Quy định và Hướng dẫn sử dụng văn phòng

Kính chào Quý Khách hàng,

Chúng tôi xin cung cấp Quy định và hướng dẫn sử dụng văn phòng tại eSmart như sau:

1. TỔNG ĐÀI LIÊN HỆ: (028) 73 022 888 – Fax: (028) 6291 4745

Số điện thoại cũng là số máy sử dụng chung cho các Doanh nghiệp trong Cộng Đồng Doanh Nghiệp Thông Minh.

Trong trường hợp Quý Khách hàng có fax chuyển đến, bản fax sẽ được chuyển sang .pdf và gửi trực tiếp đến email của Quý Khách hàng. Quý Khách hàng nên thường xuyên theo dõi thông tin trên email nhằm tránh trường hợp thiếu sót xảy ra.

2. THỜI GIAN LÀM VIỆC:

  • Chỗ ngồi làm việc cố định: từ thứ 2 đến thứ 6, 8h00 – 17h00 và thứ 7, 8h00 – 11h00.
  • Chỗ ngồi làm việc linh hoạt (Co-working Space) từ thứ 2 đến thứ 7, 8h00 – 18h00.

Nghỉ làm việc các ngày chủ nhật và các ngày lễ theo qui định của pháp luật Việt Nam.

Hệ thống máy lạnh tòa nhà sẽ ngưng cung cấp sau thời gian trên. Trong trường hợp Quý khách muốn sử dụng thêm giờ làm việc, vui lòng liên hệ với lễ tân để đăng ký:

  • Phí phụ thu sau giờ làm việc: 100.000 VNĐ /giờ. Sử dụng dưới 1 giờ sẽ làm tròn thành 1 giờ.
  • Vị trí ngồi làm việc sau thời gian quy định: Khu vực chỗ ngồi làm việc linh hoạt (Co-working Space).
  • Thời gian làm việc tối đa: đến 20h00 từ thứ 2 đến thứ 6.

3. NHÂN VIÊN LỄ TÂN:

Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với Nhân viên Lễ tân tòa nhà theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ theo dõi thư từ, phòng họp:

  • Tầng 14, Tòa nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3.
    • Mobile: 0888 930 330
    • Email: letan412@esmart.vn
  • Tầng 1, Tòa nhà Packsimex, 52 Đông Du, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP HCM.
    • MMobile: 0915 297 980
    • Email: letan52@esmart.vn
  • Tầng M, Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3.
    • Mobile: 0911 742 342
    • Email: letan117@esmart.vn
  • Tầng 3, Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3.
    • Mobile: 0888 156 066
    • Email: letan119@esmart.vn
  • Tầng 7, Tòa nhà Center Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 8, Quận Phú Nhuận.
    • Mobile: 0917 993 353
    • Email: letan106@esmart.vn

Trong trường hợp Quý Khách hàng có yêu cầu đặc biệt hay trong một số trường hợp cần hỗ trợ, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Nhân viên Lễ tân để được hỗ trợ tốt nhất.

4. PHÒNG HỌP:

Quý Khách hàng vui lòng đặt qua App trước một ngày, thời gian tối thiểu cho một lần đặt phòng họp là 1 giờ (thời gian thực sử dụng dưới 1 giờ vẫn sẽ tính là 1 giờ). Số giờ họp miễn phí hàng tháng sẽ không được cộng dồn vào tháng kế tiếp.

  • Phòng họp tại Tòa nhà HM Town có sức chứa từ 7 đến 9 người.
  • Phòng họp tại Tòa nhà Packsimex có sức chứa 7 người.
  • Phòng họp tại Tầng M, Tòa nhà An Phú Plaza có sức chứa 6 người.
  • Phòng họp tại Tầng 3, Tòa nhà An Phú Plaza có sức chứa 6 người.
  • Phòng họp tại Tòa nhà Center Point có sức chứa tối đa 7 người.

Thời gian sử dụng phòng họp:

  • Từ thứ 2 đến thứ 6: sáng từ 8h00 đến 11h30; chiều từ 13h00 đến 17h00.
  • Thứ 7: từ 8h00 đến 11h00.

Lưu ý:

  • Không vẽ, thôi dán giấy/hình ảnh lên các vách tường, kính.
  • Không ăn uống, đùa giỡn lớn tiếng trong khu vực phòng họp.
  • Không để lại rác thải trong phòng họp.
  • Không đi vào các khu vực khác nếu chưa được sự đồng ý của Lễ tân.
  • Hệ thống máy lạnh tòa nhà HMTown sẽ ngưng hoạt động sau thời gian quy định nên Quý Khách hàng có nhu cầu sử dụng phòng họp sau thời gian trên sẽ không có máy lạnh. Trong trường hợp sử dụng máy lạnh, Quý Khách hàng vui lòng thông báo với lễ tân trước 1 ngày. Phí phụ thu máy lạnh ngoài giờ của tòa nhà (chưa bao gồm phí phòng họp) là 200.000 VNĐ /giờ.
  • Số giờ họp free hàng tháng chỉ áp dụng trong giờ hành chính.

5. HỘI TRƯỜNG:

Hội trường tại Tòa nhà HM TOWN với sức chứa khoảng 40 người, được trang bị đầy đủ máy chiếu, âm thanh và bảng viết;

Quý Khách hàng vui lòng đặt qua App trước hai ngày, thời gian tối thiểu cho một lần đặt phòng họp là 4 giờ (thời gian thực sử dụng dưới 4 giờ vẫn sẽ tính là 4 giờ). Số giờ hỗ trợ sử dụng hàng tháng sẽ không được cộng dồn vào tháng kế tiếp.

Thời gian sử dụng hội trường:

  • Sáng: 8h00 – 12h00
  • Chiều: 13h00 – 17h00

Hướng dẫn sử dụng:

  • Quý Khách hàng được hỗ trợ một chỗ ngồi tại khu vực Lễ tân cho Nhân viên trong Công ty trong suốt thời gian thuê hội trường;
  • Quý Khách hàng vui lòng hướng dẫn khách của Quý Khách sử dụng hội trường và không được phép đi vào khu vực khác;
  • Không ăn uống, đùa giỡn lớn tiếng trong khu vực hội trường.
  • Không để lại rác thải trong hội trường.

Lưu ý:

Quý Khách hàng vui lòng thanh toán chi phí cố định trước khi sử dụng 24h. Các chi phí phát sinh sẽ thanh toán sau khi đã sử dụng.

6. PHÒNG LÀM VIỆC GIÁM ĐỐC:

Nhằm mục đích hỗ trợ việc xây dựng thương hiệu, hình ảnh của Quý Doanh nghiệp, eSmart cung cấp dịch vụ cho thuê phòng làm việc riêng cho Giám đốc. Quý Khách hàng có nhu cầu sử dụng, vui lòng đặt qua App trước hai ngày, thời gian tối thiểu cho một lần đặt phòng làm việc Giám đốc là 2 giờ (thời gian thực sử dụng dưới 2 giờ vẫn sẽ tính là 2 giờ).

Hướng dẫn sử dụng:

  • Quý Khách hàng vui lòng sử dụng đúng Phòng Giám đốc và không được phép đi vào khu vực khác;
  • Không để các vật dụng, kệ tủ sát mặt kính;
  • Không vẽ, dán giấy/hình ảnh lên các vách tường, kính;
  • Không để lại rác thải trong Phòng Giám đốc.
  • Số giờ họp free hàng tháng chỉ áp dụng trong giờ hành chính.

7. SẢNH TIẾP KHÁCH CHUNG:

Mỗi ngày Quý Khách hàng được sử dụng miễn phí tối đa 60 phút để đón tiếp khách hàng tùy gói dịch vụ Quý Khách hàng lựa chọn. Nếu sử dụng quá số giờ quy định, chi phí sảnh tiếp khách là 100.000 VNĐ /giờ.

Nếu Quý Khách hàng có nhu cầu sử dụng hơn 60 phút /ngày, Quý khách hàng vui lòng đặt qua App trước 1 ngày hoặc liên hệ Nhân viên Lễ tân để được hỗ trợ.

Số lượng tiếp khách ít hơn 4 người. Nếu tổng số khách và đối tác vượt quá 4 người, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Nhân viên Lễ tân sử dụng phòng họp.

8. KHU VỰC BÀN LÀM VIỆC TRUYỀN THỐNG:

Vì lý do an ninh tại mỗi vị trí làm việc và cùng nhau xây dựng một hình ảnh văn phòng làm việc chuyên nghiệp tại văn phòng chia sẻ eSmart, khu vực bàn làm việc chỉ dành cho 1 người làm việc (đã đăng ký và xác nhận với eSmart), nhân viên không đăng ký hay đối tác của Quý Khách hàng không bước vào khu vực này.

Nhằm mục đích xây dựng một văn phòng làm việc văn minh và hiện đại, Quý Khách hàng vui lòng thực hiện các yêu cầu sau:

  • Không gây ồn, lớn tiếng tại khu vực làm việc ảnh hưởng đến xung quanh. Tại chỗ ngồi làm việc linh động (co-working space), chúng tôi có 2 booth điện thoại để Quý khách sử dụng.
  • Không vẽ, dán giấy /hình ảnh lên phần kính trên vách ngăn kính 2 bên;
  • Không trưng bày các vật dụng cá nhân/trang trí trên các vách ngăn giữa các ô bàn làm việc;
  • Không để các vật dụng vượt quá chiều cao của vách ngăn;
  • Giữ gìn vệ sinh chung tại chỗ ngồi làm việc. Không chứa rác, bao ni lông, thùng carton phía dưới bàn làm việc hay các khu vực lân cận bàn làm việc, lối đi chung.
  • Xếp gọn ghế sau khi sử dụng.
  • Sử dụng khu vực pantry để ăn uống.
  • Số giờ họp free hàng tháng chỉ áp dụng trong giờ hành chính.

9. KHU VỰC CO–WORKING:

Quý Khách hàng thuê bàn làm việc tại khu vực Co-working sẽ ngồi làm việc tự do trong này.

Quý Khách hàng vui lòng sử dụng 2 Booth điện thoại khi có nhu cầu trao đổi qua điện thoại để tránh gây ồn cho các khách hàng còn lại trong văn phòng.

Quý Khách hàng vui lòng xếp gọn gàng ghế và thu nhặt các vật dụng trên bàn sau khi kết thúc giờ làm việc.

Để xây dựng hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, trong giờ làm việc Quý Khách hàng vui lòng không để balo, túi nilon hay các vật dụng có kích thước lớn lên trên bàn làm việc.

Quý khách sử dụng các tủ để chứa đồ dùng cá nhân.

10. KHU VỰC PANTRY:

Quý khách có thể sử dụng khu vực pantry để ăn uống.

Khu vực pantry được trang bị máy pha cà phê và trà, quý khách vui lòng không tự điều chỉnh, thay đổi vị trí các thiết bị.

Quý khách giữ gìn vệ sinh chung sau khi ăn uống, không để lại rác thải và vật dụng trên bàn trong khu pantry.

Lưu ý:

  • Không mang thức ăn có mùi.
  • Không ăn trong thời gian: sáng từ 08h00 đến 11h30; chiều từ 13h00 – 17h00.

11. MÁY MÓC, THIẾT BỊ:

Nhân viên Lễ tân sẽ cung cấp cho Quý Khách hàng các Bảng hướng dẫn sử dụng các máy móc, thiết bị như: máy in, scan, máy photocopy….(nếu cần). Và hướng dẫn Quý Khách hàng sử dụng các máy móc, thiết bị này tuy nhiên Nhân viên Lễ tân sẽ không trực tiếp thực hiên các công việc như in ấn, scan, photocopy,…

12. CÁC LOẠI THẺ:

Thẻ xe: Vui lòng liên hệ Nhân viên Lễ tân để được hướng dẫn chi tiết.

Thẻ thang máy: Vui lòng liên hệ Nhân viên Lễ tân để được hướng dẫn chi tiết.

Thẻ ra vào văn phòng: Đối với Quý Khách hàng thuê bàn làm việc truyền thống, khu vực Co-working, phòng giám đốc, chúng tôi sẽ cung cấp cho mỗi Quý Khách 01 thẻ từ để ra vào khu vực văn phòng.

Chúng tôi chỉ cung cấp 1 lần;

Nếu thẻ từ bị mất, cong vênh hay gãy nứt, chúng tôi sẽ phụ thu 100.000 VNĐ /1thẻ /1 lần.

Lưu ý:

  • Quý khách vui lòng bảo quản các loại thẻ và bàn giao với nhân viên Lễ Tân khi kết thúc thời gian làm việc tại eSmart.
  • Tùy theo từng văn phòng sẽ áp dụng các loại thẻ khác nhau. Quý Khách hàng vui lòng liên hệ Nhân viên Lễ tân để được hướng dẫn chi tiết.

13. VỊ TRÍ GỬI XE TẠI TÒA NHÀ HM TOWN:

Khách hàng sử dụng bàn làm việc có hợp đồng 12 tháng sẽ gửi xe tại tòa nhà HM TOWN và được Nhân viên Lễ tân hỗ trợ làm thẻ xe.

Khách hàng có hợp đồng dưới 12 tháng sẽ gửi xe tại 27B Nguyễn Thượng Hiền, Phường 5, Quận 3 và làm thẻ xe trực tiếp tại nhà xe.

Vì lý do Tòa nhà không giữ xe khách ngoài, nên các khách hàng sử dụng Văn phòng chia sẻ vui lòng gửi xe bên ngoài Tòa nhà theo địa chỉ 27B Nguyễn Thượng Hiền, Phường 5, Quận 3 – Bãi giữ xe Thành Đạt. Phí gửi xe 7.000 VNĐ /lượt (báo đến địa chỉ Tầng 14, 412 Nguyễn Thị Minh Khai).

Trong trường hợp khách hàng hoặc đối tác của khách hàng gửi xe linh động tại tòa nhà HM TOWN vui lòng liên báo trước với lễ tân để sắp xếp và lấy thẻ ra vào. Phí thu hộ gửi xe là 15.000 VNĐ /lượt.

14. NHẬN – GỬI THƯ VÀ BƯU PHẨM:

Nhận thư:

  • Thông thường Nhân viên Lễ tân sẽ liên hệ Quý khách hàng để báo có thư từ, bưu phẩm. Tuy nhiên để tránh trường hợp thiếu sót, Quý khách hàng vui lòng chủ động liên hệ để nhận được thông tin chính xác.
  • Đối với bưu phẩm, bưu kiện lớn hơn 3kg hoặc có kích thước vượt quá 40x40x40cm thì eSmart có thể hỗ trợ tiếp nhận và lưu giữ trong vòng 1 ngày kể từ ngày thông báo cho Quý Khách hàng bằng email /sms /điện thoại. Nếu vượt quá thời gian trên mà Quý Khách hàng không đến nhận thì eSmart sẽ phụ thu phí lưu kho là 100.000 VNĐ /ngày.

Gửi thư:

  • Nhân viên Lễ tân sẽ cung cấp phong thư để Quý Khách hàng ghi thông tin. Sau đó, Nhân viên Lễ tân sẽ liên hệ với đơn vị chuyển phát nhanh để gửi thư giúp Quý Khách hàng.
  • Chi phí gửi thư và bưu phẩm, Quý Khách hàng vui lòng thanh toán cho đơn vị chuyển phát nhanh.

15. TÁC PHONG LÀM VIỆC TẠI ESMART:

Giữ vệ sinh chung, không ăn và mang thức ăn gây mùi tại khu làm việc. Nếu có rác thì vui lòng tập kết vào các thùng rác trong văn phòng (đối với rác văn phòng) và tập kết vào phòng rác ở cửa cầu thang bộ (đối với rác ướt, có mùi).

Cùng nhau xây dựng hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, không gây ồn, lớn tiếng làm ảnh hưởng đến người khác.

Tác phong gọn gàng, lịch sự: không mặc quần sọt, quần ngắn, đi dép lê vào văn phòng. Khuyến khích mặc đồ công sở và đi giày trong văn phòng.

Không nằm ngủ trên sàn vào buổi trưa, không ngủ tại các khu vực chung như sảnh tiếp khách, khu vực cafe, hội trường, ….

16. XÁC NHẬN KHI MANG VẬT DỤNG RA KHỎI TÒA NHÀ:

Nhằm đảm bảo an ninh tại Văn phòng chia sẻ eSmart, khi Quý Khách hàng có nhu cầu mang đồ đạc, máy móc các loại (đóng thùng, kích thước to như: máy tính, máy in, …) ra khỏi tòa nhà, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ Nhân viên Lễ tân để được cung cấp Phiếu đăng ký vật tư ra vào.

17. LƯU Ý TẠI TÒA NHÀ:

Theo quy định của tòa nhà HM TOWN, Khách hàng khi sử dụng thang máy xin vui lòng không đeo khẩu trang, mắt kính đen hoặc trùm khăn gây ảnh hưởng đến việc quản lý an ninh của tòa nhà.

Tuân thủ theo các quy định và hướng dẫn của tòa nhà.

18. HOTLINE:

Để nâng cao chất lượng dịch vụ, chúng tôi luôn luôn mong muốn lắng nghe ý kiến phản hồi của Quý khách hàng. Quý khách hàng vui lòng liên hệ số 0913 633 343 để phản ánh chất lượng dịch vụ hoặc cần hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp.

LƯU Ý: Các quy định về việc sử dụng văn phòng chia sẻ có thể thay đổi nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ mà không cần báo trước cho Quý Khách hàng.

Trân trọng cảm ơn!
Phòng Tổng hợp.

Đăng ký nhận bảng tin

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: Khởi Nghiệp, Quản lý, Marketing, Tài Chính,...
You cannot copy content of this page