Phương pháp giải quyết vấn đề: 5Whys

Bạn đã bao giờ gặp một vấn đề khiến bạn phải đau đầu và phải bó tay chưa? Và dù bạn có làm gì đi nữa, sớm hay muộn nó cũng quay trở lại trong một hình thức nào đó khác. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề thông qua kỹ thuật 5Whys

Các dạng vấn đề cứng đầu và tái phát thường xuyên như vậy thường là triệu chứng của một loạt vấn đề tiềm ẩn khác. Cách giải quyết theo kiểu chữa cháy nghe có vẻ thuận tiện, nhưng nó thực sự chỉ là một giải pháp tạm thời và chỉ có thể giải quyết một phần vấn đề.

Để giải quyết đúng cách, bạn cần phải tìm hiểu sâu vào các triệu chứng đến các nguyên nhân cơ bản. Bài viết này tham khảo qua kỹ thuật 5Whys của Sakichi Toyoda – một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để nhanh chóng phát hiện ra gốc rễ của một vấn đề, từ đó bạn có thể đối phó với nó một lần và tất cả.

5Whys
Giải Quyết Vấn Đề Bằng Cách Đặt Câu Hỏi

Giới thiệu về kỹ thuật 5Whys phương pháp

Sakichi Toyoda, một trong những người cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản, đã phát triển các kỹ thuật trong những năm 1930. Ông là một nhà tư bản công nghiệp, nhà phát minh và sáng lập nên Toyota Industries. Kỹ thuật của ông đã trở thành phổ biến trong những năm 1970 và Toyota vẫn sử dụng nó để giải quyết vấn đề của họ cho đến ngày hôm nay.

Toyota có một triết lý:

Genchi Genbutsu” “Hãy đi và xem”

Điều này có nghĩa rằng việc ra quyết định được dựa trên một sự hiểu biết chắc chắn, sâu sắc về các quá trình và các điều kiện ở ngay tại một cửa hàng của ông, hơn là chỉ phản ánh lại những gì một ai đó khác ngồi trong phòng họp và cho rằng có thể xảy ra.

Kỹ thuật 5Whys đi theo đúng với truyền thống này, và kỹ thuật này hiệu quả nhất khi câu trả lời được đưa ra từ những người có kinh nghiệm thực tiễn với quá trình đang được kiểm tra. Nó là khá đơn giản: khi một vấn đề xảy ra, bạn có thể phát hiện ra bản chất và nguồn gốc của nó bằng cách hỏi “tại sao” không ít hơn năm lần. Dưới đây ví dụ:

Vấn đề: Khách hàng của bạn đang từ chối trả tiền cho các tờ rơi bạn đã in cho họ.

  1. Tại sao? Việc giao hàng lại bị trễ làm cho các tờ rơi đã quá hạn sử dụng.
  2. Tại sao? Việc in các tờ rơi gây mất nhiều thời gian hơn so với chúng ta đã dự đoán.
  3. Tại sao? Chúng ta liên tục hết mực máy in.
  4. Tại sao? Mực in lại được dùng hết ngay sau khi chúng ta vừa mới đặt một số lượng lớn.
  5. Tại sao? Chúng ta không có đủ mực ở trong kho, và cũng không thể đặt hàng nhanh chóng và đầy đủ.

Biện pháp xử lý: Chúng ta cần phải tìm một nhà cung cấp có thể cung cấp mực in ngay lập tức sau khi được báo.

5Whys

>>>Xem thêm : 5Whys công cụ đào sâu để tìm ra cốt lỗi vấn đề

Khi nào nên sử dụng 5Whys ?

Bạn có thể sử dụng 5Whys trong việc xử lý sự cố, nâng cao chất lượng và giải quyết vấn đề, nhưng mang lại hiệu quả tốt nhất đối với những vấn đề đơn giản hoặc có độ khó vừa phải.

Đối với các vấn đề phức tạp hoặc quan trọng hơn, kỹ thuật này có thể dẫn dắt bạn theo đuổi một cuộc “điều tra” khi có thể có nhiều “thủ phạm” gây ra vấn đề. Ở đây, một phương pháp rộng như Sơ Đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng có thể có hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, kỹ thuật đơn giản này thường có thể hướng dẫn bạn nhận biết nhanh chóng gốc rễ của vấn đề. Vì vậy, bất cứ khi nào một hệ thống hoặc quá trình không hoạt động đúng cách, hãy cho nó một bài kiểm thử trước khi bạn bắt tay vào thực hiện những bước tiếp cận sâu hơn.

Sự đơn giản của công cụ này khiến cho nó có một sự linh hoạt tuyệt vời, đồng thời có thể nó kết hợp tốt với các phương pháp và kỹ thuật khác. Nó thường được kết hợp với Sản Xuất Tinh Gọn (cũng là một phần của hệ thống sản xuất  của Toyota), nơi nó được sử dụng để xác định và loại bỏ những nghiệp vụ gây ra sự lãng phí. Nó cũng được sử dụng trong giai đoạn phân tích của phương pháp cải thiện chất lượng 6 Dấu Sigma Σ.

Làm thế nào để sử dụng 5Whys ?

5Whys

5Whys là một công cụ đơn giản, thực tế và rất dễ dàng để sử dụng. Khi một vấn đề phát sinh, chỉ cần liên tục đưa ra các câu hỏi “tại sao?” cho đến khi bạn đạt đến nguồn ngạnh cơ bản của vấn đề, và cho đến khi bạn có được biện pháp xử lý rõ ràng.

5Whys sử dụng “biện pháp” thay cho giải pháp. Biện pháp ở đây để chỉ một hành động hoặc một loạt các hành động được thiết lập nhằm ngăn chặn các vấn đề nảy sinh một lần nữa, trong khi một giải pháp chỉ tìm cách đối phó với tình hình.

Mỗi lần bạn hỏi “tại sao?”, hãy tìm kiếm một câu trả lời có căn cứ thực tế: nó phải như một bài viết tường thuật lại những điều đã thực sự xảy ra – không phải sự kiện có thể đã xảy ra. Có được một câu trả lời nhưng lại ko có căn cứ thực tế, khiến kỹ thuật 5Whys chỉ như một quá trình suy luận suy diễn, điều có thể dẫn đến việc tạo nên một số nguyên nhân tiềm tàng và đôi khi gây thêm sự nhầm lẫn.

Hãy hỏi “tại sao?” cho đến khi bạn cảm thấy tự tin rằng bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ và không thể đi xa thêm được nữa. Tại thời điểm này, một biện pháp phù hợp sẽ trở nên rõ ràng. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn, cho dù bạn đã phát hiện ra nguyên nhân gốc rễ, hãy xem xét việc sử dụng kỹ thuật giải quyết vấn đề khác có chiều sâu hơn như Phân Tích Ngọn Nguồn Nguyên Nhân.

Kết luận

5Whys là một kỹ thuật dễ sử dụng, công cụ hiệu quả để tìm kiếm gốc rễ của vấn đề. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật 5Whys này trong việc xử lý sự cố, giải quyết vấn đề và đưa ra ý kiến để cải thiện chất lượng.

Hãy bắt đầu với một vấn đề và hỏi “tại sao?” vấn đề đó lại đang xảy ra. Hãy chắc chắn rằng câu trả lời bạn nhận được có căn cứ trên thực tế, sau đó hỏi “tại sao?” một lần nữa. Tiếp tục quá trình này cho đến khi bạn đạt đến những nguyên nhân gốc rễ gây nên vấn đề, và bạn sẽ xác định một biện pháp xử lsy phù hợp nhằm ngăn ngừa nó tái diễn.

Ghi nhớ rằng quá trình vấn đáp này thích hợp nhất cho những vấn đề đơn giản đến độ khó vừa phải. Vấn đề phức tạp có thể được xử lý từ một cách tiếp cận khác chi tiết hơn (mặc dù sử dụng 5Whys vẫn sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết rất hữu ích).

Nguồn: https://www.mindtools.com/community/pages/article/newTMC_5W.php

Tham khảo : Tại đây

startup-chon-thue-van-phong-chia-se Văn phòng chia sẻ sự lựa chọn thông minh cho startup

ESMART – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP

Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi không chỉ hiểu rõ tầm quan trọng của việc lựa chọn một địa chỉ văn phòng uy tín đối với doanh nghiệp mà còn hiểu rõ một văn phòng cần phải đáp ứng được những tiêu chí gì để doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động. Vì thế, eSmart tự hào là đơn vị hàng đầu tại Tp Hồ Chí Minh và Đà Nẵng trong việc cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp. Với sứ mệnh đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ các dịch vụ như: dịch vụ văn phòng chia sẻ, cho thuê chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, dịch vụ cho thuê phòng làm việc trọn gói, dịch vụ kế toán – Thuế cho doanh nghiệp, dịch vụ đăng ký kinh doanh…hỗ trợ cho doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi đã được đào tạo chuyên nghiệp để đồng hành cùng doanh nghiệp trên quãng đường phát triển, vì thế eSmart sẽ là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn. Việc lựa chọn cho mình một văn phòng trọn gói uy tín chính là bước quan trọng đầu tiên, đồng thời đây chính là tiền đề giúp doanh nghiệp tập trung và phát triển công việc kinh doanh lâu dài của mình. 

eSmart – Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ trọn gói cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi còn có một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:

  • Smarttax: Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế với đội ngũ có chuyên môn cao giúp doanh nghiệp có một bộ phận kế toán toán chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm và hợp lý trong bước đầu khởi nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển bền vững.

  • Smartbrand: là đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: thiết kế logo, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….

  • eConnect:  là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập với mục tiêu mang đến những giá trị kinh doanh dành cho các thành viên là doanh nghiệp, đồng thời là cầu nối để các doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Quý khách cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất tại:


ESMART – KHỞI NGHIỆP THÔNG MINH, THÀNH CÔNG VỮNG CHẮC

Hotline: 0936.360.888
Email: info@esmart.vn
Trụ sở: An Phú Plaza, 117 – 119 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh.
Chi nhánh: Tầng 8, Hilton Đà Nẵng, 50 Bạch Đằng, Phường Hải Châu 1, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng.
Website: www.eSmart.vn

eSmart Corp

eSmart Corp

eSmart là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, co-working spacce....tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, eSmart còn cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp như: dịch vụ kế toán Thuế, Quyết toán Thuế, Dịch vụ Đăng ký kinh doanh, Thành lập doanh nghiệp kèm các dịch vụ xây dựng bộ nhận diện thương hiệu Brand Identity như thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu cho khách hàng