“Tôi không có thời gian!” – Bạn thực sự bận hay đang giả vờ là nạn nhân của thời gian

THỜI GIAN DƯỜNG NHƯ TRỞ THÀNH “KẺ NHẬN TỘI” THAY CHO CHÚNG TA

Những dự án quan trọng mãi không hoàn thành dù gia hạn nhiều lần, danh sách việc cần làm dài ra mỗi ngày, những cuộc hẹn bị hủy vào phút cuối, những công việc liên tục trì hoãn hay các dự án không đủ thời gian hoàn thành… dường như đã trở thành những trải nghiệm quá phổ biến trong cuộc sống và công việc của hầu hết chúng ta.

Cứ mỗi bước sang một giai đoạn mới như tháng mới, quý mới, năm mới hay khi bắt đầu một công việc, một nhiệm vụ thì nhiều người trong chúng ta đều mạnh dạn đề ra các mục tiêu là sẽ hoàn thành tốt công việc đúng thời hạn và đảm bảo các yêu cầu đề ra. Nhưng cuối cùng, chúng ta vẫn rơi vẫn rơi vào tình huống trễ hạn, kết quả công việc không đảm bảo,… Khi đó, phản ứng của nhiều người là lập tức đổ lỗi cho “thời gian” bằng cách lấy lý do “tôi bận lắm”, “tôi không có thời gian”, “tôi có quá nhiều việc”, “nhiệm vụ này quá khó, quá mất thời gian”,… Mặc dù ban đầu chính họ đã biết và nắm các yêu cầu công việc, thời hạn được giao và cam kết rằng bản thân sẽ hoàn thiện tốt. Thời gian dường như đã trở thành “kẻ nhận tội” thay cho tất cả chúng ta.

ĐỪNG BAO BIỆN VÌ BẠN THẬT SỰ CÓ THỜI GIAN

Bạn có dự định tham gia một dự án hay làm một điều gì đó mới mẻ không? Tại sao dự định của bạn mãi chỉ là những suy nghĩ và ý tưởng. Bạn thích đọc sách nhưng trong suốt thời gian vừa rồi lại gần như chưa đọc quyển nào? Bạn đã đánh mất bao nhiêu mối quan hệ chỉ vì câu “khi nào rảnh cafe nha” vẫn luôn để ngỏ. Có phải đó là những tình huống thường gặp của bạn, vì sao lại như vậy, có phải bạn lại định trả lời “tôi không có thời gian”. Đừng bao biện, bạn thực sự có thời gian!

Hãy giả dụ như thế này nhé:

Nếu có người sẵn sàng trả 1 triệu USD để bạn đảm nhận hai vị trí công việc song song trong cùng một lúc, bạn có đồng ý không?
Nếu có người trả tiền để bạn làm video theo đúng sở thích của mình, bạn có làm không?

Hầu hết chúng ta đều sẽ trả lời “có” và thậm chí chúng ta sẽ làm mọi thứ để hối thúc bản thân nhằm nhận được khoản tiền khổng lồ đó. Lúc này, đột nhiên quỹ thời gian của bạn lại trở nên dư giả dù một ngày vẫn chỉ kéo dài 24 tiếng. Thời gian làm việc trong ngày không đổi, thứ thay đổi là ưu tiên của chúng ta. Như trong câu chuyện giả định trên, đột nhiên bạn “ưu ái” thời gian hoàn thành công việc hơn (để nhận 1 triệu USD) thay vì dành hàng tiếng đồng hồ lướt web, xem TV, tám chuyện cùng bạn bè, …

TẤT CẢ VẤN ĐỀ ĐỀU XOAY QUANH SỰ ƯU TIÊN

Tất cả mọi vấn đề đều dẫn về một nguyên do “Sự ưu tiên của chúng ta”. Nếu chúng ta thật sự yêu thích và muốn làm một việc thì thời gian không còn là vấn đề nữa. Nếu thiền là sở thích của bạn thì bạn sẽ tự động dành một khoảng trống trong lịch trình của bạn cho nó. Nếu bạn thích tập gym, bạn đã tự động dậy sớm để làm vậy. Hay nếu làm nhiều việc một lúc là sở thích của bạn, bạn đã tự sắp xếp thời gian làm việc ngoài giờ sau 8 tiếng trên công ty.

Tất cả chúng ta đều bận rộn, tất cả chúng ta đều chỉ có 24 giờ. Vì vậy nếu chúng ta cứ liên tục lấy thời gian làm cái cớ biện minh cho tất cả những gì chúng ta không muốn làm thì điều này sẽ giống như việc chúng ta tự bắn vào chân của mình vậy. Việc không dành sự ưu tiên thời gian cho những việc quan trọng, nuông chiều bản thân theo sự thỏa mãn cảm xúc nhất thời, bỏ lơ những việc giúp đem lại sự tiến bộ, phát triển sẽ ngăn cản chúng ta hoàn thiện và có được cuộc sống mà chúng hằng mơ ước.

HẠN CHẾ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CHÍNH LÀ NGUYÊN NHÂN THẬT SỰ

Nếu bạn cứ liên tục dùng cụm từ “Xin lỗi, tôi không có thời gian” để giải quyết tất cả các tình huống khó xử, chẳng có gì lạ khi bạn bắt đầu tin là “Tôi thực sự không có thời gian”. Bận rộn là một khái niệm tương đối. Bởi, người ta luôn có thời gian cho thứ họ ưu tiên. Dùng từ viện cớ sẽ không sai, bởi vì trong chúng ta khi trưởng thành ai cũng đã sử dụng cụm từ “Tôi bận lắm” để từ chối những công việc nào đó mà bản thân mình không mong muốn như hoàn thành công việc, gặp gỡ đối tác, thực hiện nhiệm vụ được giao hay tham gia một sự kiện quan trọng,…

Khi nhìn nhận lại sự việc một cách khách quan, chúng ta sẽ nhận ra kỹ năng quản lý thời gian chính là điều chúng ta thiếu sót. Một cuộc khảo sát quy mô lớn của Trường Kinh doanh Harvard chỉ ra Kỹ năng quản lý thời gian trong số các kỹ năng mà mọi người mong muốn nhất, nhưng đồng thời cũng nằm trong số các kỹ năng hiếm người sở hữu nhất.

Xem thêm: Đúng giờ là tất cả.

Không thiếu những lời khuyên về kỹ năng quản lý thời gian từ các cuốn sách, blog, talkshow, kênh tin tức, mạng xã hội,… và sự ra đời của hàng loạt các ứng dụng, công cụ hỗ trợ để tăng cường khả năng quản lý thời gian, lên kế hoạch công việc.

Tuy nhiên, điều đáng buồn nhất là việc dù không thiếu các lời khuyên, phương pháp, công cụ hỗ trợ được thiết kế tối ưu và hiện đại đến đâu thì chúng ta vẫn khó có thể áp dụng chúng. Điều này cũng tương tự như việc, bạn đưa cho một người không biết nấu ăn những nguyên liệu tuyệt hảo, bộ dụng cụ nhà bếp chất lượng cao, sách hướng dẫn nấu ăn,… và chờ đợi một món ngon từ họ trong khi chính họ lại không biết cách sử dụng những nguyên liệu và dụng cụ này.

Việc nghe theo các lời khuyên hay sử dụng các ứng dụng lập lịch trình, quản lý thời gian mà thiếu đi nhận thức về ý nghĩa của thời gian và kỹ năng quản lý công việc. Do đó để trang bị kỹ năng quản lý thời gian tốt để làm chủ công việc và cuộc sống chúng ta có phương pháp chính xác.

Thứ nhất, khả năng nhận thức

Chúng ta cần có suy nghĩ thực tế về thời gian của bản thân bằng cách hiểu nó là một nguồn lực hạn chế. khả năng nhận thức rõ sự hữu hạn của thời gian, định lượng được thời gian mỗi cá nhân có và nhận thức rõ công việc bản thân cần thực hiện chính là tiền đề giúp chúng ta quản lý hiệu quả thời gian của mình.

Thứ hai, khả năng sắp xếp

Khi đã nhận thức được công việc và nguồn lực thời gian của bản thân thì tiếp theo chúng ta cần làm là sắp xếp các công việc thành quy trình để tối ưu hóa công việc. Thiết kế và tổ chức các mục tiêu, kế hoạch, lịch trình và nhiệm vụ của bản thân một cách có hệ thống, rõ ràng và tối ưu sẽ giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

Thứ ba, khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng giúp chúng ta kiểm soát tốt việc sử dụng thời gian trong khi tiến hành trong thực tế bao gồm như điều chỉnh để tránh bị gián đoạn hoặc thay đổi mức độ ưu tiên. Nguyên nhân đến từ những sự việc biến động luôn xảy ra vì vậy chúng ta không thể thực hiện 100% theo đúng lịch trình đã đề ra. Sự linh hoạt điều chỉnh lịch hoạt để thích ứng với các biến động trong công việc và cuộc sống chính là chìa khóa giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả.

Trong số ba kỹ năng này, khả năng sắp xếp chính là kỹ năng thân thuộc và dễ kiểm soát nhất. Chính vì vậy, hiện nay có rất nhiều ứng dụng, phần mềm công nghệ ra đời giúp hỗ trợ việc lên lịch và lập kế hoạch như Memory Timer, Say Free, Focus To-do.

Nghiên cứu chuyên sâu về kỹ năng quản lý thời gian của Trường Kinh doanh Harvard chỉ ra quá trình quản lý thời gian có tiến trình tương tự như quá trình ra quyết định về cấu trúc, tiến trình thực hiện và sự điều chỉnh phù hợp với điều kiện môi trường bên ngoài.

Peter Ferdinand Drucker là chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị. Ông được coi là cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại, là tác giả nhiều cuốn sách quản lý nổi tiếng, trong đó có cuốn Những thách thức của quản lý trong thế kỷ 21. Ông là nguồn cảm hứng cho các nhà quản lý trẻ trên toàn thế giới đã chỉ ra điều tương tự thông qua nghiên cứu của bản thân và lập nên quy trình quản lý thời gian gồm 3 bước.

Bước 1. Theo dõi việc sử dụng thời gian hiện tại của bản thân

Bước đầu tiên trong phương pháp quản lý thời gian của Drucker là nắm rõ thời gian mình có. Chúng ta cần biết thời gian của mình đi đâu, dành vào việc gì. Cách duy nhất đạt được mục tiêu này là thực hiện theo dõi thời gian cá nhân bằng cách ghi chép và lập thời gian biểu cho từng công việc cần làm.

Vậy tại sao chúng ta cần theo dõi thời gian của mình? Đó là vì suy nghĩ của chúng ta không phải là bất biến. Và suy nghĩ của mỗi cá nhân sẽ chi phối cách chúng ta sử dụng thời gian trong thực tế, khiến chúng ta quên mất mục tiêu ban đầu và bị cuốn vào những yếu tố gây xao nhãng.

Theo Drucker: “Phần đông chúng ta ít có khả năng quản lý thời gian. Chúng ta hành động một cách bản năng theo cao các suy nghĩ. Thậm chí chi chìm trong tận cùng của bóng tối, hầu hết mọi người vẫn giữ ý niệm về không gian thay vì thời gian. Thậm chí khi ở trong không gian có ánh đèn, nếu ngồi trong căn phòng kín, thì dù một vài giờ trôi qua, chúng ta vẫn không thể ước tính bao nhiêu thời gian đã trôi qua… Vì thế, nếu chúng ta lệ thuộc vào suy nghĩ của mình thì chúng ta sẽ không biết thời gian đã vụt trôi qua như thế nào”.

Có nhiều cách để theo dõi và dưới đây là một số cách:

Theo dõi bằng ghi chép bằng tay như: sử dụng sổ tay ghi những việc cần làm, viết nhật ký,..
Sử dụng phần mềm theo dõi công việc như Trello, Bitrix,…

Tự động hoá theo dõi thời gian bằng các ứng dụng hay phần mềm được trang bị tính năng theo dõi lịch trình hoạt động.

Bước 2: Phân tích thời gian

Bước tiếp theo là phân tích biểu thời gian của bản thân. Theo Drucker, không ai có thể sử dụng thời gian của bản thân một cách hoàn hảo. Nếu không theo dõi và kiểm soát, thì chúng ta sẽ lãng phí đến hơn 50% thời gian cho những việc vô bổ. Do đó, bước 2 nhằm mục đích giúp chúng ta tìm ra các sự việc, sự vật mà chúng ta thường phí phạm thời gian vào.

Drucker đưa ra 2 câu hỏi giúp chúng ta xác định điều này:

Câu hỏi 1: “Điều gì có thể xảy ra nếu chúng ta không làm việc này?”.

Một công việc việc quan trọng chắc chắn sẽ gây ra hậu quả nếu chúng ta không thực hiện. Câu hỏi này giúp chúng ta xác định đâu là công việc vô ích. Từ đó chúng ta có thể loại bỏ những công việc này.

Câu hỏi 2: “Liệu có ai khác sẽ thay bạn thực hiện công việc đó tốt hơn hay không?”.

Không ai giỏi mọi thứ, bạn và tôi đều có điểm mạnh riêng, vì vậy trong một số trường hợp, người khác sẽ thực hiện công việc tốt hơn bạn. Đồng thời, nguồn lực về thời gian, trí tuệ và sức khỏe của mỗi người là bạn chế. Câu hỏi này sẽ giúp bạn nhận ra đối tượng có thể giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn. Nếu có, hãy chuyển giao hoặc tìm kiếm sự trợ giúp từ họ để bạn có thể tập trung vào những công việc khác.

Bước 3: Hiệu chỉnh thời gian

Bước thứ 2 giúp bạn phân tích, tìm ra khoảng thời gian bị lãng phí hay không mang lại giá trị từ đó tối ưu lại. Đến bước 3 bạn sẽ tiến hành tái tổ chức các hoạt động để tạo nên một lịch trình công việc hiệu quả. Bạn không thể đồng nhất khoảng thời gian 1 tiếng đồng hồ với 10 khoảng thời gian 6 phút vì nếu chúng ta luôn bị gián đoạn, phân tâm bởi các yếu tố khác khi làm việc thì sẽ có rất ít công việc thực sự sẽ được hoàn thành. Vì thế, Drucker khuyên chúng ta hàng ngày dành riêng một khoảng thời gian lớn, không gián đoạn để tập trung làm những công việc ưu tiên. Ông diễn giải: “Thậm chí 1/4 ngày làm việc nếu được tổ chức thành các đơn vị thời gian lớn thường là đủ để hoàn thành những việc quan trọng”.

Công việc đòi hỏi sự sáng tạo viết cao như viết lách, thiết kế có thể đòi hỏi khoảng thời gian tập trung tối đa trong thời gian dài, để tâm trí hoàn toàn tập trung vào chủ đề và không bị phân tán.

Trong cuộc sống hiện đại, quản lý thời gian là kỹ năng không thể thiếu để tạo nên thành công. Đặc biệt, cuộc sống bận rộn bạn cần phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình cũng như các mối quan hệ khác. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng kỹ năng quản lý thời gian cho bản thân từ đó làm chủ cuộc sống và công việc của bản thân. Chúng ta hãy cùng bắt tay ngay vào xây dựng kế hoạch của riêng mình để sống một cuộc đời thật trọn vẹn.

Nguồn tham khảo: HBR.org