Có lần tôi thức dậy, tôi vồ lấy điện thoại, và ngay lập tức bị lạc trong một loạt những dòng thông báo vô nghĩa. Công nghệ số tiếp tục bao phủ tôi cả ngày, giữ tôi ra xa khỏi việc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. Tôi bị mất tập trung, lo lắng, và trở thành một nhà lãnh đạo không hiệu quả. Tôi biết tôi phải thay đổi nhưng dường như không thể thoát khỏi những hành vi khiến tôi bị khóa vào một vòng quay lủng củng.
Vấn đề này không phải là hiếm có. Các nhà điều hành trên toàn thế giới đều mắc sai lầm qua từng ngày theo nhiều cách tương tự. Trong đó hai thách thức lớn đang phá hủy khả năng tập trung của chúng ta.
Đầu tiên, chúng ta ngày càng bị choáng ngợp với những sự phiền nhiễu từ các thiết bị kết nối khác nhau. Điện thoại cảm ứng và máy tính bảng đang được sử dụng tăng vọt, và bây giờ chúng ta sử dụng phương tiện truyền thông kỹ thuật số trung bình hơn 12 giờ mỗi ngày. Sự siêu kết nối này không cho phép chúng ta tự xử lý, bổ sung thông tin, hay tập trung trở lại.
Thứ hai, chúng ta quá lệ thuộc vào các cuộc họp như một khuôn mẫu mặc định cho việc tương tác với những người khác trong công việc. Các nghiên cứu chỉ ra rằng chúng ta đã bỏ thời gian cho mỗi nơi từ 35% -55%, và đôi khi nhiều hơn, trong các cuộc họp. Nếu chúng ta muốn tập trung vào hoạt động thực sự có ý nghĩa, thì một số thứ phải thay đổi.
Bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều nếu bạn có thể giải quyết những vấn đề này. Bạn và tất cả mọi người trong nhóm của bạn sẽ đạt được những thành tựu của chính mình nhiều hơn. Những thông tin truyền đạt về ý thức của cộng đồng cho chúng ta biết rằng: Chúng ta cần phải bỏ ra nhiều thời gian hơn cho chính bản thân mình nếu muốn giữ sự tập trung vào công việc một cách hiệu quả. Những cách thực hành hằng ngày dưới đây sẽ giúp đỡ bạn đạt được điều này.
1. Luyện tập thiền chánh niệm (Mindfulness)
Sai lầm lớn nhất hầu hết của chúng ta là làm thế nào để bắt đầu một ngày. Có phải khi thức dậy bạn ngay lập tức trở mình qua và bắt đầu kiểm tra tin nhắn trên điện thoại của bạn? Đó là ý tưởng tồi, theo nhà tâm lý học Stanford Emma Seppälä, tác giả của The Happiness Track. Khi cô nói trong một cuộc phỏng vấn qua email, “Điều khiến chúng ta liên tục bị căng thẳng là thường xuyên sử dụng điện thoại, thật trớ trêu khi sử dụng công nghệ chúng ta lại đang làm suy yếu khả năng nhận thức của chính mình – ví dụ như bộ nhớ và sự chú ý – những điều mà chúng ta rất cần.”
Vậy bạn nên làm gì? Hãy bắt đầu thử một bài thiền chánh niệm đơn giản khi bạn thức dậy, như nhẹ nhàng thực hiện một vài động tác hít thở sâu để thiền trong 20 hoặc 30 phút. Tiến sĩ Seppälä giải thích tại sao điều này rất quan trọng: “Thiền là một cách để giúp hệ thống thần kinh của bạn tĩnh tâm mặc dù cuộc sống hàng ngày của chúng ta rất căng thẳng. Khi bạn tĩnh tâm, bạn có nhiều cảm xúc và sáng suốt hơn để đưa ra những quyết định tốt hơn.” Một cách không tồi để bắt đầu một ngày mới.
2. Sắp xếp công việc
Một sai lầm phổ biến là để cho người khác chen vào lịch làm việc của bạn, đặc biệt vào buổi sáng. Bạn phải chắc chắn rằng bạn đủ thời gian để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp và sáng tạo. Là doanh nhân, nhà đầu tư, đồng sáng lập Y Combinator – Paul Graham đã mô tả trong cuốn “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule” nổi tiếng của ông năm 2009, “một cuộc họp duy nhất có thể làm bay mất một ngày, bằng cách chia nhỏ cuộc họp thành hai phần, từng phần bạn có thể giải quyết hết mọi khó khăn trong công việc.” Việc sáng tạo đòi hỏi bạn phải có thời gian chuyên tâm vào nó khi bạn tươi tắn nhất, không phải chỉ một vài phút rối trí trong cuộc họp. Chúng ta đều thích nghĩ rằng được ủy nhiệm nhiều việc thì hiệu quả, nhưng kết luận nghiên cứu chỉ ra rằng, thường chúng ta cảm thấy khủng khiếp khi phải làm việc đa nhiệm .
Thay vì cố hết sức để đạt được những thành tựu quan trọng, bạn có thể tận dụng lợi thế về năng khiếu tự nhiên của bản thân. Tập trung vào những nhiệm vụ phức tạp, sáng tạo vào buổi sáng, những điều này sẽ giúp cho bạn gặt hái được những thành tựu cá nhân hoặc với 2-3 người khác. Và hãy để tất cả các cuộc họp khác vào buổi chiều. Hoặc đơn giản hơn, thực hành những cuộc họp quan trọng với các nhóm lớn hơn sẽ giúp bạn dễ xử lý công việc hơn.
3. Dọn dẹp
Bàn làm việc của bạn như một mớ hỗn độn? Còn máy tính để bàn của bạn? Cả màn hình cảm ứng của điện thoại nữa? Những thứ này dường như rất nhỏ và không đáng kể trong tổng thể khu vực làm việc xung quanh, nhưng môi trường làm việc của bạn ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng công việc theo những cách mà chúng ta chỉ mới bắt đầu để hiểu. Sự ngăn nắp có một tác động lớn, như những gì được nói trong cuốn sách rất thành công của Marie Kondo “The Life – Changing Magic of Tidying Up”. Và nó không chỉ cho người thường. Khi đô đốc hải quân SEAL – Ông William McRaven (nay đã nghỉ hưu), trao bằng cử nhân tại Đại học Texas ở Austin vào năm 2014, lời khuyên quan trọng nhất mà ông đưa ra đó là hãy dọn dẹp giường của bạn thật ngăn nắp trước khi bắt đầu một ngày mới.
Giữ một môi trường làm việc sạch sẽ, cả về thể chất lẫn tinh thần, là điều cần thiết để bạn có thể tập trung trong công việc. Tại nơi làm việc, bạn hãy đặt tất cả mọi thứ trong một ngăn kéo. Tạo từng thư mục riêng trên máy tính của bạn để bạn có thể tìm được một tập tin bất kì, và chỉ giữ 8-12 ứng dụng quan trọng nhất trên màn hình máy tính của bạn. Tắt tất cả các thông báo không cần thiết (đây là những lời khuyên dành cho điện thoại Android và điện thoại cho Apple). Đừng để bản thân bị phân tâm bởi những thứ lộn xộn – mà bạn có thể tiếp tục tập trung lâu hơn nữa.
4. Thu nhỏ các cuộc họp
Có bao nhiêu người đang ở trong cuộc họp cuối cùng của bạn? Quan trọng hơn, bao nhiêu người trong số họ đã thực sự tham gia vào việc hoàn thành nhiệm vụ một cách sáng tạo từ cuộc họp đó? Câu hỏi này có vẻ hơi kỳ lạ để tiếp tục cho việc tập trung, nhưng đa số nghiên cứu, bắt đầu với nghiên cứu năm 2015 HBR, đã cho thấy những lợi ích của các nhóm họp nhỏ hơn. Sự chú tâm và trách nhiệm thường sẽ khó khăn hơn với nhiều người – một số biểu hiện như là bạn thường yên lặng và chăm chăm nhìn vào máy tính của mình cho đến hết cuộc họp.
Để tiếp tục tập trung, và giữ cho nhóm của bạn tập trung. Hạn chế số lượng người trong bất kỳ cuộc họp để thảo luận hoặc khi đó là một cuộc họp chỉ để truyền đạt thông tin. Hãy chắc chắn rằng kết quả sau mỗi cuộc họp phải là hành động, một khung thời gian cho mỗi mục hành động, và một người có trách nhiệm đảm bảo rằng công việc đó được thực hiện. Đó là một cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp, một kỹ thuật hiệu quả mà Apple đã sử dụng để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực rộng lớn của họ.
5. Duy trì những khoảng thời gian đệm
Một lý do mà nhiều người khó có thời gian cho việc tập trung là thiếu giờ giấc. Bạn không thể dẫn đầu công việc của bạn nếu phải chạy từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Chuyển đổi những nhiệm vụ và bối cảnh là điều gây khó khăn đối với bộ não con người ở bất cứ thời điểm nào, và khả năng đó làm giảm năng suất trong một ngày. Đối với những nhà điều hành bận rộn, điều này có nghĩa là hết 70% thời gian làm việc của họ đã bị lãng phí.
Nếu bạn muốn tránh lãng phí thời gian đã bỏ ra, bạn nên thêm thời gian đệm giữa các cuộc họp. Mất từ 45 – 60 phút mà bạn bỏ ra cho mỗi cuộc họp, hãy chắc chắn rằng chỉ 15 phút hoặc hơn để xử lý, phản ánh, và ưu tiên. Điều này sẽ giữ cho bạn khỏi lãng phí thời gian. Nó cũng sẽ tránh bị cháy giờ mà nhiều người trong chúng ta muốn kết thúc một ngày dài làm việc. Và nó phải là một thứ dễ trao đồi cho các nhà quản lý khác: họ cũng sẽ có lợi khi mà họ cũng áp dụng chiến thuật này.
Sự tập trung trong công việc là không dễ dàng, nhưng nó có thể làm được. Năm chuyên môn thiết thực ở trên sẽ giúp bạn trong những nhiệm vụ, thực hiện những gì quan trọng, và tận hưởng chính mình nhiều hơn trong suốt một ngày.
William Treseder
Người dịch – Thùy Dung
Nguồn: https://hbr.org/2016/08/the-two-things-killing-your-ability-to-focus
