Bạn nhận được yêu cầu chuẩn bị bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp tiếp theo từ sếp. Và chỉ còn vài ngày để bạn thực hiện bài thuyết trình đó cùng với núi công việc dang dở vẫn đang nằm chờ trên bàn. Bạn trở nên lo lắng, mất tập trung và mọi thứ xung quanh bạn đều trở nên rối bời.
Căng thẳng do áp lực về thời gian là một số trong những nguồn áp lực phổ biến nhất tại nơi làm việc, là kết quả của việc phải thực việc quá nhiều công việc với một quỹ thời gian ít ỏi. Vậy làm thế nào để đánh tan sự căng thẳng này và hoàn tất được công việc của mình?
Nguyên tắc Quan Trọng/ Khẩn Cấp của Eisenhower giúp bạn xác định và quản lý được những hoạt động nào cần được ưu tiên, những hoạt động nào gây ra sự mất tập trung và tiêu tốn thêm quỹ thời gian vốn đã chẳng còn nhiều của bạn.
Như thế nào là Quan Trọng và Khẩn Cấp?
Trong một bài phát biểu gửi đến Cuộc họp lần 2 của Hội đồng Giáo hội Thế giới năm 1954, cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, đã nói: “Tôi có hai loại vấn đề: cấp bách và quan trọng. Việc cấp bách thường không quan trọng, và việc quan trọng thì không bao giờ cấp bách.” Nguyên tắc Eisenhower này được cho là cách ông đã tổ chức khối lượng công việc và những hoạt động ưu tiên của chính mình.
Ông cũng nhận ra rằng việc quản lý thành công quỹ thời gian của mình làm tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc. Nói cách khác, chúng ta nên dành nhiều thời gian hơn để thực hiện những điều quan trọng thay vì chăm chăm giải quyết những việc khẩn cấp. Để làm điều này, và để giảm thiểu sự căng thẳng của việc có quá nhiều deadline đến cùng lúc, chúng ta cần phải hiểu rõ sự khác biệt này:
- Quan trọng: là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc.
- Khẩn cấp: là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Khi chúng ta biết được những hoạt động nào là quan trọng và hoạt động nào là khẩn cấp, chúng ta có thể vượt qua những khuynh hướng tự nhiên để tập trung vào những hoạt động không khẩn cấp và quan trọng, từ đó mới có thêm thời gian để thực hiện những điều cần thiết cho sự thành công. Đây là cách để chúng ta chuyển từ vị trí chỉ chuyên đối phó, “chữa cháy” sang một vị trí mà chúng ta có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp và sự nghiệp của mình.
Làm thế nào để sử dụng Nguyên tắc Eisenhower?
Để sử dụng nguyên tắc này, hãy liệt kê tất cả các hoạt động và dự án bạn phải làm. Hãy thử liệt kê thêm cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc.
Tiếp theo, hãy phân tích từng hoạt động và đặt nó vào một trong bốn loại, như thể hiện trong hình bên dưới.
Sau đó sử dụng các chiến lược được mô tả dưới đây để lên lịch hoạt động của bạn.
1. Quan trọng và khẩn cấp
Những hoạt động khẩn cấp và quan trọng có hai loại riêng biệt: những hoạt động mà bạn không thể lường trước, và những hoạt động khác mà bạn để dành cho đến phút cuối cùng.
Bạn có thể loại bỏ bớt những hoạt động ở những phút cuối bằng cách lên lịch trước và tránh trì hoãn.
Tuy nhiên, bạn không thể dự đoán hoặc tránh mãi một số vấn đề hoặc khủng hoảng. Phương pháp tốt nhất là dành lại một ít thời gian trong lịch trình của bạn để xử lý các vấn đề phát sinh và các hoạt động quan trọng không có kế hoạch. Bạn nên xây dựng lại lịch trình nếu một vấn đề mới phát sinh và trở nên quá nổi bật, cần phải giải quyết gấp gáp.
Nếu nhận thấy bạn có rất nhiều hoạt động khẩn cấp và quan trọng, hãy xác định những hoạt động bạn có thể nhận biết ngay được, và nghĩ về cách mà bạn sẽ lên kế hoạch đối với những hoạt động tương tự nhau trước mắt.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Đây là những hoạt động giúp bạn hoàn thành những công việc quan trọng, đạt được những mục tiêu cá nhân hoặc trong sự nghiệp.
Hãy chắc chắn rằng những hoạt động này được dành phần lớn thời gian trong lịch trình của bạn, để những hoạt động này không trở nên quá cấp bách.
Ngoài ra, hãy nhớ dành ra một ít thời gian để xử lý những vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được. Điều này sẽ tối đa khả năng giữ đúng tiến độ cho lịch trình của bạn, và giúp tránh được những căng thẳng khi công việc ngày càng trở nên cấp bách hơn cần thiết.
3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng – những điều ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình. Hãy tự hỏi mình xem bạn có thể sắp xếp lại hoặc bàn giao cho ai khác hay không?
Một nguồn phổ biến của những hoạt động này là từ những người khác xung quanh bạn. Đôi khi rất khó để từ chối uyển chuyển một lời đề nghị từ người thân, đồng nghiệp hoặc khuyến khích họ nên tự giải quyết các vấn đề.
Ngoài ra, hãy cố gắng sắp xếp những khoảng thời gian trống bất cứ khi nào có thể, để mọi người có thể nói chuyện, thảo luận với bạn vào những lúc đó. Có một cách tốt để làm điều này là sắp xếp các buổi thảo luận cố định hàng ngày với những người làm phiền bạn thường xuyên, từ đó bạn có thể đối phó với tất cả các vấn đề của họ cùng một lúc. Sau đó bạn sẽ có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng của bạn lâu hơn.
4. Không quan trọng và không khẩn cấp
Những hoạt động này chỉ là một sự xao lãng – hãy tránh chúng nếu có thể. Đơn giản là bạn chỉ cần hủy hoặc bỏ qua càng nhiều càng tốt những hoạt động như thế.
Tuy nhiên, sẽ có một số hoạt động mà người khác muốn bạn làm, mặc dù họ không có đóng góp gì vào kết quả mong muốn của riêng bạn. Một lần nữa, hãy nói “không” một cách lịch sự, nếu bạn có thể, và giải thích lý do tại sao bạn không thể làm điều đó.
Nếu mọi người đã thấy bạn rõ ràng về mục tiêu và những giới hạn, họ thường sẽ tránh yêu cầu bạn làm các hoạt động “không quan trọng” trong tương lai.
Kết
Nguyên tắc Eisenhower giúp bạn nhanh chóng xác định những hoạt động nào bạn nên tập trung vào, cũng như những cái bạn nên bỏ qua.
Khi bạn áp dụng nguyên tắc này để sắp xếp thời gian của bạn, bạn có thể đối phó với các vấn đề thực sự cấp bách, đồng thời bạn có thể làm việc với những mục tiêu quan trọng, lâu dài ở phía trước.
Để sử dụng công cụ này, liệt kê tất cả các nhiệm vụ và hoạt động của bạn, và đặt mỗi một trong các loại sau đây:
- Quan trọng và cấp bách.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Không quan trọng và không khẩn cấp.
Sau đó sắp xếp công việc và hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
Nguồn: https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm
