Trước kia, việc thuê văn phòng kiểu truyền thống hầu như được xem là lựa chọn duy nhất để đặt địa chỉ kinh doanh. Các doanh nghiệp thuê vài trăm mét vuông tại các tòa nhà cao ốc nhưng không sử dụng hết. Điều này tạo nên sự bất cập khi quá đắt đỏ mà quy mô lại doanh nghiệp không cho phép. Hoặc sẽ tạo nên hình ảnh không mấy chuyên nghiệp khi phải đặt địa chỉ kinh doanh tại nhà riêng.
Trong khi bạn cân nhắc chọn nơi đặt văn phòng, Văn phòng chia sẻ xuất hiện như một làn gió mới, một sự lựa chọn không thể phù hợp hơn cho các doanh nhân khởi nghiệp. Văn Phòng Chia Sẻ có các lợi ích như tiết kiệm chi phí, văn phòng được đặt tại trung tâm thành phố, tối ưu hóa diện tích cần dùng. Tuy nhiên, có một số lưu ý bạn cần quan tâm trước khi chọn thuê văn phòng chia sẻ. Điều này giúp bạn tìm chọn được một địa điểm kinh doanh thuận tiện nhất.
1. Sự tiện nghi của văn phòng
Một Văn Phòng Chia Sẻ tiện nghi cần có những trang thiết bị, nội thất văn phòng tươm tất và không gian thoải mái khi làm việc. Môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp giúp nhân viên của bạn gia tăng năng suất làm việc đáng kể. Bên cạnh đó, cơ sở vật chất đầy đủ cũng góp phần khiến công việc làm ăn thuận lợi hơn rất nhiều, bởi khách hàng sẽ nhìn thấy sự chuyên nghiệp ngay từ khi họ tiếp cận nơi làm việc của công ty bạn. Hãy đề nghị công ty dịch vụ cho bạn tham quan văn phòng làm việc của họ trước khi bạn đưa ra quyết định hợp tác.
2/ Chi phí
Chắc chắn chi phí là điều không thể bỏ qua khi bạn cân nhắc thuê Văn Phòng Chia Sẻ. Bởi nếu doanh nghiệp của bạn vừa và nhỏ, đặc biệt là các công ty start-up, thì việc thuê không gian làm việc chung sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc thuê văn phòng truyền thống mỗi tháng. Ngoài ra, giữa các Văn Phòng Chia Sẻ với nhau cũng có sự chênh lệch mức giá nhất định. Việc cân nhắc kĩ lưỡng chọn lựa văn phòng nào giúp bạn phân bố nguồn chi hợp lý cho những mục đích tối quan trọng của doanh nghiệp. Và một điều cần lưu ý nữa đó là, chi phí thuê của các văn phòng sẽ thay đổi ít nhiều hằng năm. Thế nên, doanh nghiệp của bạn cần phải dự trù trước các kinh phí phát sinh.
3/ Mức độ uy tín của đơn vị cho thuê
Việc xác định mức độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ Văn Phòng Chia Sẻ cho bạn một cái nhìn chính xác về đối tác mà bạn lựa chọn để xây dựng hình ảnh công ty. Bạn có thể xác minh việc này qua một vài thao tác cơ bản, như tìm hiểu về các doanh nghiệp hợp tác với đơn vị trước đó, số năm kinh nghiệm, các hoạt động chính, hình ảnh công ty đang xây dựng, v.v.
4/ Khoảng không gian cần thuê
Theo thống kê diện tích trung bình để một nhân viên làm việc hiệu quả là 5 mét vuông. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà bạn cần lựa chọn diện tích sao cho phù hợp ngân sách. So với hình thức thuê văn phòng truyền thống như trước, việc thuê Văn Phòng Chia Sẻ tiện lợi hơn bởi lẽ các doanh nghiệp không cần tốn nhiều chi phí cho những không gian công ty không thực sự cần đến. Không còn gói gọn trong việc thuê toàn bộ không gian, giờ đây bạn và doanh nghiệp của mình có thể lựa chọn hình thức thuê Văn Phòng Chia Sẻ, bàn làm việc, chỗ ngồi làm việc linh hoạt hay phòng giám đốc với nhiều mức giá ưu đãi khác nhau. Hiện nay, công ty cổ phần hỗ trợ doanh nghiệp thông minh eSmart cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chỉ từ 680,000 VNĐ tới 23 triệu VNĐ đi kèm với các dịch vụ tương ứng, Văn Phòng Chia Sẻ thành công và văn phòng tối đa 6 người với đầy đủ tiện nghi.
5/ Vị trí địa lý
Là một phần quan trọng không kém khi xác định văn phòng làm việc cho doanh nghiệp của bạn. Theo eSmart, những khu vực trung tâm thành phố như Quận 1, Quận 3, Quận Phú Nhuận và những văn phòng tọa lạc tại các trục đường chính chắc chắn sẽ giúp khách hàng dễ dàng tìm đến bạn hơn. Vị trí địa lý đắc địa cũng góp phần không nhỏ giúp công ty bạn kinh doanh thuận lợi bởi sự chuyên nghiệp, tiện lợi và thoải mái trong mắt khách hàng, đối tác tìm đến công ty.
6/ Thời hạn cho thuê
Bạn cần biết rõ thời hạn cho thuê cụ thể trong hợp đồng là bao lâu. Khi thuê Văn Phòng Chia Sẻ, bao lâu thì doanh nghiệp sẽ được chiết khấu? Bên cạnh đó, thời hạn thanh toán phí thuê cũng là một điều bạn phải hết sức lưu tâm để thuận lợi cho doanh nghiệp chi trả mỗi tháng. Bạn nên tìm hiểu kĩ và so sánh xem các công ty dịch vụ cho thuê Văn Phòng Chia Sẻ cung cấp dịch vụ ra sao, có tiện lợi cho công việc kinh doanh của bạn sau này hay không?
7/ Dịch vụ tư vấn và lễ tân
Dịch vụ tư vấn và lễ tân sẽ cho bạn phần nào đánh giá về sự chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê văn phòng. Thông qua cách họ làm việc, bạn có thể quan sát và đưa ra quyết định dễ dàng hơn, bởi lí do một đội ngũ chuyên nghiệp luôn đứng đằng sau những chi tiết được xem là nhỏ nhặt nhất.
8/ Chế độ ưu đãi và hợp đồng cho thuê
Hiện nay có các đơn vị cho thuê với nhiều ưu đãi và mức giá hợp lý, có thể kể đến như eSmart. Việc cần làm là bạn phải lựa chọn đúng nơi uy tín, chất lượng và tiết kiệm. Bên cạnh đó, trước khi đưa ra quyết định thuê, hãy nắm rõ thông tin về những khoản bồi thường, hay chi phí sửa chữa định kỳ các trang thiết bị, nội thất sẽ do bên nào chịu trách nhiệm. Cuối cùng, bạn cần được tư vấn kĩ càng về tiền đặt cọc và làm cách nào để doanh nghiệp được hoàn cọc sau khi hết hợp đồng. Tất cả những điều này đều cần được lưu tâm.
9/ Cơ sở hạ tầng và an ninh tòa nhà
Khi đến địa điểm kinh doanh của bạn, khách hàng là người tiếp cận trước hết với cơ sở vật chất của tòa nhà. Họ có những “điểm chạm” và tiêu chí riêng để đánh giá xem có nên sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn hay không. Việc này tưởng chừng không quan trọng nhưng lại tối quan trọng khi tình huống không may xảy ra. Thế nên việc bạn cần làm chính là chọn lựa đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, tại tòa nhà có các cơ sở hạ tầng như bãi xe, thang máy đáp ứng đúng tiêu chuẩn và bảo đảm an ninh.
Hy vọng tất cả những lưu ý nêu trên đã cung cấp các thông tin cần thiết nhất giúp bạn lựa chọn thuê Văn Phòng Chia Sẻ. Nếu bạn còn thắc mắc về loại hình Văn Phòng Chia Sẻ hay đang băn khoăn không biết liệu đâu sẽ là nơi phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của bạn, hãy liên hệ eSmart để được tư vấn miễn phí.
An Trần
