Bạn đang chán ngán và kiệt sức khi luôn bị công việc rượt đuổi? Hơn nữa, hàng trăm cuộc gọi và email đang chờ bạn phản hồi trong ngày. Thậm chí là bạn chưa kịp đọc vài tin tức hay đăng một cái trạng thái lên Twitter đã phải lao đầu vào vô số việc khác. Lúc này, có thể bạn sẽ tự hỏi làm thế nào để bản thân chủ động hơn trong công việc?
Tôi nhận thức được rằng bản thân thường trở nên gắt gỏng và khó chịu khi mọi thứ đi chệch kế hoạch của mình nên tôi quyết định tập một thói quen.. Đó là “chủ động với công việc” (proactive working) chứ không “phản ứng với công việc” (reactice working). Bằng cách chủ động sắp xếp ưu tiên và lên kế hoạch thời gian làm việc khi công việc đang bắt đầu chồng chất, chúng ta sẽ không còn phải “chịu đựng” những núi công việc hàng ngày. Từ đó chúng ta sẽ có thể trở nên thoái mái với đồng nghiệp và luôn giữ được sự tỉnh táo, sáng tạo khi làm việc.
1. Hãy viết ra những công việc mà bạn phải hoàn thành trong tuần
Điều này yêu cầu bạn phải thật tập trung, trở thành “CEO của chính bản thân mình“. Đầu tiên hãy gạt hết sự lo lắng về lượng công việc chất đống của bạn qua một bên và xác định xem những công việc nào chỉ bạn có thể hoàn thành để những công đoạn tiếp theo có thể được tiến hành. Sau đó liệt kê những việc lặt vặt còn lại và sắp xếp chúng thật phù hợp. Nếu không đủ thời gian thì hãy nhờ ai đó hoặc đẩy nó sang danh sách công việc cần làm tuần sau.
2. Chỉ tập trung làm những công việc ưu tiên trong danh sách
Các tin nhắn trong email trên điện thoại hay màn hình máy tính của bạn giống như một cục nam châm vậy, một khi dính vào thì sẽ rất khó để thoát ra. Bạn chỉ cần kiểm tra tin đầu tiên thì chắc chắn sẽ có tin thứ hai và việc ấy sẽ tiếp tục như vậy cho đến khi bạn không còn tin nào. Điều đó thường sẽ chiếm phần lớn thời gian của bạn từ lúc thức giấc cho đến khi bạn đã lên giường ngủ. Vì vậy, hãy cố gắng giảm thiểu sự xao nhãng để tập trung giải quyết những công việc quan trọng hơn. Hãy tắt hết các màn hình tin nhắn, email cho đến khi bạn hoàn thành việc chính của mình.
3. Đưa ra khung giờ quy định cho việc phản hồi
Bạn cho rằng, không thể quy định giờ giấc cho việc phản hồi email, tin nhắn? Việc chúng ta thường xuyên kiểm tra các tin nhắn trong email, đồng nghĩa với việc chúng ta đang lãng phí thời gian của mình cho những công việc ít quan trọng. Hãy thiết lập một khung thời gian riêng cho việc trả lời email ấy, ví dụ như, bạn sẽ chỉ làm nó vào buổi sáng, trưa hoặc chiều muộn. Khoảng thời gian còn lại bạn sẽ tập trung toàn bộ tinh thần vào những việc cần ưu tiên. Tuy nhiên, nếu có email nào đó cần bạn trả lời gấp thì đừng ngần ngại, hãy linh hoạt khi xử lí những vấn đề ấy.
4. Lập thời khóa biểu cho công việc
Điều ấy cũng giống như việc lập ra một cái thời khóa biểu cho các lớp học của mình khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Thay vì sắp xếp thời gian cho các môn học thì giờ đây chúng ta sắp xếp thời gian cho các cuộc gọi hay họp hành. Một số ngày quan trọng còn được đặt cho một cái tên hẳn hoi. Chẳng hạn như thứ ba là ngày “đội nhóm”, mọi thời gian trong ngày sẽ được dành cho việc bàn bạc, thảo luận những dự án quan trọng và cùng nhau chia sẻ, đóng góp ý kiến để các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành công việc của mình. Nếu chủ động sắp xếp công việc như này, chúng ta sẽ làm việc một cách có tổ chức hơn và không bỏ sót bất kì công việc nào.
Xem thêm: 5 sai lầm khiến một người thông minh tự đạp đổ thành công của chính mình
5. Chia nhỏ công việc
Chúng ta thường chần chừ và cảm thấy chán nản khi gặp những công việc khó khăn, phức tạp. Vậy nên, hãy chia nhỏ công việc ấy ra và giải quyết nó từng chút một. Nó sẽ khiến công việc của bạn hoàn thành nhanh hơn bạn tưởng đấy. Hãy thử xem nhé!
6. Ngừng suy nghĩ vẩn vơ
Nếu bạn là người hay suy nghĩ lung tung, thì một email chỉ mất 5 phút để xử lí cũng sẽ làm bạn tiêu tốn đến 30 phút. Hay một vài bổ sung vào slide Powerpoint thôi lại mất hết nửa ngày của bạn. Chúng ta thường nghĩ quá nhiều khi cảm thấy bất an. Hãy gạt bỏ những suy nghĩ vớ vẩn trong đầu ấy đi để nhường chỗ cho việc phát huy năng lực và tập trung sáng tạo giải quyết tốt công việc. Chẳng phải người xưa có câu “Hoàn Thành tốt hơn là Hoàn hảo” sao.
“Done is better than perfect”
7. Tự thưởng cho bản thân
Sau khi kết thúc mỗi ngày hoặc trước khi đi ngủ, bạn hãy ngẫm nhìn hoặc viết lại những thành quả mà bạn đã làm và hãy tự chúc mừng bản thân cho một ngày trải qua thật tuyệt vời. Việc ấy sẽ tạo thêm động lực và mục tiêu phấn đấu cho bản thân bạn trong những công việc tiếp theo.
Hãy luôn chủ động trong công việc của mình để không còn phiền não với lượng công việc quá tải nữa. Chỉ có như vậy thì bạn mới có thể tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, đem về những cống hiến to lớn cho công ty.
Claudia Chan
Người dịch – Thùy Tiên
