Top1 Cách Tối Ưu Hóa Thời Gian Hiệu Qủa Nhất Mọi Thời Đại

Top1 Cách Tối Ưu Hóa Thời Gian Hiệu Qủa Nhất Mọi Thời Đại giải đáp cách giúp bạn tối ưu hóa thời gian. Bạn sẽ nhận ra điều quan trọng tiếp theo cần làm là tăng cường khả năng làm việc của bản thân để có thể đạt được sự hiệu quả trong công việc, đồng thời tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả.

1. Định luật Pareto quy tắc 80/20 trong việc tối ưu hóa thời gian là gì?

Quy luật 80/20, còn gọi là Định luật Pareto, là một nguyên tắc quan trọng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm tối ưu hóa thời gian và tối ưu hóa công việc. Nguyên tắc này xuất phát từ quan sát của Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế người Ý, người đã nhận ra rằng trong nhiều tình huống, khoảng 80% kết quả đến từ 20% công sức hoặc nguồn lực.

Trong bối cảnh tối ưu hóa thời gian, quy luật 80/20 có thể được áp dụng như sau:

1.1 Ưu tiên công việc quan trọng

Đặt ưu tiên cho 20% công việc quan trọng nhất mà bạn tin rằng sẽ tạo ra 80% giá trị hoặc kết quả cho công việc của bạn. Điều này đòi hỏi sự nhận thức về những nhiệm vụ quan trọng nhất và cố gắng tập trung vào chúng để tối ưu hóa hiệu suất.

1.2 Loại bỏ công việc không cần thiết

Xác định và loại bỏ hoặc giảm bớt 80% công việc không cần thiết hoặc ít quan trọng nhất, nhằm giải phóng thời gian và nguồn lực cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều này có thể bao gồm việc đánh giá và loại bỏ công việc không mang lại giá trị đặc biệt hoặc không hỗ trợ đến mục tiêu lớn của bạn.

Để có thể áp dụng quy luật làm việc thích hợp nhất cho mỗi người thì còn tùy thuộc vào yếu tố bản thân họ và tình huống cụ thể. Sau đây là 5 phương pháp sẽ có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn cần làm để tối ưu hóa thời gian của bạn.

Toi-Uu-Hoa-Thoi-Gian
Sử Dụng Định Luật Pareto Để Tối Ưu Hóa Thời Gian

2. Làm rõ những kỳ vọng thực tế để tối ưu hóa thời gian của bạn.

Khi bạn đối mặt với một nhiệm vụ quan trọng, quan trọng là thảo luận với những người liên quan để hiểu rõ hơn về những gì họ mong đợi từ bạn. Một cuộc trò chuyện có thể làm sáng tỏ liệu họ cần một bản trình bày PowerPoint hay không, hoặc liệu họ đặt mục tiêu cho một công việc A+ hay có thể chấp nhận một B+. Có thể họ muốn một kế hoạch toàn diện hoặc chỉ cần một bản phác thảo công việc.

Để minh họa, một nhà lãnh đạo trong lĩnh vực tài chính đã thực hiện điều này và đã tối ưu hóa thời gian được nhiều ngày làm việc. Anh ấy nhận ra rằng, trong một số trường hợp, quyết định có thể dựa trên việc có đủ thông tin hay không, chứ không nhất thiết phải tiến hành phân tích sâu sắc.

Bằng cách làm rõ những gì thực sự cần thiết và định rõ mức độ, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình xác định và hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng bạn đang tiêu thụ thời gian của mình một cách hiệu quả nhất.

3. Sử dụng lại những nguồn tư liệu trước đó.

Khả năng giảm thời gian làm việc thông qua việc tái sử dụng nguồn tư liệu có sẵn có thể áp dụng tùy thuộc vào loại công việc bạn đang thực hiện. Chẳng hạn, trong trường hợp sao chép, dán, và chỉnh sửa một tài liệu, chiến lược này có thể được áp dụng cho nhiều loại công việc, như viết email, tạo bài thuyết trình, soạn giới thiệu, đề xuất và nhiều hoạt động khác mà bạn có thể truyền đạt với nội dung tương tự.

Đối với những người thường xuyên phải thuyết trình hoặc giảng dạy, chiến lược này rất hữu ích. Khi bạn đang đối mặt với thời gian hạn chế, thay vì cố gắng tạo ra hoàn toàn mới những tư liệu của mình, hãy sử dụng những tài liệu đã có để tối ưu hóa thời gian mà vẫn giữ được chất lượng truyền đạt.

Các diễn giả hàng đầu thường lặp lại những bài phát biểu của họ, điều này không chỉ giúp họ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bài nói trở nên ngày càng hoàn thiện hơn. Điều này là một cách hiệu quả để tối ưu hóa năng suất và đồng thời duy trì chất lượng trong công việc.

Xem thêm: Làm Sao Để Bạn Duy Trì Sự Tập Trung Khi Tham Gia Nhiều Dự Án Cùng Lúc?

4. Phát triển các biểu mẫu và danh sách kiểm tra

Để tối ưu hóa thời gian làm việc hàng ngày, một chiến lược hiệu quả là thiết kế biểu mẫu hoặc tạo danh sách công việc cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu email chuyên dụng để gửi thông tin về thuế cuối năm, và mỗi năm chỉ cần thay đổi vài thông số cụ thể trước khi gửi cho bộ phận kế toán của mình mà không cần phải mất nhiều thời gian suy nghĩ hay chuẩn bị từ đầu.

Ngoài ra, đối với việc quản lý chi tiêu hàng tháng, bạn có thể lập một danh sách kiểm tra tài chính cá nhân. Điều này có thể bao gồm các khoản chi tiêu cố định, tiền tiêu vặt, và các khoản tiết kiệm. Bạn có thể thiết lập một biểu mẫu hoặc sổ sách để ghi chép và theo dõi mọi giao dịch, giúp bạn duy trì sự tổ chức và kiểm soát tốt hơn về tài chính cá nhân.

Bằng cách sử dụng các biểu mẫu và danh sách công việc cụ thể như vậy, bạn không chỉ có thể tối ưu hóa thời gian mà còn tăng cường độ chính xác và hiệu suất trong công việc hàng ngày. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng hơn và đồng thời giảm bớt gánh nặng tư duy khi phải xử lý các công việc lặp lại.

Rut Ngan Thoi Gian 2
Hãy tạo ra một danh sách công việc cụ thể

Chắc chắn bạn cũng sẽ cần một số mẫu cho các nhiệm vụ như thu thập báo cáo, thực hiện thuyết trình, hoặc chuẩn bị cho các cuộc họp hàng tuần. Bên cạnh đó, sự thuận tiện của việc sử dụng danh sách kiểm tra cũng rất rõ ràng đối với việc lập kế hoạch hàng tuần, tổ chức các cuộc họp riêng lẻ, hoặc thực hiện các hoạt động lặp đi lặp lại khác. Cả biểu mẫu và danh sách kiểm tra đều giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nỗ lực vì bạn không cần phải nhớ những công việc cần làm hay đưa ra quyết định về bước tiếp theo trong công việc.

Việc lưu trữ các biểu mẫu và danh sách kiểm tra này có thể được thực hiện trong các hệ thống quản lý thông tin tinh tế hơn, tuy nhiên, thường thì việc đơn giản là lưu chúng trong tài liệu Word là đã đủ tiện lợi. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập và sử dụng chúng mọi khi cần thiết, mà không phải tìm kiếm qua nhiều hệ thống hoặc ứng dụng khác nhau.

5. Biến nó thành một cuộc trò chuyện

Tùy thuộc vào công việc cụ thể bạn đang thực hiện, có thể tối ưu hóa thời gian bằng cách chia sẻ thông tin thông qua giao tiếp lời nói thay vì viết. Chẳng hạn, nếu người quản lý yêu cầu bạn nghiên cứu một chủ đề cụ thể, thay vì viết một bài thuyết trình chính thức, bạn có thể đạt được mục tiêu của mình trong thời gian ngắn hơn bằng cách ghi chú và sau đó trình bày ý tưởng của bạn trong cuộc họp riêng.

Bằng cách này, không chỉ bạn tối ưu thời gian viết mà còn có thể truyền đạt thông tin một cách trực tiếp và linh hoạt hơn. Cuộc họp có thể giúp bạn tận dụng sức sống của lời nói, trao đổi ý kiến và nhận phản hồi một cách nhanh chóng, giúp tối ưu hóa thời gian và quá trình làm việc và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Toi-Uu-Hoa-Thoi-Gian
Tối Ưu Hóa Thời Gian Bằng Việc Giao Tiếp Nhiều Hơn

Chính chiến lược này cũng sẽ mang lại hiệu suất lớn khi bạn cần truyền đạt về các khái niệm trừu tượng hơn, như trong lĩnh vực thiết kế. Chẳng hạn, khi tương tác với một kiến trúc sư, sự truyền đạt có thể diễn ra nhanh chóng hơn nhiều thông qua việc trò chuyện hoặc thậm chí là việc vẽ ý tưởng của họ, thay vì cố gắng trình bày chúng bằng văn bản.

Việc sử dụng lời nói và hình vẽ trong trường hợp như vậy không chỉ giúp làm rõ ý kiến một cách nhanh chóng, mà còn tạo ra một sự tương tác động đáng kể hơn và trực quan hóa các khái niệm phức tạp. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian mà còn tăng cường sự hiểu biết và sự hỗ trợ tương tác trong quá trình làm việc với các khía cạnh trừu tượng và sáng tạo của công việc.

Xem thêm: Tại sao bạn nên bắt đầu làm việc lúc 4 giờ sáng?

6. “Hộp thời gian” cho công việc của bạn

Ý cuối cùng để tối ưu hóa thời gian trong công việc là suy nghĩ trước về thời gian mà bạn sẽ dành cho một nhiệm vụ hoặc một phần cụ thể của nhiệm vụ đó, và rồi hãy duy trì sự tuân thủ với mục tiêu đó.

Ví dụ, nếu bạn thường xuyên dành quá nhiều thời gian cho giai đoạn nghiên cứu, hãy đặt ra quyết tâm rằng bạn sẽ dừng lại sau một đến hai giờ. Hoặc nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo ra một bản sơ thảo, bạn có thể xác định trước khoảng thời gian bạn muốn dành để hoàn thành một bản sơ thảo đầy đủ.

Việc “đóng khung” thời gian không hẳn là một giải pháp đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành mọi công việc trong khoảng thời gian quy định. Tuy nhiên, nó chắc chắn có thể giúp bạn tập trung. Việc đưa ra quyết định sớm về thời gian sẽ giúp công việc của bạn trở nên có cấu trúc và được phân chia một cách cụ thể, tăng khả năng tận dụng thời gian và tối ưu hóa thời gian và hiệu suất làm việc của bạn.

 

Elizabeth Grace Saunders
Người dịch – Xuân Thịnh

Nguồn: https://hbr.org/2019/01/5-strategies-for-getting-more-work-done-in-less-time

Picture of eSmart Corp

eSmart Corp

eSmart là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, co-working spacce....tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, eSmart còn cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp như: dịch vụ kế toán Thuế, Quyết toán Thuế, Dịch vụ Đăng ký kinh doanh, Thành lập doanh nghiệp kèm các dịch vụ xây dựng bộ nhận diện thương hiệu Brand Identity như thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu cho khách hàng