Rất ít người ngày nay có hứng thú làm việc trong chỉ một dự án duy nhất tại một thời điểm. Hầu hết chúng ta đang phải xoay sở khi bắt buộc tham gia nhiều dự án cùng một lúc, và không thể tập trung vào một mục đích duy nhất. Về lý thuyết, hệ thống đa nhiệm vụ này có một số ưu điểm: Bạn có thể phát triển kĩ năng chuyên môn của mình tại đúng nơi, đúng thời điểm, bạn có thể áp dụng kiến thức của bạn trong nhiều nhóm khác nhau và luân phiên thực hiện các dự án nhằm giảm thiểu thời gian lãng phí.
Tuy nhiên, trên thực tế, cuộc nghiên cứu kéo dài hơn 15 năm của chúng tôi cho thấy, điều này phức tạp hơn rất nhiều. Đối với nhiều người, họ cảm thấy căng thẳng và do đó làm việc kém năng suất hơn khi bị dính vào một số dự án khác nhau, chứ không như những gì lý thuyết nói. Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau cần một khoảng thời gian nhất định. Điều này được cho là làm giảm sự tập trung và năng lượng của bạn. Tham gia vào các nhóm, bạn cũng sẽ luân phiên thay đổi giữa các vai trò khác nhau – ví dụ, bạn có thể là người lãnh đạo trong nhóm 1 nhưng là thành viên cấp dưới của nhóm 2 – sự thay đổi này không chỉ cho thấy sự chênh lệch trong trách nhiệm nhưng còn là trong khả năng ứng biến với các tình huống khó. Mỗi nhóm khác nhau lại còn có từng văn hóa riêng biệt, bao gồm các mối quan hệ, thói quen, biểu tượng nhóm, những câu nói đùa, sự kỳ vọng và khả năng xử lý những thông tin không rõ ràng. Và nếu bạn không lên kế hoạch cẩn thận và đàm phán về sự đóng góp của mình cho mỗi nhóm, bạn có thể sẽ làm công việc lặp đi lặp lại thay vì thúc đẩy bản thân ngày càng phát triển.
Làm thế nào bạn có thể quản lý thời gian, stress và phát triển hơn nếu bạn ở trong nhiều đội nhóm khác nhau? Và làm thế nào bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất? Bắt đầu trước hết hãy lên kế hoạch làm theo một số quy tắc đơn giản sau đây:
1. Ưu tiên điều quan trọng và sắp xếp trình tự công việc
Có một cái nhìn bao quát
Nếu chỉ tập trung phạm vi nhỏ vào công việc của 1 ngày nào đó thì bạn sẽ dễ có tình trạng “nước tới chân mới nhảy”. Bạn nên thường xuyên kiểm tra tình hình của tất cả các dự án để ghi chú các mốc quan trọng. Bằng cách chủ động xác định khoảng thời gian nào nhiều dự án phải được hoàn thành gấp rút, bạn có thể quản lý thời gian và đề ra mục tiêu cần đạt. Tốc độ hoàn thành và yêu cầu của dự án sẽ giúp bạn xác định được khi nào nên có mặt các thành viên, và phong cách quản lý, kinh nghiệm quản lý cần có để tạo động lực làm việc trong các tình huống khẩn.
Sắp xếp trình tự theo chiến lược khôn ngoan
Chọn một nhiệm vụ và tập trung hoàn toàn vào nó, thay vì có thái độ làm việc “đến đâu hay tới đó”. Bắt đầu với nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao nhất và không làm điều gì khác. Nêu ra từng kết quả phải đạt được, xác định hành động nào là cần thiết để đạt được những kết quả đó và kiên trì thực hiện. Nghiên cứu cho thấy những suy nghĩ còn vương lại sau một dự án mà bạn vừa thực hiện tốn rất nhiều chất xám, do đó bạn càng có ít sự chuyển đổi luân phiên giữa các dự án trong một ngày thì càng tốt. Nếu bạn phải làm việc đa nhiệm, hãy tích hợp những nhiệm vụ tương thích vào một nhóm bất kỳ. Ví dụ, nếu bạn biết bạn sẽ cần trả lời các cuộc gọi điện thoại vào nhiều khung giờ bất chợt trong ngày, hãy thực hiện một nhiệm vụ khác bạn vẫn có thể thực hiện được sau khi bị gián đoạn.
Cristina Escultura/EyeEm/Getty Images
Xem thêm: Làm thế nào để tăng khả năng tập trung của bạn lên 300%?
2. Đề ra mục tiêu và hãy nói cho mọi người cùng biết
Tự bảo vệ mình.
Khi bạn cần tập trung vào một nhiệm vụ với mức độ ưu tiên cao, hãy tự cho mình tránh khỏi những yếu tố tác động bên ngoài. Ví dụ, khi tôi viết lách – một nhiệm vụ cần sự tập trung cao nhất của tôi – tôi sẽ trả lời tự động trên email của mình để nói với mọi người rằng tôi không kiểm tra email cho đến một thời điểm nhất định trong ngày và cung cấp số điện thoại di động của tôi trong trường hợp khẩn cấp. Bằng cách nói với mọi người đừng mong đợi một câu trả lời ngay lập tức, bạn dành cho mình một chút thời gian để tập trung, trong khi cũng vừa trấn an họ rằng bạn sẽ xem ngay email sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Trong thông báo của bạn đã bao gồm số điện thoại có thể gọi khi khẩn cấp. Việc này vừa báo hiệu cho họ rằng bạn sẽ sẵn sàng phản hồi, vừa khiến mọi người suy nghĩ kỹ rằng liệu yêu cầu của họ có thực sự cần bạn chú ý ngay lập tức hay không.
Ghi nhận lại tiến độ công việc và bất cứ khi nào cần, hãy thảo luận.
Nhìn thấy tiến độ thực hiện dự án giúp các trưởng nhóm cảm thấy được trao quyền và được kiểm soát. Hãy có thái độ chủ động khi một vấn đề phát sinh. Khi bạn nói càng sớm càng tốt vấn đề của mình rằng “Tôi đã có một cuộc xung đột và có thể gặp khó khăn trong việc truyền tải 100% nội dung cần thực hiện”, nhiều nhà lãnh đạo sẽ tin tưởng bạn. Một thành viên trong nhóm nghiên cứu của chúng tôi bảo rằng anh đã phản hồi các yêu cầu của nhóm chỉ đơn giản với hai từ: “Làm ngay!”. Ngay cả câu trả lời siêu ngắn gọn này cũng đã cho các đồng nghiệp biết rằng anh ấy đã nhận được yêu cầu của họ, và anh ấy sẽ thực hiện dự án ngay khi có thể.
Xem thêm: 3 Nhận định sai lầm về “Mục tiêu”
3. Giúp bản thân phát triển
Hiểu bản thân cần gì
Một nhược điểm lớn của làm việc đa nhiệm là ta ít khi được tiếp xúc với các chuyên gia từ các lĩnh vực khác nhau, làm giảm đi cơ hội để ta học hỏi từ họ và khả năng tạo ấn tượng với họ. Dưới áp lực thời gian, chúng ta thường để mỗi người làm những việc mà họ đã có kiến thức sâu rộng, thay vì đầu tư để các thành viên khác học tập và phát triển. Bạn cần phải xác định được các mục tiêu phát triển và đạt được chúng bằng nhiều cách khác nhau. Hãy tìm ra một ai đó trong nhóm bạn muốn tiếp xúc thường xuyên. Hãy xác định và nêu rõ ràng mục tiêu phát triển của bạn cho cả trưởng nhóm và những chuyên gia trong các lĩnh vực bạn tham gia.
Thúc đẩy bản thân.
Sau khi xác định mục tiêu phát triển của bạn, hãy dành ra thêm thời gian để học tập thực tế. Nghiên cứu cho thấy một yếu tố quyết định của việc học là thời gian được sử dụng để thẩm thấu, xem lại và tích hợp thông tin mới. Đây là một thách thức lớn, bởi vì đa nhiệm buộc chúng ta phải chuyển đổi giữa các dự án khác nhau, với mục tiêu duy nhất là giảm thời gian chết. Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian để chủ động xem lại kiến thức đã học một cách chi tiết. Nhưng cũng không vì vậy mà bạn dành phần lớn thời gian để chiêm nghiệm những điều gì đã học, hãy nhớ bạn còn cần phải biến những kiến thức ấy thành một dạng kết quả đong đo đếm được trong công việc.
Xem thêm: 23 cách để cải thiện năng suất làm việc
Lời kết:
Trên khắp thế giới, những lợi ích tài chính đáng kể của đa nhiệm cho thấy nó đã trở thành một lối sống, đặc biệt là trong kiến thức thực tiễn, bất chấp những căng thẳng và rủi ro mà nó có thể gây ra cho những người làm việc ở nhiều nhóm, nhiều dự án cùng một lúc. Là một thành viên trong các nhóm, bạn có thể cân bằng hoặc thậm chí nhiều khi phải đánh đổi giữa việc cống hiến hết mình một tổ chức và gặt hái một số lợi ích riêng cho bản thân mình.
Heidi K. Gardner & Mark Mortensen
Người dịch: An Trần
Nguồn: https://hbr.org/2017/11/how-to-stay-focused-if-youre-assigned-to-multiple-projects-at-once
