?

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại hồ sơ pháp lý của căn hộ. Nếu địa chỉ không có công năng kinh doanh, doanh nghiệp cần tìm địa chỉ phù hợp và thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở sớm để hạn chế nguy cơ bị xử phạt.

11. Kết luận

Công ty không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có công năng để ở. Doanh nghiệp chỉ có thể đăng ký tại phần diện tích thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng thuộc nhà chung cư hỗn hợp khi khu vực đó đã được phê duyệt đúng mục đích sử dụng.

Hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng đối với cá nhân và từ 20–40 triệu đồng đối với tổ chức. Bên vi phạm còn phải chấm dứt việc sử dụng căn hộ sai mục đích.

Nếu doanh nghiệp chưa cần thuê văn phòng truyền thống nhưng vẫn muốn có địa chỉ làm việc chuyên nghiệp, dịch vụ văn phòng chia sẻ tại eSmart là giải pháp đáng cân nhắc.

Liên hệ eSmart để được tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng phù hợp với nhu cầu và mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài văn phòng chia sẻ trung tâm phù hợp cho mọi giai đoạn phát triển. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc hiệu quả tại trung tâm, văn phòng chia sẻ trung tâm eSmart chính là lựa chọn đáng tin cậy.

ESMART – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP

Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi không chỉ hiểu rõ tầm quan trọng của việc lựa chọn một địa chỉ văn phòng uy tín đối với doanh nghiệp mà còn hiểu rõ một văn phòng cần phải đáp ứng được những tiêu chí gì để doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động. Vì thế, eSmart tự hào là đơn vị hàng đầu tại TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng trong việc cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp.

Với sứ mệnh đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ các dịch vụ như: dịch vụ văn phòng chia sẻ, cho thuê chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, dịch vụ cho thuê phòng làm việc trọn gói, dịch vụ kế toán – Thuế cho doanh nghiệp, dịch vụ đăng ký kinh doanh…hỗ trợ cho doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi đã được đào tạo chuyên nghiệp để đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, vì thế eSmart sẽ là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn. Việc lựa chọn cho mình một văn phòng trọn gói uy tín chính là bước quan trọng đầu tiên, đồng thời đây chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung và phát triển công việc kinh doanh lâu dài của mình.

eSmart – Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ trọn gói cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi còn có một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:

eConnect: là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập với mục tiêu mang đến những giá trị kinh doanh dành cho các thành viên là doanh nghiệp, đồng thời là cầu nối để các doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Smarttax: Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế với đội ngũ có chuyên môn cao giúp doanh nghiệp có một bộ phận kế toán toán chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm và hợp lý trong bước đầu khởi nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Smartbrand: là đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: thiết kế logo, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….

Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:

ESMART – KHỞI NGHIỆP THÔNG MINH, THÀNH CÔNG VỮNG CHẮC

Hotline: 1900 1509
Email: info@esmart.vn
Trụ sở: Tầng 3, Tòa Nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Xuân Hòa, TP.HCM
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.eSmart.vn