Những yếu tố quyết định khi thuê văn phòng làm việc năm 2024

Văn phòng làm việc – Giải pháp linh hoạt cho khởi nghiệp thành công
Những Yếu Tố Quyết Định Khi Thuê Văn Phòng Làm Việc Năm 2024

Văn phòng làm việc cung cấp một môi trường chuyên nghiệp và tiện nghi để thực hiện công việc, tạo ra sự tương tác và cộng tác, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo mật. Nó là một yếu tố quan trọng trong việc đạt được thành công trong công việc và phát triển cá nhân.

Van-Phong-Lam-Viec
Văn Phòng Làm Việc: Giải Pháp Hiệu Quả Cho Người Thành Công

Một văn phòng làm việc cần đảm bảo được những yếu tố thuận lợi nhất để đi đến hoạt động. Văn phòng làm việc cần có vị trí đắc địa, có diện tích rộng rãi, hợp lý, hay cơ sở hạ tầng …là những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc tạo nên hiệu quả, thành công của doanh nghiệp đó. Sau đây, eSmart sẽ chia sẻ cho bạn những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc để giúp bạn thuê được văn phòng làm việc mong muốn cho mình.

1. Lựa Chọn Phòng Làm Việc Phù Hợp Là Rất Quan Trọng

Văn phòng làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp hiện hành. Văn phòng làm việc chính là địa điểm để diễn ra các hoạt động lao động, sáng tạo, sản xuất của công nhân viên trong văn phòng, công ty. Hơn nữa, văn phòng làm việc còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo nên những giá trị về mặt văn hóa, yếu tố chuyên nghiệp của doanh nghiệp, công ty cũng cần được thể hiện một cách rõ ràng qua văn phòng làm việc.

Vavn-Phong-Lam-Viec
Văn Phòng Làm Việc Phù Hợp

>>> Xem thêm: Văn Phòng Làm Việc Dành Cho Startup

Lựa chọn Phòng làm việc phù hợp là rất quan trọng

Văn phòng làm việc có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, bạn cũng cần tham khảo những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc dưới đây để có thể chuẩn bị được một văn phòng làm việc phù hợp nhất và hưng vượng nhất đối với doanh nghiệp.

2. Lợi Ích Của Văn Phòng Làm Việc

2.1 Tăng năng suất làm việc

Văn phòng làm việc cung cấp một môi trường chuyên nghiệp và tập trung, giúp tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc. Có sẵn các thiết bị và tiện ích cần thiết để thực hiện công việc, nhân viên có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không bị xao lạc bởi các yếu tố xao lạc khác.

2.2 Giao Tiếp Và Tương Tác

Văn phòng làm việc tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên. Nhân viên có thể trao đổi thông tin, ý kiến và ý tưởng một cách dễ dàng, tạo ra sự cộng tác và tăng cường đội nhóm.

2.3 Tạo không gian làm việc chuyên nghiệp

Văn phòng làm việc cung cấp một môi trường chuyên nghiệp và đáng tin cậy để tiếp đón khách hàng, đối tác kinh doanh và khách hàng. Nó tạo ra một ấn tượng tốt và tăng độ tin cậy trong quan hệ kinh doanh.

Một văn phòng chuyên nghiệp cần có một bố trí hợp lý, đảm bảo sự thông thoáng và tiện nghi cho nhân viên. Điều này bao gồm việc sắp xếp bàn làm việc, ghế, kệ sách và các vật dụng khác một cách hợp lý để tạo ra một không gian làm việc hiệu quả.

2.4 Quản lý thông tin

Văn phòng làm việc cung cấp không gian để lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ và thông tin quan trọng. Các công cụ và trang thiết bị văn phòng giúp tổ chức thông tin một cách có hệ thống và dễ dàng truy cập.

2.5 Phát triển cá nhân

Văn phòng làm việc cung cấp cơ hội để cá nhân phát triển kỹ năng và kiến thức, tạo ra cơ hội để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với những người đồng nghiệp

2.6 Đảm bảo sự an toàn và bảo mật

Văn phòng làm việc có thể được thiết kế để đảm bảo an toàn và bảo mật cho nhân viên và tài sản của tổ chức. Các biện pháp bảo mật như hệ thống an ninh, cửa và khóa an toàn được áp dụng để bảo vệ thông tin và tài sản quan trọng.

3. Những Lưu Ý Khi Thuê Văn Phòng Bạn Cần Biết

3.1 Xác định Ngân sách và thời gian thuê phòng làm việc phù hợp

Đây là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng vô cùng quan trọng. Đây cũng là điểm mà các doanh nghiệp, công ty cần lưu ý đầu tiên khi tiến hành thuê văn phòng làm việc. Ngân sách chính là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến việc thuê văn phòng làm việc. Tùy thuộc vào nguồn ngân sách dự tính, cũng như chi phí cho việc thuê văn phòng làm việc mà bạn sẽ tìm kiếm những văn phòng cho thuê có giá tương ứng.

Van-Phong-Lam-Viec
Những Lưu Ý Khi Thuê Văn Phòng Làm Việc

>>> Xem thêm: Không Gian Văn Phòng Làm Việc Hiệu Quả

Xác định ngân sách và thời gian thuê phòng làm việc phù hợp

Bạn có thể chọn thuê những loại văn phòng hạng A, hạng B, hạng C, văn phòng cao cấp… tùy thuộc vào nguồn ngân sách. Đặc biệt, bạn cần tính toán tối ưu nguồn ngân sách dành cho việc thuê văn phòng. Hơn nữa, chi phí thuê văn phòng làm việc cũng là một khoản cố định trong hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Khoản chi phí này cần được tính toán và hạch toán để đảm bảo được tính pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp.

3.2 Xác định địa điểm thuê văn phòng làm việc thích hợp

Xác định địa điểm thuê văn phòng làm việc chính là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng vô cùng cần thiết.

Van-Phong-Lam-Viec
Địa Điểm Thuê Văn Phòng Làm Việc Thích Hợp

Xác định địa điểm thuê văn phòng làm việc thích hợp

3.3 Cần xác định địa điểm thuê văn phòng làm việc

Van-Phong-Lam-Viec
Văn Phòng Làm Việc: Tạo Không Gian Ưu Việt

Cần xác định địa điểm thuê văn phòng

Khi xác định địa điểm thuê văn phòng, vị trí lý tưởng để bạn có thể đặt văn phòng làm việc thì bạn cần phải làm rõ những vấn đề như sau:

  • Lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ, lĩnh vực hoạt động của mình là gì?
  • Yêu cầu về vị trí văn phòng làm việc cần thuận lợi cho việc kinh doanh cũng như hoạt động đi lại của cán bộ, công nhân viên.
  • Chiến lược quảng bá hình ảnh như thế nào: Văn phòng làm việc của bạn có nằm trong chiến lược quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp bạn hay không. Nếu như công ty bạn cần phải đánh bóng thương hiệu, thu hút nhân tài chất lượng, tạo độ tin tưởng với khách hàng, tăng tính chuyên nghiệp.. thì việc cần phải đầu tư vào văn phòng làm việc là điều hết sức cần thiết.
  • Vị trí cũng cần lưu ý đến yếu tố phong thủy: Bạn cần xác định được vị trí văn phòng làm việc đảm bảo được yếu tố thông thoáng, không khí lưu thông tốt để có thể đem lại may mắn thuận lợi trong công việc.

3.4 Cần lựa chọn văn phòng làm việc có diện tích phù hợp

Diện tích văn phòng làm việc như thế nào cũng là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc quan trọng bạn cần chuẩn bị.

Vaan-Phong-Lam-Viec
Văn Phòng Làm Việc: Linh Hoạt Để Đạt Hiệu Suất Cao

Cần lựa chọn văn phòng làm việc có diện tích phù hợp

Diện tích văn phòng làm việc cho thuê sẽ được dựa trên các yếu tố sau:

Căn cứ vào số lượng nhân viên hiện tại, cũng như dựa trên kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Dự định tăng nhân sự trong thời gian tới hay không, diện tích như thế nào sẽ đảm bảo được.

Diện tích trung bình cho 1 người trong văn phòng làm việc là 4m2/người.

Xem xét đến các kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc vào những yếu tố nào. Doanh nghiệp cần tính toán đến việc mở rộng quy mô văn phòng thì như thế nào. Việc tính toán diện tích cho thuê văn phòng hợp lý sẽ giúp công ty của bạn tận dụng được tối ưu giá trị của văn phòng đi thuê. Đồng thời tránh được những hiện tượng lãng phí.

3.5 Quan tâm đến các dịch vụ khi thuê văn phòng

Khi tiến hành thuê văn phòng làm việc, bạn cần phải quan tâm đến các dịch vụ, những tiện ích đi kèm. Khi bạn chọn thuê, bạn cũng cần quan tâm đến các dịch vụ cộng thêm liên quan đến cơ sở hạ tầng, dịch vụ tiện ích đi kèm như thế nào.

Van-Phong-Lam-Viec
Dịch Vụ Khi Thuê Văn Phòng

Quan tâm đến các dịch vụ khi thuê văn phòng

Một số dịch vụ, chi phí khác bạn cần lưu tâm khi thuê văn phòng làm việc bao gồm:

  • Chi phí quản lý: nếu bạn thuê văn phòng làm việc tại các tòa nhà văn phòng, thì bạn cần phải quan tâm đến chi phí quản lý này. Bạn sẽ cần phải trả thêm một khoản chi phí quản lý nhất định cho từng m2.
    Phí này có thể là: phí bảo vệ tòa nhà, bảo trì tòa nhà, tiếp tân, điện, nước… và các chi phi này cũng sẽ chiếm một khoản khá lớn nếu như bạn không làm rõ ngay từ đầu.
  • Chi phí gửi xe: Chỗ để xe như thế nào, có mất chi phí hay không, tính an toàn rao sao… điều này bạn cũng nên làm rõ với đơn vị cho thuê để tránh những phát sinh không đáng.
  • Chi phí vệ sinh: Những khoản này bạn cũng cần làm rõ vấn đề trưc khi thuê để đảm bảo được tính chính xác tối ưu nhất cho toàn bộ công trình.

3.6 Lưu ý đến yếu tố pháp lý

Những quy định liên quan đến yếu tố pháp lý luôn là lo lắng hàng đầu khi bạn tiến hành thuê văn phòng. Việc làm rõ những yếu tố pháp lý còn giúp cho bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng, liên quan đến các yếu tố thuế, pháp luật.

Bạn cần phải chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng sao cho đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình làm việc, tìm kiếm cũng như thương lượng các điều khoản trong hợp đồng, thì khi đó, bạn cần tìm đến các dịch vụ tư vấn pháp luật để có thể đảm bảo được các yếu tố pháp luật.

Bạn nên thương thảo kỹ với đơn vị cung cấp dịch vụ về diện tích cho thuê, các tiện ích riêng và chung được sử dụng ở văn phòng làm việc. Đồng thời, trong hợp đồng cũng cần thỏa thuận các điều kiện về giá thành, thời gian cho thuê như thế nào…

Trên đây là một số những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc bạn cần nắm được trước khi tìm kiếm và đi thuê cho doanh nghiệp, công ty của mình một văn phòng làm việc như ý. Nếu như bạn thấy khó khăn trong vấn đề tìm kiếm văn phòng làm việc, cũng như khó để có được một không gian làm việc như ý muốn, thì bạn hoàn toàn có thể tìm đến các dịch vụ cho thuê văn phòng, sẽ giúp bạn giải quyết được toàn bộ những nỗi lo này.

Van-Phong-Lam-Viec
Esmart: Dịch Vụ Văn Phòng Làm Việc Hàng Đầu

eSmart là đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng làm việc hàng đầu Việt Nam

Tại eSmart – bạn sẽ được cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chất lượng và hiệu quả nhất. Giúp bạn tìm kiếm và thỏa mãn được không gian văn phòng làm việc như ý. eSmart là đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng làm việc và hỗ trợ và xây dựng cộng đồng khởi nghiệp tốt nhất tại Việt Nam. Các dịch vụ, tiện ích và hệ sinh thái của của eSmart ra đời không nhằm mục đích khác hơn là giúp các doanh nghiệp bước qua được những khó khăn trên bước đầu khởi nghiệp và ngày càng thành công hơn trên con đường kinh doanh của mình.

Kết luận:

Bên trên là chia sẻ về nội dung: “Những yếu tố quyết định khi thuê văn phòng làm việc năm 2024

Qua bài viết ta thấy được thuê văn phòng làm việc không chỉ là lựa chọn thông minh mà còn là sự đầu tư đáng giá đối với các startup. Việc thuê văn phòng làm việc giúp startup tiết kiệm chi phí về không gian và các dịch vụ văn phòng cơ bản, đồng thời tạo điều kiện cho họ tập trung vào việc phát triển kinh doanh. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo và tinh thần cống hiến trong môi trường làm việc chung, đồng thời tạo ra cơ hội kết nối và hợp tác với các startup khác.

Bằng cách tận dụng những tiện ích và dịch vụ chung, startup có thể tối ưu hóa tài nguyên và gia tăng cơ hội thành công. Có vẻ như việc thuê văn phòng không chỉ là lựa chọn thông minh mà còn là cách tiếp cận hiệu quả để khởi đầu và phát triển sự nghiệp kinh doanh.

eSmart – Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trọn gói cam kết mang đến cho doanh nghiệp sự an tâm bền vững, sẽ trở thành hậu phương vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai gần nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi còn có một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:

Smarttax: Đại lý Thuế cung cấp dịch vụ kế toán – Thuế với đội ngũ có chuyên môn cao giúp doanh nghiệp có một bộ phận kế toán toán chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm và hợp lý trong bước đầu khởi nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Smartbrand: là đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Brand Identity) cho doanh nghiệp bao gồm: thiết kế logo, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu marketing cho doanh nghiệp….

eConnect:  là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập với mục tiêu mang đến những giá trị kinh doanh dành cho các thành viên là doanh nghiệp, đồng thời là cầu nối để các doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Picture of eSmart Corp

eSmart Corp

eSmart là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, co-working spacce....tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, eSmart còn cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp như: dịch vụ kế toán Thuế, Quyết toán Thuế, Dịch vụ Đăng ký kinh doanh, Thành lập doanh nghiệp kèm các dịch vụ xây dựng bộ nhận diện thương hiệu Brand Identity như thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu cho khách hàng