Xu hướng sử dụng văn phòng chia sẻ hiện nay được nhắc đến nhiều trong các dịch vụ khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ trên cả thế giới. Với xu hướng này, các doanh nhân chỉ việc ngồi tại nhà truy cập vào laptop và nghe các cuộc gọi đối tác, khách hàng tại nhà, giảm thiểu nhiều chi phí đi lại, thuê văn phòng hiện đại và giờ giấc linh hoạt thông qua việc sử dụng văn phòng chia sẻ và xếp lịch làm việc sẵn.
Chỉ mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây nhưng các mô hình Co-working (văn phòng chia sẻ hay văn phòng linh hoạt) đang phát triển tương đối nhanh chóng, dần được thị trường “điểm mặt, gọi tên”.
1. Tùy chọn không gian văn phòng
Văn chia sẻ đặc biệt phù hợp với các startup khi các doanh nghiệp này có tốc độ mở rộng nhanh chóng, quy mô văn phòng sẽ đi song song với tốc độ tăng trưởng của công ty. Các đơn vị có thể tiết kiệm kinh phí thuê văn phòng cố định để tập trung phát triển sản phẩm của mình. Không gian bạn cần ngày hôm nay có thể tự do mở rộng hoặc thay đổi hợp đồng theo quy mô của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm: Không gian làm việc sang trọng tại Văn phòng Ảo Quận 3
2. Địa chỉ chuyên nghiệp
Bạn cần đặt văn phòng sang trọng và hiện đại tại trung tâm thành phố, tiện lợi cho việc giao dịch với đối tác?
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đầu tư thành lập với số vốn nhỏ muốn có văn phòng đại diện với địa chỉ cố định để các đối tác và khách hàng dễ dàng liên lạc?
Địa điểm của một văn phòng và danh tiếng của doanh nghiệp thường được cho là có liên quan mật thiết. Nếu bạn đang tìm cách mở rộng tầm ảnh hưởng của công ty và tăng niềm tin khách hàng thì văn phòng chia sẻ là một giải pháp thuận tiện và tiết kiệm chi phí. Thay vì thuê văn phòng theo nghĩa truyền thống, văn phòng chia sẻ sẽ cung cấp một địa chỉ uy tín cho công. Ngoài ra, văn phòng đại diện tọa lạc tại các khu trung tâm, trong các cao ốc lớn sẽ mang lại sự thoải mái cho đối tác và khách hàng.
3. Tiết kiệm chi phí
Không phải doanh nghiệp nào bước đầu khởi nghiệp cũng chuẩn bị sẵn sàng số vốn lớn để đầu tư thuê văn phòng, sắm sửa các thiết bị làm việc. Chi phí ban đầu sẽ khiến các doanh nghiệp đau đầu, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Nền kinh tế bất ổn khiến giá cho thuê các văn phòng tại những khu vực trung tâm lên đến con số vài ngàn đô một tháng. Điều này thật không đơn giản chút nào nếu những chi phí cố định lớn sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
So với việc tìm kiếm văn phòng giá rẻ xa trung tâm thành phố hoặc văn phòng nhỏ hẹp nằm trong tòa nhà xuống cấp. Văn phòng ảo trở thành giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp. Sử dụng văn phòng ảo sẽ tiết kiệm chi phí cố định hàng tháng mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp.
4. Đầy đủ tiện ích
Bạn cần một văn phòng làm việc hiện đại, đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc kinh doanh: điện thoại, máy Fax, máy photo, kết nối Internet, trang web, địa chỉ E-mail, phòng họp tiện nghi với máy chiếu, hội nghị truyền hình (video/ audio conference)…?
Trong các cuộc họp với những đối tác, khách hàng quan trọng giúp mang lại hợp đồng lớn, văn phòng và phòng họp càng trở nên quan trọng hơn.
Văn phòng chia sẻ với đầy đủ thông tiên liên hệ trực tiếp chuyên nghiệp: nhân viên tiếp tân từ xa, bàn làm việc riêng, được thuê phòng họp, phòng tiếp khách. Các dịch vụ xen lẫn nhau giống như một văn phòng cho thuê độc lập với nhiều gói dịch vụ khác nhau. Khó có thể phân biệt được sự khác nhau giữa văn phòng ảo và văn phòng cho thuê, nhưng sẽ dễ dàng nếu chúng ta so sánh sự khác nhau về lợi ích dài hạn.
5. Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp
Bạn cần một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp giúp bạn đón tiếp khách, nhận thư từ, trực điện thoại,…?
Bạn cần nhân viên hỗ trợ khai thuế, làm kế toán, đăng ký kinh doanh,…?
Vậy còn chờ gì nữa mà bạn không lựa chọn giải pháp văn phòng chia sẻ?
Thay vì phải tốn hàng tá chi phí và công sức để quản lý nhân viên thì việc sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ với các dịch vụ đi kèm như lễ tân, kế toán…sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoạt động chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm chi phí hơn.
Tìm hiểu thêm: Chuyên mục tư vấn về dịch vụ Kế Toán – Thuế
6. Gia nhập cộng đồng doanh nghiệp
Sử dụng văn phòng chia sẻ bạn có hội gặp gỡ và làm việc hòa đồng bên cạnh những người cùng chí hướng nhưng mỗi thành viên vẫn độc lập trong các hoạt động của mình. Bởi vì họ không bị sự cạnh tranh đè nặng nên họ không cảm thấy bị áp lực với công việc của mình. Làm việc giữa những người đến từ các công ty khác sẽ cho bạn một kết quả tốt hơn. Không gian làm việc chung chính là một môi trường mở giúp những người thuộc các lĩnh vực khác nhau cũng như những người có kĩ năng nổi bật có thể chia sẻ bí quyết, kĩ năng cho tất cả mọi người trong cộng đồng đó.
