Văn phòng chia sẻ có bảo mật không? 9 điểm cần xem

Hiền Nguyễn

Văn phòng chia sẻ có bảo mật không? Câu trả lời là có thể, nhưng mức độ bảo mật không giống nhau ở mọi không gian và cũng không chỉ phụ thuộc vào đơn vị cho thuê. Doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời vị trí chỗ ngồi, khả năng cách âm, quyền ra vào, mạng Internet, khu vực lưu trữ hồ sơ và quy trình làm việc của chính đội ngũ.

Một văn phòng đẹp, nhiều tiện ích chưa chắc phù hợp nếu nhân viên thường xuyên xử lý hợp đồng, dữ liệu tài chính hoặc thông tin khách hàng. Ngược lại, doanh nghiệp có thể sử dụng văn phòng chia sẻ hiệu quả nếu lựa chọn đúng loại không gian và thiết lập quy tắc bảo mật phù hợp.

Văn phòng chia sẻ có bảo mật không?

Văn phòng chia sẻ không đồng nghĩa với việc mọi hoạt động đều diễn ra trong một khu vực mở. Tùy mô hình, người thuê có thể sử dụng bàn linh hoạt, chỗ ngồi cố định, phòng làm việc riêng, phòng họp hoặc khu vực tiếp khách.

Vì vậy, mức độ bảo mật phải được đánh giá theo nhu cầu thực tế:

Nhân viên chỉ làm công việc hành chính cơ bản có thể phù hợp với chỗ ngồi chung.
Nhóm thường xuyên họp trực tuyến nên ưu tiên khu vực yên tĩnh hoặc phòng riêng.
Công ty xử lý hồ sơ pháp lý, kế toán hoặc thông tin khách hàng cần có không gian lưu trữ và trao đổi kín đáo.
Doanh nghiệp có tiêu chuẩn bảo mật nội bộ nên kiểm tra khả năng đáp ứng trước khi ký hợp đồng.

Điểm quan trọng là không chọn không gian chỉ dựa trên giá thuê hoặc hình ảnh. Doanh nghiệp cần xác định loại thông tin nào sẽ được xử lý tại văn phòng và hậu quả nếu thông tin đó bị người không liên quan nhìn thấy hoặc nghe được.

Những rủi ro bảo mật thường bị bỏ qua

Cuộc gọi và cuộc họp có thể bị nghe thấy

Một cuộc gọi bán hàng thông thường khác hoàn toàn với cuộc họp về lương, hợp đồng, tài chính hoặc chiến lược kinh doanh. Nếu không gian quá mở hoặc khả năng cách âm không phù hợp, nội dung trao đổi có thể bị nghe thấy ngoài ý muốn.

Màn hình máy tính nằm trong tầm nhìn của người khác

Nhân viên có thể vô tình để lộ bảng giá, danh sách khách hàng, email hoặc tài liệu nội bộ khi ngồi ở khu vực có nhiều người qua lại.

Rủi ro này không nhất thiết đến từ hành vi cố ý. Đôi khi chỉ cần chọn vị trí bàn không phù hợp hoặc rời máy tính mà chưa khóa màn hình.

Sử dụng mạng không đúng cách

Wi-Fi dùng chung không mặc nhiên là không an toàn, nhưng doanh nghiệp vẫn cần hỏi rõ về cách quản lý mạng, thông tin đăng nhập và khả năng tách mạng cho từng nhóm người dùng.

Nhân viên cũng nên tuân thủ chính sách công nghệ của công ty, sử dụng thiết bị được quản lý và không chia sẻ mật khẩu tùy tiện.

Hồ sơ giấy không có nơi lưu trữ

Hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nhân sự hoặc tài liệu khách hàng có thể bị bỏ quên trên bàn, tại máy in hoặc trong phòng họp.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hồ sơ giấy, tủ có khóa và quy trình thu hồi tài liệu sau khi in là yếu tố cần thiết.

Khách và người giao nhận ra vào thường xuyên

Lợi thế của văn phòng chia sẻ là có khu vực đón khách và hỗ trợ giao nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ khách được phép tiếp cận khu vực nào và ai chịu trách nhiệm xác nhận người đến liên hệ.

9 tiêu chí đánh giá bảo mật văn phòng chia sẻ

1. Cơ chế kiểm soát ra vào

Hãy hỏi đơn vị vận hành cách phân biệt khách, nhân viên, khách thuê và nhà cung cấp dịch vụ. Một quy trình hợp lý cần làm rõ:

Khu vực nào khách có thể tự do tiếp cận?
Khách có cần đăng ký hoặc được người thuê xác nhận không?
Quyền ra vào được quản lý bằng thẻ, mã hay nhân sự trực?
Khi kết thúc hợp đồng, quyền truy cập được thu hồi thế nào?

Không nhất thiết mọi văn phòng phải sử dụng cùng một công nghệ. Điều quan trọng là quy trình phải rõ ràng và được áp dụng nhất quán.

2. Vị trí của bàn làm việc

Nếu nhân viên xử lý thông tin nhạy cảm, bàn gần lối đi, khu vực tiếp khách hoặc máy in chung có thể không phù hợp.

Khi tham quan, hãy ngồi thử tại vị trí dự kiến và kiểm tra:

Người đi phía sau có nhìn thấy màn hình không?
Cuộc gọi có làm ảnh hưởng người xung quanh không?
Nhân viên có thể rời bàn mà vẫn kiểm soát tài sản không?
Có lựa chọn chuyển sang vị trí kín đáo hơn không?

3. Phòng làm việc riêng

Phòng riêng thường phù hợp hơn với đội nhóm cần tập trung, họp thường xuyên hoặc xử lý thông tin nội bộ. Tuy nhiên, “phòng riêng” không tự động đồng nghĩa với bảo mật tuyệt đối.

Doanh nghiệp vẫn cần xem khả năng cách âm, loại khóa, tầm nhìn từ bên ngoài, vị trí tủ hồ sơ và quy định ra vào của nhân sự vận hành.

Trang dịch vụ eSmart mô tả phòng làm việc là không gian dành riêng cho một doanh nghiệp, có nội thất và các tiện ích văn phòng đi kèm. Các điều kiện cụ thể cần được xác nhận theo từng địa điểm. Xem phòng làm việc eSmart.

4. Phòng họp và khu vực gọi điện

Các cuộc trao đổi quan trọng không nên được thực hiện tại khu pantry, hành lang hoặc bàn làm việc chung.

Hãy kiểm tra:

Cách đặt phòng họp.
Thời lượng được sử dụng.
Khả năng cách âm.
Thiết bị trình chiếu và họp trực tuyến.
Cách xử lý dữ liệu còn lưu trên thiết bị sau cuộc họp.

5. Hạ tầng Internet

Doanh nghiệp nên hỏi rõ mạng được cung cấp theo hình thức nào, có chính sách cấp lại mật khẩu hay không và có phương án riêng cho nhu cầu đặc biệt không.

Nếu công ty có quy định sử dụng VPN, thiết bị quản lý tập trung hoặc xác thực nhiều lớp, hãy kiểm tra khả năng vận hành thực tế tại văn phòng trước khi chuyển đội ngũ đến làm việc.

6. Lưu trữ và xử lý tài liệu

Doanh nghiệp sử dụng nhiều giấy tờ nên ưu tiên:

Tủ hồ sơ có khóa.
Vị trí máy in dễ quan sát.
Quy trình hủy tài liệu.
Người được phép nhận thư và bưu phẩm.
Cách bàn giao hồ sơ khi người nhận vắng mặt.

Đừng chỉ hỏi “có tủ hay không”. Hãy kiểm tra kích thước, quyền sử dụng và việc quản lý chìa khóa.

7. Camera và an ninh tòa nhà

Camera có thể hỗ trợ kiểm soát khu vực chung, nhưng không nên được xem là giải pháp duy nhất. Doanh nghiệp cần hỏi camera được bố trí ở đâu và tránh đặt cuộc họp nhạy cảm tại khu vực có thiết bị ghi hình không phù hợp.

Các yếu tố khác như nhân sự trực, quy trình xử lý sự cố, thoát hiểm và quản lý tài sản cũng cần được đánh giá.

8. Quy trình tiếp nhận thư từ và khách hàng

Đối với doanh nghiệp sử dụng địa chỉ văn phòng để giao dịch, thư từ và khách đến liên hệ có thể chứa thông tin quan trọng.

Cần làm rõ:

Ai được quyền nhận thư?
Thư được thông báo qua kênh nào?
Bưu phẩm được lưu giữ trong bao lâu?
Có xác nhận trước khi giao tài liệu cho người đến nhận không?
Thông tin doanh nghiệp được hiển thị như thế nào?

9. Quy định bảo mật của chính doanh nghiệp

Ngay cả văn phòng có cơ sở vật chất tốt vẫn có thể phát sinh rủi ro nếu nhân viên:

Không khóa màn hình khi rời bàn.
Để tài liệu trên máy in.
Chia sẻ mật khẩu.
Họp nội dung nhạy cảm tại không gian mở.
Cho người khác mượn thẻ ra vào.
Không kiểm tra người nhận trước khi gửi tài liệu.

Doanh nghiệp nên ban hành quy tắc ngắn, dễ thực hiện thay vì chỉ dựa vào ý thức cá nhân.

Nên chọn không gian nào cho từng loại công việc?

Loại công việc	Không gian phù hợp	Biện pháp bổ sung
Email, nhập liệu, công việc hành chính	Bàn linh hoạt hoặc cố định	Khóa màn hình, dùng tai nghe
Gọi điện bán hàng	Bàn cố định hoặc khu gọi điện	Tránh đọc thông tin nhạy cảm
Họp với khách hàng	Phòng họp riêng	Thu dọn tài liệu sau cuộc họp
Xử lý hợp đồng, hồ sơ pháp lý	Phòng riêng	Tủ khóa, phân quyền hồ sơ
Kế toán, nhân sự, dữ liệu tài chính	Phòng riêng	Thiết bị quản lý, quy trình in ấn
Nhóm dự án ngắn hạn	Cụm bàn hoặc phòng riêng	Quy định khách và quyền truy cập

CTA giữa bài

Doanh nghiệp có thể yêu cầu eSmart bố trí một buổi tham quan để kiểm tra trực tiếp vị trí bàn, phòng họp, không gian tiếp khách và phương án phòng làm việc riêng trước khi quyết định.

Checklist khảo sát trước khi thuê

Hãy mang theo 10 câu hỏi sau khi đi xem văn phòng:

Khách đến văn phòng được kiểm soát như thế nào?
Có khu vực phù hợp cho cuộc gọi riêng tư không?
Phòng họp có cách âm ở mức nào?
Phòng làm việc riêng sử dụng loại khóa gì?
Có tủ hồ sơ riêng và quản lý chìa khóa không?
Mạng Internet được cấp và thay đổi mật khẩu ra sao?
Ai được quyền tiếp nhận thư và bưu phẩm?
Quy trình xử lý tài sản thất lạc như thế nào?
Có thể chuyển đổi từ bàn làm việc sang phòng riêng khi đội ngũ phát triển không?
Những tiện ích nào đã bao gồm và nội dung nào cần đăng ký riêng?

Kết luận: Văn phòng chia sẻ có bảo mật không?

Văn phòng chia sẻ có bảo mật không phụ thuộc vào ba yếu tố: loại không gian doanh nghiệp lựa chọn, quy trình vận hành của nhà cung cấp và kỷ luật bảo mật của nhân viên.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải thuê một diện tích lớn để đảm bảo riêng tư. Điều quan trọng là phân loại công việc, xác định thông tin nhạy cảm và chọn đúng giữa bàn làm việc, phòng họp hoặc phòng riêng.

Ngoài văn phòng chia sẻ trung tâm phù hợp cho mọi giai đoạn phát triển. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc hiệu quả tại trung tâm, văn phòng chia sẻ trung tâm eSmart chính là lựa chọn đáng tin cậy.

ESMART – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP

Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi không chỉ hiểu rõ tầm quan trọng của việc lựa chọn một địa chỉ văn phòng uy tín đối với doanh nghiệp mà còn hiểu rõ một văn phòng cần phải đáp ứng được những tiêu chí gì để doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động. Vì thế, eSmart tự hào là đơn vị hàng đầu tại TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng trong việc cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp.

Với sứ mệnh đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ các dịch vụ như: dịch vụ văn phòng chia sẻ, cho thuê chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, dịch vụ cho thuê phòng làm việc trọn gói, dịch vụ kế toán – Thuế cho doanh nghiệp, dịch vụ đăng ký kinh doanh…hỗ trợ cho doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi đã được đào tạo chuyên nghiệp để đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, vì thế eSmart sẽ là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn. Việc lựa chọn cho mình một văn phòng trọn gói uy tín chính là bước quan trọng đầu tiên, đồng thời đây chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung và phát triển công việc kinh doanh lâu dài của mình.

eSmart – Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ trọn gói cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi còn có một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:

eConnect: là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập với mục tiêu mang đến những giá trị kinh doanh dành cho các thành viên là doanh nghiệp, đồng thời là cầu nối để các doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Smarttax: Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế với đội ngũ có chuyên môn cao giúp doanh nghiệp có một bộ phận kế toán toán chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm và hợp lý trong bước đầu khởi nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Smartbrand: là đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: thiết kế logo, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….

Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:

ESMART – KHỞI NGHIỆP THÔNG MINH, THÀNH CÔNG VỮNG CHẮC

Hotline: 1900 1509
Email: info@esmart.vn
Trụ sở: Tầng 3, Tòa Nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Xuân Hòa, TP.HCM
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.eSmart.vn