1. Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.
Có thể hiểu đơn giản, văn phòng ảo là địa điểm trao đổi giấy tờ, gặp gỡ đối tác của công ty, doanh nghiệp hay còn được gọi là địa điểm bảo đảm yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp.
Khi thuê văn phòng ảo, mặc nhiên doanh nghiệp sẽ được sở hữu “diện mạo” của một văn phòng làm việc kiểu truyền thống với đầy đủ các điều kiện cần thiết:
- Thông tin doanh nghiệp hợp lệ: địa chỉ, số điện thoại, số fax…
- Tiếp tân trực điện thoại, nhận thư, nhận fax… tiếp nhận thông tin từ khách hàng và chuyển đến doanh nghiệp. (Tiếp tân sẽ do bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cung cấp nên các doanh nghiệp sẽ không phải tốn kém thêm nhân sự)
- Không gian văn phòng: được trang bị các thiết bị cần thiết và phòng họp thì thường được thuê trong thời gian ngắn khi doanh nghiệp có nhu cầu.
Xem chi tiết: Một địa chỉ có được đăng ký nhiều công ty không?
Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệo bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế…
Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ trên thực tế có một số đặc điểm sau:
– Doanh nghiệp phải trả phí cho dịch vụ cho thuê văn phòng theo định kỳ; ngoài ra phát sinh thêm nhiều chi phí sử dụng các loại tiện ích khác;
– Không gian làm việc chật hẹp, thậm chí là không có không gian để làm việc.
– Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp mọi dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp;
– Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, họ làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác. Những doanh nghiệp này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.
2. Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…
– Phần nào củng cố hình ảnh doanh nghiệp, tạo thêm cơ hội kinh doanh: Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều toạ lạc tại các toà nhà lớn, có vị trí trung tâm tại các thành phố;
– Giúp doanh nghiệp ổn định tập trung kinh doanh: Văn phòng ảo thường là một địa chỉ cố định, hiếm khi được thay đổi. Kể cả khi thay đổi, doanh nghiệp cũng không phải mất thời gian để tìm kiếm, cải tạo, sắp xếp lại văn phòng mới.
3. Nhược điểm
Không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: Do nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp. Ngoài ra, khi sử dụng các tiện ích, dịch vụ cũng cần phải đặt lịch hẹn trước;
– Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hành, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty;
– Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi
Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ doanh nghiệp, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty lớn hay nhỏ, văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những đối tượng sau:
– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường hoặc là muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố.
– Các cá nhân hay một nhóm đang chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.
– Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.
– Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ quận Phú Nhuận đã khẳng định được uy tín và chất lượng dịch vụ trong lòng khách hàng
Trong suốt 10 năm làm việc, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ quận Phú Nhuận eSmart luôn nỗ lực và tận tâm. Với chúng tôi, “sự hài lòng của khách hàng” chính là giá trị lớn nhất. Nhờ vậy, chúng tôi đã xây dựng được thương hiệu và vị thế ngày hôm nay. Những chia sẻ từ khách hàng chính là động lực để chúng tôi tiếp tục ngày càng hoàn thiện mang đến cho khách hàng sự hỗ trợ tốt nhất.
Nguyễn Minh Liêm, đại diện Công ty TNHH MTV iNamSoft chia sẻ:”Tôi rất an tâm, thoải mái về vấn đề dịch vụ Kế toán – thuế bởi đội ngũ kế toán tại văn phòng ảo eSmart đã có kỹ năng, kinh nghiệm lâu năm khi làm việc với các cơ quan thuế.”
Anh Nguyễn Văn Hậu đại diện Công ty TNHH Kimwy tâm sự:”Tôi cảm thấy dịch vụ cho thuê văn phòng, và các dịch vụ hỗ trợ như đăng ký kinh doanh tại eSmart rất tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm.”
Chị Nguyễn Ngọc Phương Linh – Công ty TNHH TV&GD MEP Việt Nam chia sẻ: “Tại eSmart, tôi, cùng với 40 cộng sự, cảm thấy môi trường làm việc rất thoải mái, điều này có được là từ sự phục vụ chu đáo, chỉnh chu của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ quận Phú Nhuận eSmart”
4. Mô hình văn phòng ảo có an toàn và hợp pháp không?
4.1 Tính hợp pháp của văn phòng ảo
Theo Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Như vậy, văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp.
4.2 Tính an toàn của văn phòng ảo
Có thể thấy, việc sử dụng văn phòng ảo là một hình thức phục vụ cho kinh doanh cực kì hiệu quả và an toàn bởi những lợi ích mà nó đem lại. Nhờ việc tiết kiệm chi phí mà nhiều doanh nghiệp sẽ giảm bớt được gánh nặng về tài chính, nguồn vốn được xoay chuyển một cách hợp lý.
Ngoài ra, các tiện ích của văn phòng cũng sẽ thường xuyên được kiểm tra và bảo trì nhằm đảm bảo độ an toàn một cách tối đa.
Nguồn tham khảo: Văn phòng ảo tại Phú Nhuận
5. Đặc điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo cũng là một dạng văn phòng đáp ứng nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, mô hình này khác với văn phòng truyền thống là có không gian chung cho tất cả mọi người có nhu cầu thuê với nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên trong văn phòng ảo, doanh nghiệp vẫn được cung cấp đầy đủ các loại trang thiết bị đầy đủ, các công cụ hỗ trợ hoạt động cơ bản.
Khi doanh nghiệp tiếp xúc và lựa chọn thuê loại hình dịch vụ này. Bên cho thuê thường cho thuê trọn gói các loại dịch vụ đi kèm như sau:
- Được sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và nhiều loại giấy tờ khác.
- Được sử dụng phòng họp, phòng khách đầy đủ tiện nghi để giao dịch với khách hàng. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp cần phòng họp thì phải thông báo trước với bên cho thuê để không trùng lịch với bên thuê khác.
- Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị: bàn, ghế, tủ tài liệu, điều hòa, nước nóng/lạnh, wifi, điện, nước… Ngoài ra còn có số điện thoại, số fax riêng để thuận tiện trong việc liên lạc.
- Có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp để hướng dẫn và đưa đón khách.
- Văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, không gian sạch đẹp, thông thoáng.
- Được phục vụ café, trà, nước khi làm việc hoặc tiếp khách tại văn phòng.
- Bên cho thuê còn có thể cung cấp đội hình phiên dịch, biên dịch để phục vụ bên thuê khi cần thiết.
- Bên thuê có thể không cần thanh toán các chi phí dịch vụ như điện, nước, mạng và các dịch vụ công cộng khác.
6. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ quận Phú Nhuận của eSmart phù hợp với đối tượng nào?
– Các cá nhân kinh doanh tại nhà hoặc đặc thù công việc phải di chuyển nhiều không cần văn phòng làm việc cố định.
– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập hoặc chi nhánh các doanh nghiệp có trụ sở không nằm tại thành phố Hồ Chí Minh.
– Công ty nước ngoài đang triển khai hoạt động thăm dò thị trường hoặc có nhu cầu mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
– Các nhóm hoặc cá nhân làm công việc tự do hoặc thực hiên các dự án.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ quận Phú Nhuận eSmart thấu hiểu và luôn nỗ lực mang đến không gian làm việc đem lại cảm giác như ngôi nhà thứ hai với mỗi khách hàng. Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc. Với chúng tôi, văn phòng chính là nơi mọi người cùng tìm thấy nguồn cảm hứng, ý tưởng và năng lượng cho mỗi ngày làm việc.
7. Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo hay không?
7.1 Những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo là gì?
Như đã nói ở trên, dịch vụ văn phòng ảo sẽ có nhiều sự thuận tiện, có lợi cho bên thuê văn phòng. Ngoài ra, mô hình này còn có các lợi ích sau:
- Tiết kiệm chi phí
Thay vì phải mua đất, xây dựng văn phòng, mua sắm trang thiết bị… thì thuê văn phòng ảo trọn gói sẽ có thể bỏ qua những bước này, giúp tiết kiệm chi phí lớn.
Đối với một số doanh nghiệp, việc gây dựng nên một văn phòng là việc rất tốn kém, liên quan đến nguồn vốn của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nếu trong trường hợp không cần sử dụng văn phòng thường xuyên thì việc này sẽ gây ra sự lãng phí. Vì vậy, lựa chọn thuê văn phòng ảo sẽ giúp tiết kiệm được chi phí tối đa, đáp ứng được nhu cầu của bên thuê.
- Thuận tiện cho công việc
Thông thường, các văn phòng cho thuê thường được đặt ở các khu dân cư, các tòa nhà cao ốc có vị trí đẹp, dễ định vị. Điều này sẽ giúp đối tác, khách hàng dễ dàng tìm kiếm địa chỉ văn phòng cũng như tăng thêm phần uy tín cho doanh nghiệp. Như vậy, việc thuê văn phòng ảo cũng là một hành động giúp cho công việc thêm thuận tiện hơn.
Tại văn phòng, luôn có sẵn đội ngũ nhân viên lễ tân, nhân viên đại diện chuyên nghiệp, có trách nhiệm cao. Họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý công việc trong phạm vi cho phép như là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm, tiếp khách… Sau đó, các thông tin này sẽ được gửi đầy đủ và chi tiết theo báo cáo hằng ngày qua mail, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm tra và quản lý.
Hơn thế nữa, văn phòng ảo sẽ cung cấp đầy đủ các trang thiết bị, máy móc, tạo cho bên thuê một không gian làm việc chuyên nghiệp, bài trí khoa học giúp nâng cao hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
- Dễ dàng mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu
Khách hàng tiềm năng luôn có xu hướng tìm và xem xét các đối tác cùng thành phố. Vấn đề này cũng khiến nhiều nhà cung cấp từ các thành phố khác gặp nhiều bất lợi. Trên thực tế đó, văn phòng ảo có thể cho phép các doanh nghiệp linh hoạt trong việc mở rộng thị trường sang thành phố khác với chi phí tối thiểu.
Nguồn tham khảo: Văn phòng ảo tại Phú Nhuận
7.2 Những hạn chế khi thuê văn phòng ảo là gì?
- Về mặt thời gian
Văn phòng ảo nên sẽ không có vị trí họp cố định. Do vậy, việc gặp gỡ đối tác sẽ trở nên khó khăn hơn. Bởi vậy, muốn gặp đối tác để trao đổi về công việc thì cần phải lên lịch và đặt trước để bên cho thuê sắp xếp, tránh trùng lịch hẹn với doanh nghiệp khác.
- Về mặt tương tác
Doanh nghiệp sẽ phải đợi nhân viên lễ tân tại văn phòng ảo tiếp nhận và chuyển qua mà không có cơ hội tương tác trực tiếp với các thông tin, tài liệu đó.
- Phát sinh chi phí
Giá thuê văn phòng có thể sẽ phát sinh thêm các loại chi phí khác khi doanh nghiệp sử dụng phòng họp hoặc một số chi phí ngoài.
- Không đảm bảo được sự riêng tư
Do văn phòng chung với nhiều đơn vị khác nên việc ổn định vị trí ngồi làm và sự riêng tư sẽ khó được đảm bảo. Điều này cũng gây khó khăn cho nhân viên.
8. Kết luận
Qua những ưu điểm và hạn chế trên cho thấy rằng, việc thuê văn phòng ảo cũng có hai mặt. Bên thuê cần xác định được mục đích và nhu cầu của mình để lựa chọn việc có nên thuê văn phòng ảo hay không.
Nếu trong trường hợp đảm bảo được các điều kiện mà doanh nghiệp cần thì việc thuê văn phòng ảo cũng là một chọn lựa hợp lý để phục vụ cho sự vận hành doanh nghiệp.
Như vậy có thể thấy, văn phòng ảo nhưng không hề “ảo”. Nó là một loại hình đã du nhập vào Việt Nam cách đây không lâu nhưng được nhiều người tin tưởng và lựa chọn. Hy vọng rằng những vấn đề mà Govi.vn nhắc đến ở trên, sẽ phần nào giải đáp được các thắc mắc của bạn về loại hình văn phòng ảo này.
