Bạn luôn có quá nhiều thứ phải hoàn thành nhưng khả năng không cho phép. Bạn làm đủ mọi cách từ ưu tiên những thứ quan trọng, có kế hoạch rõ ràng đến phân công cho người khác hay cố gắng tập trung vào nó nhưng kết quả vẫn như cũ. Vậy điều tiếp theo bạn cần làm chính là nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân để có thể vừa tiết kiệm thời gian vừa hoàn thành tốt công việc.
Để có thể tìm ra chiến lược làm việc thích hợp nhất cho mỗi người thì còn tùy thuộc vào yếu tố bản thân họ và tình huống cụ thể. Tuy nhiên, việc áp dụng ngay cả chỉ một trong 5 phương pháp này cũng sẽ có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi tuần.
1. Làm rõ những kỳ vọng thực tế.
Khi bạn nhận một nhiệm vụ quan trọng, hãy nói chuyện với bất kỳ bên liên quan chính nào về những gì họ mong đợi từ bạn. Có lẽ họ cần một bản PowerPoint, hoặc không. Có lẽ họ cần một công việc A+ hoặc có thể B+ cũng sẽ ổn. Cũng có lẽ họ cần một kế hoạch toàn diện hoặc có thể chỉ là một bản phác thảo công việc.
Ví dụ, một nhà lãnh đạo doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính đã tiết kiệm được nhiều ngày làm việc, khi anh ấy hiểu rõ rằng, trong một số trường hợp, tất cả những gì cần thiết để đưa ra quyết định là có đủ thông tin hay không. Chứ không nhất thiết lúc nào cũng cần phân tích chuyên sâu.
Bằng cách làm rõ những gì thực sự cần thiết và ở mức độ nào, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian quyết định những việc cần làm và hoàn thành nhiệm vụ.
2. Sử dụng lại những nguồn tư liệu trước đó.
Khả năng giảm thời gian làm việc bằng cách tái sử dụng các nguồn tư liệu của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào công việc bạn chịu trách nhiệm. Chẳng hạn như việc sao chép, dán và chỉnh sửa một tài liệu. Điều đó có thể xảy ra với email, các bài thuyết trình, giới thiệu, đề xuất và hầu hết các hoạt động khác mà bạn có thể truyền đạt với nội dung tương tự.
Chiến lược này rất hữu ích đối với những người thường xuyên phải thuyết trình hoặc giảng dạy. Khi thời gian của bạn hạn hẹp, đừng cố làm mới hoàn toàn các tư liệu của bạn mà thay vào đó hãy dùng những thứ có sẵn để có thể tiết kiệm thời gian mà vẫn truyền tải được những nội dung tốt nhất. Các diễn giả hàng đầu thường có xu hướng lặp đi lặp lại những bài phát biểu của mình bởi chính điều đó sẽ giúp bài nói của họ ngày một hoàn thiện hơn.
3. Phát triển các biểu mẫu và danh sách kiểm tra
Để tăng tốc quá trình làm việc của bạn với các công việc thường ngày, hãy nghĩ ra một biểu mẫu hoặc làm một danh sách các công việc cụ thể. Ví dụ, bạn có sẵn một email mẫu chuyên dùng để gửi thông tin thuế cuối năm và mỗi năm bạn chỉ cần phải thay đổi vài thông số là đã có thể gửi ngay cho kế toán của mình mà không cần phải suy nghĩ lâu. Và đối với chi tiêu hàng tháng, bạn có thể lập ra cho mình một danh sách kiểm tra tài chính.
Có lẽ bạn cũng sẽ cần một vài mẫu cho những việc như tập hợp các báo cáo, thuyết trình hoặc các chương trình họp hàng tuần. Ngoài ra, bạn sẽ nhận thấy được sự tiện lợi của danh sách kiểm tra đối với các việc như lập kế hoạch hàng tuần, các cuộc họp riêng lẻ hoặc các hoạt động lặp đi lặp lại khác. Cả biểu mẫu và danh sách kiểm tra đều sẽ giúp bạn tốn ít thời gian hơn để hoàn thành tốt công việc của mình vì bạn không cần phải dành thời gian để nhớ lại những việc cần làm hoặc quyết định bước tiếp theo trong công việc.
Bạn có thể lưu trữ các biểu mẫu và danh sách kiểm tra này trong một hệ thống tinh vi hơn, nhưng thường chỉ cần lưu lại chúng trong tài liệu Word là đủ.
4. Biến nó thành một cuộc trò chuyện
Tùy thuộc vào những gì bạn cần thực hiện, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chia sẻ những gì bạn đã thực hiện bằng lời nói. Ví dụ, có thể người quản lý của bạn yêu cầu bạn nghiên cứu một chủ đề cụ thể. Thay vì viết một bài thuyết trình chính thức, bạn có thể hoàn thành mục đích của mình trong thời gian ngắn hơn bằng việc ghi chú và sau đó trình bày các ý tưởng của bạn trong cuộc họp riêng.
Chiến lược này cũng sẽ rất hiệu quả nếu bạn cần truyền đạt về các khái niệm trừu tượng hơn, như là thiết kế. Ví dụ như, việc giao tiếp với kiến trúc sư sẽ trở nên nhanh hơn nhiều, thông qua việc trò chuyện hoặc vẽ ra những suy nghĩ của cô ấy, thay vì cố gắng viết về chúng .
5. “Hộp thời gian” cho công việc của bạn
Chiến lược cuối cùng để tiết kiệm thời gian làm việc của bạn chính là suy nghĩ trước về việc bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ hoặc một phần của nhiệm vụ đó, và hãy bám sát theo mục tiêu ấy. Ví dụ, nếu bạn có xu hướng đầu tư quá nhiều thời gian vào giai đoạn nghiên cứu, hãy luôn nhắc nhở bản thân rằng bạn phải dừng lại việc ấy sau một đến hai giờ. Hoặc nếu bạn đang đấu tranh tư tưởng về việc làm ra một bản sơ thảo , thì bạn có thể suy xét trước về khoảng thời gian mà bạn sẽ bỏ ra để có được một bản hoàn chỉnh.
“Đóng khung” thời gian không đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành công việc trong thời gian quy định. Tuy nhiên, nó chắc chắn có thể giúp bạn tập trung. Quyết định sớm trong việc đầu tư thời gian sẽ giúp công việc của bạn được mở rộng và được phân bổ cụ thể, từ đó phát huy lợi thế của bạn.
Elizabeth Grace Saunders
Người dịch – Xuân Thịnh
Nguồn: https://hbr.org/2019/01/5-strategies-for-getting-more-work-done-in-less-time
