Nguyên tắc Eisenhower

Bạn nhận được yêu cầu chuẩn bị bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp tiếp theo từ sếp. Và chỉ còn vài ngày để bạn thực hiện bài thuyết trình đó cùng với núi công việc dang dở vẫn đang nằm chờ trên bàn. Bạn trở nên lo lắng, mất tập trung và mọi thứ xung quanh bạn đều trở nên rối bời.

Căng thẳng do áp lực về thời gian là một số trong những nguồn áp lực phổ biến nhất tại nơi làm việc, là kết quả của việc phải thực việc quá nhiều công việc với một quỹ thời gian ít ỏi. Vậy làm thế nào để đánh tan sự căng thẳng này và hoàn tất được công việc của mình?

Nguyên tắc Quan Trọng/ Khẩn Cấp của Eisenhower giúp bạn xác định và quản lý được những hoạt động nào cần được ưu tiên, những hoạt động nào gây ra sự mất tập trung và tiêu tốn thêm quỹ thời gian vốn đã chẳng còn nhiều của bạn.

1. Như thế nào là nguyên tắc Quan Trọng và Khẩn Cấp của Eisenhower?

Trong một bài phát biểu gửi đến Cuộc họp lần 2 của Hội đồng Giáo hội Thế giới năm 1954, cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, đã nói: “Tôi có hai loại vấn đề: cấp bách và quan trọng. Việc cấp bách thường không quan trọng, và việc quan trọng thì không bao giờ cấp bách.” Nguyên tắc Eisenhower này được cho là cách ông đã tổ chức khối lượng công việc và những hoạt động ưu tiên của chính mình.

=> Xem thêm: Nguyên tắc cần thiết 

Nguyen-Tac
Những Nguyên Tắc Quan Trọng

Ông cũng nhận ra rằng việc quản lý thành công quỹ thời gian của mình làm tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc. Nói cách khác, chúng ta nên dành nhiều thời gian hơn để thực hiện những điều quan trọng thay vì chăm chăm giải quyết những việc khẩn cấp. Để làm điều này, và để giảm thiểu sự căng thẳng của việc có quá nhiều deadline đến cùng lúc, chúng ta cần phải hiểu rõ sự khác biệt này:

  • Quan trọng: là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc.
  • Khẩn cấp: là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Khi chúng ta biết được những hoạt động nào là quan trọng và hoạt động nào là khẩn cấp, chúng ta có thể vượt qua những khuynh hướng tự nhiên để tập trung vào những hoạt động không khẩn cấp và quan trọng, từ đó mới có thêm thời gian để thực hiện những điều cần thiết cho sự thành công. Đây là cách để chúng ta chuyển từ vị trí chỉ chuyên đối phó, “chữa cháy” sang một vị trí mà chúng ta có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp và sự nghiệp của mình.

2. Có nhiều nguyên tắc quan trọng và khẩn cấp

Trong cuộc sống và công việc, dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng mà có thể được áp dụng:

  1. Nguyên tắc trung thực: Luôn luôn nói và hành động trung thực. Điều này đảm bảo sự tin tưởng và tôn trọng từ người khác.
  2. Nguyên tắc tôn trọng: Tôn trọng là cơ sở của mọi mối quan hệ. Tôn trọng người khác, ý kiến và quyền riêng tư của họ là rất quan trọng.
  3. Nguyên tắc đạo đức: Tuân thủ các nguyên tắc đạo đức và chuẩn mực xã hội. Hành động đúng đắn và đạo đức giúp duy trì sự công bằng và đồng lòng trong xã hội.
  4. Nguyên tắc trách nhiệm: Chấp nhận trách nhiệm cho hành động và quyết định của mình. Điều này đảm bảo sự đáng tin cậy và đáng kính trong mắt người khác.
  5. Nguyên tắc hợp tác: Làm việc cùng nhau và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung. Hợp tác tạo ra sự hiệu quả và thành công.
  6. Nguyên tắc học tập liên tục: Luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng mới. Điều này giúp phát triển bản thân và đáp ứng được các thay đổi trong môi trường làm việc.
  7. Nguyên tắc quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả để đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
  8. Nguyên tắc sáng tạo: Khám phá và áp dụng ý tưởng mới để giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu suất công việc.
  9. Nguyên tắc kiên nhẫn: Kiên nhẫn và kiên trì trong việc đạt được mục tiêu. Thành công không đến ngay lập tức, mà đòi hỏi sự kiên nhẫn và nỗ lực liên tục.
  10. Nguyên tắc tự định hình: Định hình và xác định mục tiêu, giá trị và ưu tiên của bản thân. Tự định hình giúp bạn đi theo con đường mà bạn muốn và đạt được sự thành công theo cách riêng của mình.

=> Xem thêm: Cách sử dụng các nguyên tắc 

3. Làm thế nào để sử dụng Nguyên tắc Eisenhower?

Để sử dụng nguyên tắc này, hãy liệt kê tất cả các hoạt động và dự án bạn phải làm. Hãy thử liệt kê thêm cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc.

  1. Xác định nhiệm vụ: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành trong danh sách công việc của bạn.
  2. Đánh giá mức độ quan trọng: Xem xét mỗi nhiệm vụ và đánh giá mức độ quan trọng của nó. Điều này liên quan đến mức độ ảnh hưởng của nhiệm vụ đó đến mục tiêu chung và sự thành công của bạn.
  3. Đánh giá mức độ khẩn cấp: Xác định mức độ khẩn cấp của mỗi nhiệm vụ. Điều này liên quan đến thời gian và hạn chế thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.
  4. Thực hiện theo ưu tiên: Bắt đầu hoàn thành các nhiệm vụ trong ô 1, sau đó tiếp tục với các nhiệm vụ trong ô 2 và tiếp tục như vậy. Đảm bảo rằng bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp trước hết.
  5. Đánh giá và điều chỉnh: Định kỳ xem xét và đánh giá lại danh sách công việc của bạn. Điều chỉnh và cập nhật theo mức độ quan trọng và khẩn cấp mới.

Sử dụng nguyên tắc Eisenhower sẽ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, đồng thời giả

Tiếp theo, hãy phân tích từng hoạt động và đặt nó vào một trong bốn loại, như thể hiện trong hình bên dưới.

So-Do
Sơ Đồ Ưu Tiên

4. Sắp xếp theo ma trận ưu tiên: Sử dụng ma trận 4 ô (quadrant) để sắp xếp các nhiệm vụ:

  1. Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp (Do First): Đây là những nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức và có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của bạn. Hãy ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ này trước.
  2. Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (Schedule): Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không gấp. Lên lịch thực hiện chúng vào thời gian phù hợp để đảm bảo không bị lỡ quá hạn.
  3.  Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp (Delegate): Đây là những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cần được hoàn thành ngay lập tức. Hãy xem xét việc giao phó cho người khác hoặc sử dụng các công cụ và tài nguyên khác để giải quyết chúng.
  4. Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp (Delete): Đây là những nhiệm vụ không quan trọng và không đóng góp vào mục tiêu chung của bạn. Xóa hoặc loại bỏ chúng khỏi danh sách công việc của bạn.

5. Các chiến lược nguyên tắc Eisenhower

5.1 Chiến lược 1-2-3:

Đây là một cách tiếp cận để ưu tiên nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Bạn chia danh sách công việc thành 3 phần:

  • Phần 1: Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất (ưu tiên số 1).
  • Phần 2: Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (ưu tiên số 2).
  • Phần 3: Những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp (ưu tiên số 3).

5.2 Chiến lược 80/20:

Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là nguyên tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả đến từ 20% công việc. Áp dụng nguyên tắc này, bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả cuối cùng.

5.3 Chiến lược “Do it, Delegate it, Delay it, Delete it” (4D):

Đây là một chiến lược để xử lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp:

  • Do it (Làm ngay): Hoàn thành ngay những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.
  • Delegate it (Giao phó): Giao phó những nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp cho người khác.
  • Delay it (Hoãn lại): Hoãn lại những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp cho thời gian sau.

5.4 Chiến lược “Eat the frog” (Ăn con ếch đầu tiên):

Ý tưởng của chiến lược này là hoàn thành nhiệm vụ khó nhất và khó chịu nhất đầu tiên trong ngày. Bằng cách làm điều này, bạn sẽ có cảm giác thoải mái và có động lực để tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ khác.

5.5 Chiến lược “Block scheduling” (Lập lịch theo khối):

Chia thời gian của bạn thành các khối và dành mỗi khối cho một loại công việc cụ thể. Ví dụ: một khối để làm việc chung, một khối để học tập, một khối để thư giãn, vv. Điều này giúp tăng năng suất và tập trung vào từng loại công việc một cách hiệu quả.

=> Xem thêm;  Chiến lược trong nguyên tắc Eisenhower

6. Cách sử dụng các chiến lược

6.1. Quan trọng và khẩn cấp

Những hoạt động khẩn cấp và quan trọng có hai loại riêng biệt: những hoạt động mà bạn không thể lường trước, và những hoạt động khác mà bạn để dành cho đến phút cuối cùng.

Bạn có thể loại bỏ bớt những hoạt động ở những phút cuối bằng cách lên lịch trước và tránh trì hoãn.

Tuy nhiên, bạn không thể dự đoán hoặc tránh mãi một số vấn đề hoặc khủng hoảng. Phương pháp tốt nhất là dành lại một ít thời gian trong lịch trình của bạn để xử lý các vấn đề phát sinh và các hoạt động quan trọng không có kế hoạch. Bạn nên xây dựng lại lịch trình nếu một vấn đề mới phát sinh và trở nên quá nổi bật, cần phải giải quyết gấp gáp.

Nếu nhận thấy bạn có rất nhiều hoạt động khẩn cấp và quan trọng, hãy xác định những hoạt động bạn có thể nhận biết ngay được, và nghĩ về cách mà bạn sẽ lên kế hoạch đối với những hoạt động tương tự nhau trước mắt.

6.2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Đây là những hoạt động giúp bạn hoàn thành những công việc quan trọng, đạt được những mục tiêu cá nhân hoặc trong sự nghiệp.

Hãy chắc chắn rằng những hoạt động này được dành phần lớn thời gian trong lịch trình của bạn, để những hoạt động này không trở nên quá cấp bách.

Ngoài ra, hãy nhớ dành ra một ít thời gian để xử lý những vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được. Điều này sẽ tối đa khả năng giữ đúng tiến độ cho lịch trình của bạn, và giúp tránh được những căng thẳng khi công việc ngày càng trở nên cấp bách hơn cần thiết.

6.3. Nguyên tắc không quan trọng nhưng khẩn cấp

Những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng – những điều ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình. Hãy tự hỏi mình xem bạn có thể sắp xếp lại hoặc bàn giao cho ai khác hay không?

Một nguồn phổ biến của những hoạt động này là từ những người khác xung quanh bạn. Đôi khi rất khó để từ chối uyển chuyển một lời đề nghị từ người thân, đồng nghiệp hoặc khuyến khích họ nên tự giải quyết các vấn đề.

Ngoài ra, hãy cố gắng sắp xếp những khoảng thời gian trống bất cứ khi nào có thể, để mọi người có thể nói chuyện, thảo luận với bạn vào những lúc đó. Có một cách tốt để làm điều này là sắp xếp các buổi thảo luận cố định hàng ngày với những người làm phiền bạn thường xuyên, từ đó bạn có thể đối phó với tất cả các vấn đề của họ cùng một lúc. Sau đó bạn sẽ có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng của bạn lâu hơn.

6.4. Không quan trọng và không khẩn cấp

Những hoạt động này chỉ là một sự xao lãng – hãy tránh chúng nếu có thể. Đơn giản là bạn chỉ cần hủy hoặc bỏ qua càng nhiều càng tốt những hoạt động như thế.

Tuy nhiên, sẽ có một số hoạt động mà người khác muốn bạn làm, mặc dù họ không có đóng góp gì vào kết quả mong muốn của riêng bạn. Một lần nữa, hãy nói “không” một cách lịch sự, nếu bạn có thể, và giải thích lý do tại sao bạn không thể làm điều đó.

Nếu mọi người đã  thấy bạn rõ ràng về mục tiêu và những giới hạn, họ thường sẽ tránh yêu cầu bạn làm các hoạt động “không quan trọng” trong tương lai.

=> Xem thêm: Cách sử dụng chiến lược

Bieu-Do
Biểu Đồ Chiến Lược

7. Kết Luận

Nguyên tắc Eisenhower giúp bạn nhanh chóng xác định những hoạt động nào bạn nên tập trung vào, cũng như những cái bạn nên bỏ qua.

Khi bạn áp dụng nguyên tắc này để sắp xếp thời gian của bạn, bạn có thể đối phó với các vấn đề thực sự cấp bách, đồng thời bạn có thể làm việc với những mục tiêu quan trọng, lâu dài ở phía trước.

Để sử dụng công cụ này, liệt kê tất cả các nhiệm vụ và hoạt động của bạn, và đặt mỗi một trong các loại sau đây:

  • Quan trọng và cấp bách.
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
  • Không quan trọng nhưng khẩn cấp.
  • Không quan trọng và không khẩn cấp.

Sau đó sắp xếp công việc và hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

Nguồn: https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm

Picture of eSmart Corp

eSmart Corp

eSmart là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, co-working spacce....tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, eSmart còn cung cấp các giải pháp hỗ trợ khởi nghiệp như: dịch vụ kế toán Thuế, Quyết toán Thuế, Dịch vụ Đăng ký kinh doanh, Thành lập doanh nghiệp kèm các dịch vụ xây dựng bộ nhận diện thương hiệu Brand Identity như thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu cho khách hàng