Checklist thuê văn phòng trọn gói trước khi ký hợp đồng

Một checklist thuê văn phòng trọn gói đầy đủ cần giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi: không gian có phù hợp với cách làm việc không, tổng chi phí thực tế là bao nhiêu và hợp đồng có đủ linh hoạt khi doanh nghiệp thay đổi quy mô hay không.

Nếu chỉ so sánh giá thuê được quảng cáo, doanh nghiệp có thể bỏ sót phí sử dụng phòng họp, làm việc ngoài giờ, gửi xe, in ấn, đặt cọc hoặc điều kiện kết thúc hợp đồng. Vì vậy, hãy hoàn thành 12 hạng mục dưới đây trước khi quyết định.

Văn phòng trọn gói là gì?

Văn phòng trọn gói thường là không gian đã có sẵn nội thất và một số dịch vụ vận hành. Doanh nghiệp có thể vào làm việc mà không phải tự tìm mặt bằng, thi công, mua bàn ghế hoặc tổ chức một bộ phận quản lý văn phòng hoàn chỉnh.

Tuy nhiên, “trọn gói” không có nghĩa là mọi nhu cầu đều được sử dụng không giới hạn. Phạm vi dịch vụ có thể khác nhau giữa từng tòa nhà, loại phòng và hợp đồng.

Ví dụ, phòng làm việc tại eSmart được giới thiệu có nội thất, Wi-Fi, máy in, máy photocopy, phòng họp và pantry. Doanh nghiệp vẫn nên yêu cầu bảng quyền lợi chi tiết để biết hạn mức sử dụng và khoản nào được tính riêng.

Checklist thuê văn phòng trọn gói gồm 12 hạng mục

1. Xác định số người sử dụng thường xuyên

Không nên chỉ dựa vào tổng số nhân viên trên danh sách. Hãy xác định số người thực sự có mặt trong cùng một thời điểm.

Một công ty có 12 nhân viên nhưng làm việc hybrid có thể chỉ cần 7–8 chỗ ngồi. Ngược lại, team 6 người thường xuyên họp nội bộ có thể cần phòng rộng hơn để tránh cảm giác chật và thiếu không gian trao đổi.

Doanh nghiệp nên ghi rõ:

• Số người hiện tại.
• Số người có mặt cao nhất trong một ngày.
• Kế hoạch tuyển dụng trong 6–12 tháng.
• Nhu cầu về chỗ ngồi dự phòng.

2. Chọn đúng mô hình văn phòng

Mỗi nhu cầu phù hợp với một loại không gian khác nhau.

Không nên thuê phòng riêng chỉ vì muốn có hình ảnh chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp hầu như không sử dụng. Ngược lại, team xử lý dữ liệu nội bộ hoặc gọi điện thường xuyên có thể không phù hợp với khu vực mở.

3. Đánh giá vị trí theo hành trình thực tế

“Vị trí đẹp” cần được đánh giá dựa trên người sử dụng, không chỉ dựa trên tên quận hoặc hạng tòa nhà.

Hãy lập bản đồ ba nhóm:

• Nơi ở của nhân sự chủ chốt.
• Khu vực tập trung khách hàng và đối tác.
• Những nơi phải di chuyển thường xuyên như sân bay, ngân hàng, cơ quan hành chính hoặc kho hàng.

Sau đó, cho hai hoặc ba nhân sự thử di chuyển đến văn phòng vào giờ cao điểm. Cách này thực tế hơn việc chỉ kiểm tra khoảng cách trên bản đồ.

4. Yêu cầu danh sách tiện ích bao gồm và tính riêng

Đây là phần quan trọng nhất trong checklist thuê văn phòng trọn gói.

Hãy yêu cầu nhà cung cấp lập bảng rõ ràng:

• Bàn, ghế và tủ hồ sơ.
• Internet và đường truyền dự phòng.
• Điện, nước và máy lạnh.
• Lễ tân và tiếp nhận thư từ.
• Phòng họp.
• In ấn, photocopy và scan.
• Pantry và nước uống.
• Vệ sinh, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.
• Biển tên doanh nghiệp.
• Sử dụng ngoài giờ.

Nếu hợp đồng chỉ ghi “đầy đủ tiện ích” mà không có danh mục hoặc hạn mức, doanh nghiệp nên đề nghị bổ sung phụ lục.

5. Tính tổng chi phí sử dụng mỗi tháng

Giá thuê niêm yết chỉ là một thành phần. Tổng ngân sách cần tính cả những khoản phát sinh theo cách vận hành thực tế.

Công thức tham khảo:

Tổng chi phí tháng = Giá thuê + phí sử dụng vượt hạn mức + gửi xe + làm việc ngoài giờ + in ấn + phòng họp bổ sung + thuế và các khoản khác theo hợp đồng.

Doanh nghiệp nên yêu cầu một bảng mô phỏng chi phí cho tháng bình thường và tháng sử dụng cao điểm. Không sử dụng mức giá trên bài viết cũ để lập ngân sách nếu chưa được eSmart xác nhận lại.

6. Kiểm tra đặt cọc, thanh toán và thời hạn thuê

Các câu hỏi cần đặt ra gồm:

• Tiền đặt cọc bao nhiêu?
• Thanh toán theo tháng, quý hay kỳ khác?
• Thời hạn thuê tối thiểu là bao lâu?
• Điều kiện gia hạn như thế nào?
• Có được chấm dứt sớm không?
• Khoản đặt cọc được hoàn trả trong trường hợp nào?
• Doanh nghiệp có được đổi sang phòng khác trong cùng hệ thống không?

Điều khoản linh hoạt có thể quan trọng hơn một mức giá thấp nếu quy mô công ty còn biến động.

7. Kiểm tra giờ hoạt động và sử dụng ngoài giờ

Một văn phòng phù hợp trong giờ hành chính chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp có khách hàng ở múi giờ khác.

Hãy xác nhận:

• Giờ mở cửa của tòa nhà.
• Quy trình đăng ký làm việc ngoài giờ.
• Chi phí máy lạnh hoặc hỗ trợ ngoài giờ.
• Cách ra vào vào cuối tuần và ngày lễ.
• Thời gian lễ tân có mặt.
• Quy định đối với khách đến gặp ngoài giờ.

8. Đánh giá phòng họp, khu tiếp khách và lễ tân

Nếu doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, khu vực làm việc riêng chỉ là một phần của trải nghiệm.

Khi khảo sát, nên thử toàn bộ hành trình:

1. Khách đến tòa nhà và tìm tên doanh nghiệp.
2. Làm thủ tục tại quầy lễ tân.
3. Chờ tại khu vực tiếp khách.
4. Di chuyển đến phòng họp.
5. Kết nối màn hình, Internet hoặc thiết bị trình chiếu.
6. Nhận hỗ trợ khi có sự cố.

Đừng chỉ nhìn hình ảnh phòng họp. Hãy hỏi về cách đặt lịch, thời lượng sử dụng và chính sách hủy.

9. Kiểm tra bảo mật và quyền riêng tư

Doanh nghiệp cần đánh giá cả bảo mật vật lý lẫn bảo mật trong quá trình làm việc.

Những điểm nên kiểm tra:

• Cơ chế kiểm soát người ra vào.
• Khóa phòng và tủ hồ sơ.
• Khả năng nghe thấy cuộc họp từ bên ngoài.
• Khu vực in ấn và nhận tài liệu.
• Quy trình tiếp nhận thư, hồ sơ và bưu phẩm.
• Camera và phạm vi giám sát.
• Quy định đối với khách của doanh nghiệp.

Nếu thường xuyên trao đổi thông tin khách hàng, tài chính hoặc nhân sự, hãy ưu tiên phòng riêng và khu họp kín.

10. Khảo sát Internet và điều kiện làm việc thực tế

Tốc độ Internet quảng cáo không phản ánh toàn bộ trải nghiệm. Doanh nghiệp nên kiểm tra tại chính vị trí dự định thuê.

Ngoài Internet, hãy quan sát:

• Chất lượng sóng điện thoại.
• Ổ cắm và vị trí đi dây.
• Ánh sáng và tiếng ồn.
• Nhiệt độ phòng.
• Ghế ngồi khi làm việc dài giờ.
• Tình trạng thang máy vào giờ cao điểm.
• Khu vực gửi xe và đường đi từ bãi xe đến văn phòng.

Nếu có thể, hãy khảo sát trong khung giờ team dự kiến làm việc thường xuyên.

11. Hỏi trước phương án mở rộng hoặc thu hẹp

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp mô tả phương án khi tăng hoặc giảm nhân sự.

Ví dụ:

• Thêm một đến hai bàn làm việc.
• Chuyển từ chỗ ngồi chung sang phòng riêng.
• Chuyển sang phòng có sức chứa lớn hơn.
• Thu hẹp diện tích khi dự án kết thúc.
• Sử dụng thêm phòng họp trong giai đoạn tuyển dụng hoặc đào tạo.

Khả năng thay đổi còn phụ thuộc tình trạng phòng trống và hợp đồng. Vì vậy, không nên mặc định doanh nghiệp luôn được đổi phòng ngay lập tức.

12. Kiểm tra hợp đồng và biên bản bàn giao

Trước khi ký, hãy đối chiếu hợp đồng với toàn bộ nội dung đã trao đổi.

Phụ lục nên thể hiện:

• Vị trí và hiện trạng không gian.
• Danh sách nội thất.
• Danh sách dịch vụ.
• Hạn mức sử dụng.
• Biểu phí phát sinh.
• Thời gian bàn giao.
• Trách nhiệm sửa chữa.
• Điều kiện hoàn trả mặt bằng.
• Quy trình xử lý khi một bên vi phạm.

Nếu nội dung tư vấn miệng có ảnh hưởng đến quyết định thuê, hãy đề nghị ghi nhận bằng văn bản.

Bảng chấm điểm nhanh khi khảo sát văn phòng

Doanh nghiệp có thể chấm mỗi tiêu chí từ 1 đến 5.

Trọng số nên được điều chỉnh theo mô hình kinh doanh. Công ty tư vấn có thể ưu tiên khu vực tiếp khách, trong khi doanh nghiệp công nghệ có thể coi Internet và khả năng mở rộng là yếu tố quan trọng hơn.

Những lỗi thường gặp khi thuê văn phòng trọn gói

Chỉ so sánh giá thuê

Hai phương án có cùng giá thuê nhưng tổng chi phí có thể khác nhau do hạn mức phòng họp, gửi xe, làm việc ngoài giờ và những dịch vụ tính riêng.

Không khảo sát vào giờ cao điểm

Văn phòng có thể yên tĩnh vào giữa trưa nhưng đông, ồn hoặc thiếu thang máy vào đầu giờ sáng.

Thuê vừa đủ cho hiện tại

Nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm người, một phòng vừa khít có thể nhanh chóng trở nên quá tải.

Không đọc điều kiện kết thúc hợp đồng

Doanh nghiệp cần hiểu rõ thời gian báo trước, điều kiện hoàn cọc và trách nhiệm khi kết thúc sớm.

Quy trình sử dụng checklist hiệu quả

Bước 1: Lập yêu cầu bắt buộc

Chọn tối đa năm điều kiện không thể thiếu, chẳng hạn vị trí, ngân sách tối đa, phòng riêng, chỗ đậu xe hoặc làm việc ngoài giờ.

Bước 2: Chọn ba phương án để khảo sát

Không nên xem quá nhiều địa điểm cùng lúc. Ba phương án phù hợp giúp đội ngũ dễ ghi nhớ, so sánh và ra quyết định.

Bước 3: Yêu cầu báo giá theo cùng một cấu trúc

Mỗi báo giá cần thể hiện giá thuê, tiện ích, phí phát sinh, đặt cọc, thời hạn và điều kiện thay đổi. Khi dữ liệu có cùng cấu trúc, doanh nghiệp sẽ tránh so sánh sai.

Khảo sát văn phòng tại eSmart

eSmart đang cung cấp các nhóm giải pháp gồm văn phòng chia sẻ, bàn làm việc và phòng làm việc riêng. Hệ thống địa điểm hiện được công bố tại Quận 1, khu vực Quận 3, Phú Nhuận và Đà Nẵng; chi nhánh eTown 1 tại Tân Bình đang cần eSmart xác nhận thời điểm đưa vào hoạt động chính thức.

Doanh nghiệp nên gửi trước số nhân sự, lịch làm việc, tần suất tiếp khách và ngân sách dự kiến. Điều này giúp bộ phận tư vấn chuẩn bị phương án sát nhu cầu hơn trước buổi tham quan.

Kết luận

Checklist thuê văn phòng trọn gói không chỉ dùng để kiểm tra không gian đẹp hay giá thuê phù hợp. Giá trị lớn nhất của bảng kiểm là giúp doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ chi phí, quyền sử dụng, điều kiện hợp đồng và khả năng thay đổi khi quy mô nhân sự biến động.

Ngoài văn phòng chia sẻ trung tâm phù hợp cho mọi giai đoạn phát triển. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc hiệu quả tại trung tâm, văn phòng chia sẻ trung tâm eSmart chính là lựa chọn đáng tin cậy.

ESMART – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP

Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi không chỉ hiểu rõ tầm quan trọng của việc lựa chọn một địa chỉ văn phòng uy tín đối với doanh nghiệp mà còn hiểu rõ một văn phòng cần phải đáp ứng được những tiêu chí gì để doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động. Vì thế, eSmart tự hào là đơn vị hàng đầu tại TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng trong việc cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp.

Với sứ mệnh đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ các dịch vụ như: dịch vụ văn phòng chia sẻ, cho thuê chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, dịch vụ cho thuê phòng làm việc trọn gói, dịch vụ kế toán – Thuế cho doanh nghiệp, dịch vụ đăng ký kinh doanh…hỗ trợ cho doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi đã được đào tạo chuyên nghiệp để đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, vì thế eSmart sẽ là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn. Việc lựa chọn cho mình một văn phòng trọn gói uy tín chính là bước quan trọng đầu tiên, đồng thời đây chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung và phát triển công việc kinh doanh lâu dài của mình.

eSmart – Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ trọn gói cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi còn có một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:

eConnect: là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập với mục tiêu mang đến những giá trị kinh doanh dành cho các thành viên là doanh nghiệp, đồng thời là cầu nối để các doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Smarttax: Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế với đội ngũ có chuyên môn cao giúp doanh nghiệp có một bộ phận kế toán toán chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm và hợp lý trong bước đầu khởi nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Smartbrand: là đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: thiết kế logo, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….

Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:

ESMART – KHỞI NGHIỆP THÔNG MINH, THÀNH CÔNG VỮNG CHẮC

Hotline: 1900 1509
Email: info@esmart.vn
Trụ sở: Tầng 3, Tòa Nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Xuân Hòa, TP.HCM
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.eSmart.vn