Trong cuộc sống và công việc, chắc chắn ai cũng từng có ít nhất một lần tiếp xúc với những người thường xuyên bị căng thẳng, áp lực do làm việc quá tải, hạn chế về thời gian và không thể giải quyết công việc đúng tiến độ. Những nhân viên như thế tự tạo ra cho bản thân một bức tường vô hình khiến cho các đồng nghiệp rất ngại tiếp xúc và làm việc với họ. Hãy thử đặt mình vào vị trí những người đồng nghiệp đó, bạn sẽ làm thế nào để đối phó và phối hợp làm việc với những người như vậy? Bạn có nên thể hiện quan điểm trực diện và giải quyết vấn đề một cách trực tiếp không? Hoặc thử nghiệm các chiến thuật khác để giúp họ bình tĩnh lại và tập trung trong công việc hơn? Và làm thế nào để tự bảo vệ mình khỏi năng lượng tiêu cực từ họ?
Chia sẻ từ các chuyên gia
Stress là một phần của cuộc sống hằng ngày. Caroline Webb, tác giả của cuốn sách How to Have a Good Day từng nói “Tất cả chúng ta đều có những giai đoạn phải đối phó với nhiều căng thẳng”, “Những giai đoạn như thế có thể kéo dài 10 phút, 10 ngày, hoặc 10 tháng.” Nhưng với một số người “stress là một thói quen”. Những người này luôn “cảm thấy áp lực, căng thẳng kéo dài và không thể thoát ra khỏi những thứ tiêu cực đó.” Và chắc chắn, làm việc với những người như thế này là một thách thức. “Nhưng bạn không thể biến họ thành một nhân vật phản biện” – Holly Weeks, tác giả của quyển sách Failure to Communicate phản biện. “Đừng nghĩ về chuyện bạn phải làm gì để thay đổi người đó. Thay vào đó, hãy nghĩ rằng làm thế nào để cải thiện tình hình và bạn làm được gì cho bản thân mình”. Và cho dù bạn đang miễn cưỡng hay thật sự xem họ như đồng nghiệp, hãy đọc những cách sau để có thể cộng tác hiệu quả với họ.
1. Ngừng phán xét
Đầu tiên hãy nghĩ lại xem bạn có đang phán xét họ hay không. Ông Weeks giải thích: “Cách mọi người nhìn nhận về stress không giống nhau. Có thể loại căng thẳng nào đó đang gây khó chịu cho bạn, nhưng với người khác nó lại kích thích họ làm việc.Vì vậy, trừ khi bạn là một nhà tâm lý học, các đánh giá chủ quan về cách giải quyết stress của người khác đều không hoàn toàn chính xác hay phù hợp”. Bất kì tính cách nào của đồng nghiệp bạn đều không phải là “lỗ hổng tính cách” nhưng là đặc trưng của họ. Webb cũng lưu ý rằng họ có thể chỉ đang cố gắng làm xong tất cả các công việc mà thôi. “Chúng ta đã từng có thể về nhà và tách rời khỏi công việc cho đến ngày hôm sau.” Nhưng thời nay, áp lực công việc khổng lồ đang tạo ra sức nặng quá lớn cho mọi người.
2. Nhận biết sự căng thẳng
Webb cho biết điều quan trọng là làm cho người căng thẳng cảm thấy “được nhìn thấy và nghe thấy”. “Hãy nói cái gì đó như: Tôi nhận thấy bạn đã làm việc muộn vào tối qua, và đây không phải là lần đầu tiên. Mọi thứ đang diễn ra như thế nào? “Sau đó, sau khi bạn đồng nghiệp của bạn đọc lại danh mục áp lực thông thường”, “nói, Điều đó phải thật khó khăn”. Không có vấn đề gì nếu bạn tin hay không. Đó là cách người này cảm thấy. Đồng thời, Weeks nói rằng, bạn không được “cho phép” hoặc xúi giục đồng nghiệp của bạn bằng cách đưa ra các nhận xét như “Tôi không biết bạn có thể chịu được điều đó như thế nào! Công ty này đang làm việc cho bạn đến chết! “Điều đó không hữu ích. Thay vào đó, cô ấy nói, nói điều gì đó trung lập hơn: “Bạn có rất nhiều quả bóng trong không khí”.
3. Khen ngợi
Webb chỉ ra rằng cách tốt nhất để giúp người đang căng thẳng thoát ra khỏi đó là “dành cho họ một lời khen.” Cô giải thích,”Có thể họ đang mất kiểm soát, cảm thấy tự ti và không được tôn trọng. Vì vậy, một lời khen chính là vũ khí để bạn để giúp họ trở lại với trạng thái tinh thần tốt hơn.” Ngoài ra, biểu dương một người về năng suất làm việc của họ ngay tại văn phòng có thể khiến họ cảm thấy bản thân là một nhân viên “tích cực và nỗ lực trong công việc”, Weeks nói thêm. Hãy cụ thể hóa lời khen của bạn. Ví dụ, có thể nói với họ rằng “Cách bạn xử lý bài thuyết trình tuần trước thật đáng ngưỡng mộ. Bạn đã bình tĩnh, chủ động và điều này đã tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.” Lời khen là một liều thuốc tinh thần vô cùng tuyệt vời. “Khi bạn cho ai đó biết cảm nhận của bạn về họ, họ sẽ trở thành giống như thế.”
4. Trở thành người hỗ trợ họ
Một chiến lược khác là tự mình hỗ trợ họ. Webb giải thích rằng bạn có thể “đặt những câu hỏi như: Có điều gì mà tôi hay các thành viên trong nhóm của tôi có thể giúp bạn không? Có khả năng là bạn không thể thật sự giúp đỡ họ nhưng việc hỏi han như vậy có thể giúp họ nhìn lại và nghĩ ra các giải pháp khác, hoặc ít nhất, họ không cảm thấy chỉ có một mình”. Ngoài ra, Weeks cũng lưu ý rằng đây không phải một lời nói suông mà bạn có thể hỏi bất cứ ai trong bất cứ hoàn cảnh nào. “Hãy thật sự để tâm đến những gì bạn có thể làm”. Tốt nhất bạn nên khiến họ hiểu được rằng, “Tôi không phải là người quá mức xuất sắc, nhưng tôi thật sự muốn giúp đỡ bạn giải quyết những vấn đề khó khăn này.”
Xem thêm: Vượt qua khủng hoảng tâm lý khi làm việc đa nhiệm
5. Chia nhỏ các yêu cầu
Webb cho biết khi làm việc cùng với những đồng nghiệp đang có áp lực, hãy cố gắng giảm bớt tải trọng nhận thức (cognitive load) của họ. “Đừng khiến họ có thêm cảm giác bị chèn ép”. Ví dụ như bạn có thể gửi một email ngắn gọn, súc tích hơn cho họ và trong email đó, hãy chia nhỏ các yêu cầu của mình thành các bước thực hiện hoặc khuyến khích ý tưởng phân chia công việc thành các nhóm nhỏ để dễ quản lý hơn. “Hãy khéo léo thay đổi hình thức yêu cầu của bạn.” cô ấy nói thêm. Nhưng đừng đi quá xa, bạn cần phải trung hòa sự thiếu sót của đồng nghiệp với những mong muốn của mình và cả nhu cầu công việc. Tóm lại, “công việc của bạn là hoàn thành những gì nên được hoàn thành.”
6. Tìm hiểu những vấn đề của họ
Nếu những căng thẳng của đồng nghiệp bạn ảnh hưởng đến khả năng tập trung và sức khỏe cá nhân họ, Weeks đề nghị bạn hãy yêu cầu họ cung cấp thêm chi tiết về những căng thẳng đó. “Hãy hỏi họ: trên thang điểm từ 1 đến 10, bạn nghĩ mức độ căng thẳng của mình đáng lo như thế nào? Lưu ý rằng hãy chỉ hỏi, đừng giúp họ trả lời. Câu trả lời có thể là ở mức trung bình. Hoặc họ có thể giải thích thêm một vài vấn đề khác như người nhà mắc phải ung thư và họ đang có một quãng thời gian khó khăn.” Trong nhiều trường hợp, căng thẳng và lo âu bắt nguồn từ vấn đề của người khác.
7. Giữ khoảng cách
Stress có thể lây truyền, do đó hãy “có ý thức với bản thân để tránh xa những ảnh hưởng tiêu cực của nó đối với bạn”, Webb nói. “Khi một ai đó đang trở nên tiêu cực và khiến cho bạn bị hút cạn năng lượng, bạn sẽ cần phải tìm cách để thoát ra khỏi những điều đó và hạn chế tiếp xúc với họ.” Tất nhiên, đó không phải là điều dễ dàng – đặc biệt nếu các bạn làm việc trong cùng một bộ phận và được giao cùng một dự án. Trong trường hợp đó, Weeks đã đề nghị rằng hãy nhìn vào mặt tích cực của tình hình. Cô giải thích: “Nhiều lúc sự ngắn gọn, buông thả và một chút vô tâm lại là điều mà bạn cần trong lúc này. Đặc biệt là nếu bạn không thích bầu không khí căng thẳng nơi văn phòng, nó sẽ khiến cho bạn tránh được rắc rối không đáng có.”
Các nguyên tắc cần nhớ
Nên:
- Hỗ trợ bằng những câu hỏi cho thấy bạn sẵn sàng giúp đỡ. Điều này sẽ giảm bớt cảm giác đơn độc ở người đang đối mặt với căng thẳng.
- Cải thiện hình ảnh của đồng nghiệp bằng cách khen ngợi.
- Hãy suy nghĩ về những cách để làm giảm tải trọng nhận thức của người đó, ví dụ như chia công việc thành nhiều nhóm mục tiêu dễ quản lý hơn.
Không nên:
- Phán xét. Đồng nghiệp của bạn có thể biểu hiện sự căng thẳng khác với bạn, nhưng đó không phải lúc nào cũng là một sơ suất trong hành động của họ.
- Xúi giục người đó. Bạn chỉ cần ơn giản thừa nhận những áp lực của họ, sau đó cố gắng giúp đồng nghiệp thoát ra khỏi đó.
- Trở nên giống họ. Hãy cố gắng tìm ra những cách để hạn chế phải tiếp xúc hay ở gần họ.
Trường hợp nghiên cứu #1: Đề nghị giúp đỡ và thể hiện quan điểm của bạn
Karoli Hindriks, người sáng lập kiêm giám đốc điều hành của Jobbatical – một công ty tìm kiếm việc làm quốc tế, trước đây từng làm việc tại một công ty và đảm nhiệm việc giám sát một ủy viên ban quản lý tiếp thị với trạng thái tinh thần luôn căng thẳng. Tạm gọi cô ấy là Jenny, Jenny đã phải làm quá nhiều công việc đến nỗi mà cô ấy cảm thấy không thể chịu đựng được nữa. Karoli nhớ lại, “mọi người đều nghĩ cô ấy là một người chăm chỉ, nhưng chỉ có tôi mới thấy được quầng thâm dưới mắt cô ấy tối màu như thế nào và cô ấy trở nên nhạy cảm ra sao.”
Karoli biết rằng chuyện này không thể đưa ra phán xét bởi vì Jenny dường như đang bị mắc kẹt. Thay vào đó, cô đề nghị hỗ trợ và sắp xếp các công việc mà Jenny phải làm thành từng nhóm nhỏ. “Tôi yêu cầu cô ấy tưởng tượng công việc như một căn phòng lộn xộn mà cô ấy cần phải làm sạch. Tôi bảo cô ấy hãy nghĩ đến việc bước vào phòng đó và nhìn những bộ quần áo nằm rải rác khắp sàn nhà, những giỏ bánh kẹo dưới lớp đệm với lớp bụi phủ khắp bề mặt.”
“Tôi nói với cô ấy rằng cô ấy có hai lựa chọn: Bạn có thể từ bỏ, gục ngã và đầu hàng để tình hình xấu hơn, hoặc bạn có thể nhặt đôi tất lên để bắt đầu và cảm thấy thoaỉ mái với việc dọn sạch căn phòng đó. Từng bước, từng chút, từng món đồ, bạn sẽ hoàn thành chúng thôi.”
Karoli nói rằng Jenny cuối cùng đã thông suốt. “Tôi bắt đầu thấy cô ấy chia sẻ những chiến thắng nhỏ và niềm hạnh phúc với điều cô ấy đang làm”, cô ấy nói. “Hiệu suất của Jenny được cải thiện rõ rệt và các thành viên của nhóm cô cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với cô.”
Trường hợp nghiên cứu #2: Thông cảm và khen ngợi những điểm mạnh của đồng nghiệp
Trước đây, Jan Bruce từng là một nhà xuất bản và biên tập viên cho một tạp chí về sức khoẻ và sức khỏe người tiêu dùng. “Đó là một môi trường vô cùng khốc liệt trong ngành công nghiệp áp lực”, cô nhớ lại. “Có quá nhiều người với những cá tính khác nhau ở đó, văn hóa công ty thì độc hại và người ta rất dễ xem thường nhau.”
Một trong những đồng nghiệp thân thiết nhất của cô – chúng tôi sẽ gọi cô ấy là Abby. Abby trở nên tiều tụy vì áp lực công việc, “Cô ấy là một người rất thành công trong công ty và được ưu tiên với rất nhiều sự đề bạt, đổi lại là cô ấy phải chịu áp lực rất lớn.”, Jan giải thích. “Có những giai đoạn, cô ấy làm việc chăm chỉ đến nỗi sự chăm chỉ này lại khiến cho cô ấy mất khả năng tập trung. Căng thẳng đã gây hại cho cô ấy.”
Jan nhớ đến việc mình đã tiếp cận Abby với tâm thế của sự đồng cảm và quan tâm. “Tôi nói với Abby rằng tôi biết cô ấy đang chịu rất nhiều áp lực và hỏi cô ấy mọi chuyện có ổn không, điều này đã giúp cô ấy chịu tin tưởng và giao tiếp với tôi.”
Qua những cuộc trò chuyện sau đó, Jan thấy rằng Abby đã quyết tâm “hoàn thành công việc và thành công”, nhưng cô ấy cũng muốn “được nghỉ ngơi và giải tỏa áp lực”. Cô ấy xây dựng cho bản thân một suy nghĩ: “Tôi sẽ vượt qua điều này, mọi thứ sẽ ổn nếu tôi cố gắng làm việc bền bỉ và dứt khoát hơn.”
Abby cũng rất biết ơn sự trợ giúp từ Jan và cả hai sau đó đã phát triển một mối quan hệ đồng nghiệp vững chắc.
Hiện tại, Jan là đồng sáng lập kiêm CEO của MeQuilibrium – một nền tảng phần mềm giúp các công ty và công nhân quản lý tốt hơn năng suất, sức khoẻ và phúc lợi của họ.
Theo Harvard Business Review
Người dịch – Ngọc Thuẩn
Nguồn: https://hbr.org/2017/08/how-to-work-with-someone-whos-always-stressed-out
