Ngày nay nhịp độ công việc của tất cả mọi người đều tăng lên và tất cả chúng ta dường như đều mong muốn có thể hoàn thành nhiều công việc cùng lúc. Vậy bạn sẽ làm gì khi trong nhóm của bạn có một “chú rùa”? Làm thế nào để bạn tìm hiểu được lý do khiến cho “chú rùa” ấy mất quá nhiều thời gian để hoàn thành được công việc của mình? Và liệu có cách nào giúp anh ta hiểu được tầm quan trọng của việc bắt kịp nhịp độ làm việc với những người khác và thực hiện điều đó không?
Các chuyên gia nói gì?
Một nhân viên làm việc chậm chạp không chỉ làm giảm năng suất của một team mà còn gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của những đồng nghiệp khác, Lindsay McGregor – đồng tác giả của cuốn sách Primed to Perform và đồng sáng lập Vega Factor cho biết “Khi mọi người đang phải chịu áp lực khi cần được chuyển giao công việc, bất cứ điều gì gây trì trệ có thể làm cho cả đội thực sự không còn động lực.” Tuy nhiên, đe dọa hay ép buộc nhân viên đó nhanh chóng bắt tay vào công việc để đẩy nhanh tiến độ sẽ chỉ đưa đến cho bạn những kết quả không như mong đợi, theo Elizabeth Grace Saunders, tư vấn quản lý thời gian và người sáng lập của Real Life E Time Coaching & Training. “Bạn chỉ cần tham gia vào quá trình cải thiện của họ”, hướng dẫn các nhân viên rằng làm việc nhanh chóng hơn cũng có nghĩa là làm cho họ có cơ hội trở thành những nhân viên thành công nhanh hơn. Đó là điều tốt cho không chỉ kết quả công việc mà còn cho sự thăng tiến của họ.
1. Tìm hiểu nguồn gốc gây ra sự trì trệ
Có thể có rất nhiều lý do khác nhau để khiến một nhân viên nào đó hoàn thành chậm hơn tiến độ mong đợi. Ngay cả khi bạn đã biết được căn nguyên của vấn đề, cách tốt nhất vẫn là hỏi thẳng họ. Đừng bắt đầu cuộc trò chuyện với những định kiến. Nhân viên của bạn có thể gặp khó khăn với một nhiệm vụ mới, hay họ là kiểu người quá cầu toàn đến nỗi dành đa số thời gian cho một số công việc duy nhất. Nhân viên đó có thể bị chậm lại bởi vì họ phải chờ đợi các công việc khác cũng đang bị trì trệ của các thành viên trong nhóm, hoặc thậm chí họ không nhận ra rằng tiến độ làm việc của họ chưa đạt được như kì vọng của mọi người. “Hãy bắt đầu bằng những ý kiến mang tính xây dựng,” McGregor nói. “Thay vì tiếp cận bằng các cuộc đối thoại trao đổi để tìm hiểu nguyên nhân, bạn hãy đặt bản thân mình vào hoàn cảnh của họ để suy nghĩ ra những giải pháp khả thi và có hiệu quả.”
2. Thiết lập các mục tiêu thật cụ thể và rõ ràng
Có thể người nhân viên chậm chạp đó thậm chí không nhận ra rằng cách làm việc của anh ta có vấn đề, một phần vì anh ta không nhận ra được những gì người khác kì vọng ở mình. “Sẽ là một điều không mấy dễ dàng đối với một nhân viên mới khi phải hoàn toàn hiểu được “làm việc tốt” là như thế nào”, McGregor nói. “Vậy nên người quản lý sẽ có thể gặp khó khăn trong việc hướng dẫn điều đó cho nhân viên.” Thay vì hô hào một nhân viên làm một báo cáo tài chính cuối năm, bạn cần ngồi xuống và tạo ra một lịch trình bàn giao cụ thể. Hãy hướng dẫn nhân viên đó biết được khi nào bạn muốn họ tập trung thực hiện công việc và việc đó phải được thực hiện trong bao lâu. Nếu đó là một người cầu toàn, sẽ rất có ích khi bạn giao cho họ những thời hạn rõ ràng. “Những người cầu toàn thực sự tốn rất nhiều thời gian có thể phân biệt được lúc nào cần đến sự hoàn hảo và lúc nào không,” Saunders cho biết. Vì vậy, nhấn mạnh những mục tiêu của từng công việc, cho dù ban đầu sẽ giống như bạn đang phải quản lý công việc từ những chi tiết nhỏ nhất vậy.
3. Môi trường, phương tiện làm việc thích hợp
Có thể công việc của nhân viên bạn đang bị hạn chế vì những trục trặc khác và bạn thậm chí cũng không biết về chúng. Bạn không thể bắt nhân viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng trong khi họ đã vướng lịch trình cho những buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với các khách hàng cần hỗ trợ và tư vấn. Hoặc nhân viên của bạn chậm trễ là do không được trang bị đủ phần mềm hoặc công cụ cần cần thiết cho công việc của họ. “Đôi khi hệ thống bị lỗi thời, hoặc nhân viên chỉ đơn giản là không biết làm thế nào để sử dụng các công cụ mà họ có và họ cần được đào tạo,” Saunders nói. Nhân viên của bạn có thể sử dụng các thao tác thủ công, tuy nhiên sẽ nhanh chóng hơn khi được hỗ trợ bởi những công cụ kỹ thuật. Ví dụ như cung cấp cho họ quyền truy cập ổn định hơn đến máy in đặt bên kia văn phòng. Hãy đưa ra những câu hỏi chi tiết về quá trình làm việc của nhân viên và cùng nhau tìm ra giải pháp giúp họ tăng tốc độ làm việc. Một khi bạn tìm ra ngọn nguồn vấn đề, hãy đề ra những giải pháp để xử lý chúng và sau đó thảo luận rõ ràng những giải pháp này với những ai cần được hỗ trợ.
4. Tránh đưa ra những báo cáo mang tính công kích
Bạn có thể viết qua rất nhiều bản báo cáo tổng hợp và thể hiện rằng một nhân viên nào đó đang làm việc với tốc độ như “rùa bò” so với các đồng nghiệp của cô ấy. “Những nguồn thông tin đó có thể mang lại điều “tích cực” hoặc “tiêu cực,” McGregor nói. Nếu bạn sử dụng dữ liệu đó đúng cách nhằm thúc đẩy nhân viên tập trung vào mục tiêu, nó có thể giúp cô ấy cải thiện thói quen làm việc của mình theo thời gian. “Nhưng nếu bạn khiến mọi người khó chịu vì những thông tin này hoặc lấy đó để “giẫm đạp” lên người khác thì mọi người sẽ chỉ chọn những biện pháp nhanh chóng để đáp ứng các mục tiêu trên danh nghĩa, chứ không vì tinh thần làm việc.” McGregor nói. Dù bạn có cố gắng tránh những thái độ đối đầu hay không, bạn cũng không nên biến những thông tin hoặc bản báo cáo đó thành “chiếc gậy” để có thể đạt được ý muốn cá nhân.
Xem thêm: Một đội ngũ nhân viên năng động có thể thay đổi cả Thế giới
5. Chia phần công việc lớn thành nhỏ hơn
Hãy chia nhỏ các dự án lớn thành những phần công việc nhỏ hơn và đặt ra thời hạn để bảo đảm tiến độ công việc trôi chảy. Phương pháp này đặc biệt có thể áp dụng với những người có thói quen trì hoãn, Saunders cho biết. “Chia nhỏ công việc ra thành các phần nhỏ hơn có thể giúp những đang phải chật vật với ‘căn bệnh trì hoãn’ nhận thấy ý nghĩa của sự gấp rút và thực hiện công việc từ đầu đến cuối theo chuẩn mực thời gian.” Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, sự tiến bộ được tạo ra từ những thành công nho nhỏ sẽ khiến nhân viên giữ vững động lực và tinh thần làm việc của họ.
6. Đề xuất những hạng mục mà họ hứng thú
Khi bạn có thể dành thời gian để tìm hiểu một người thích làm điều gì, bạn thường sẽ nhận ra đó là điều họ làm tốt nhất. Phân công thêm các hạng mục công việc mà nhân viên cảm thấy hứng thú sẽ khiến năng suất làm việc của họ tăng lên một cách tự nhiên. “Chắc chắn ai cũng sẽ làm việc chậm lại khi cảm thấy mệt mỏi,” Saunders nói. “Có thể họ cảm thấy chán chường, hoặc không hứng thú với những gì họ đang làm.” Nếu bạn có thể phân công linh hoạt những gì bạn biết, họ sẽ thích thú khi thực hiện chúng và bạn sẽ gần như gặt được những kết quả với tốc độ nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.
7. Đừng quên yêu cầu họ phản hồi
Ngay cả khi bạn đã hiểu tường tận gốc rễ của vấn đề và hướng dẫn xong cách xử lý cho những “chú rùa” của chúng ta, công việc quan trọng nhất của bạn khi ở vị trí quản lý là theo dõi và gửi phản hồi. “Ngay cả khi họ đã cải thiện được tốc độ làm việc, bạn cũng nên bảo họ báo cáo cho bạn thường xuyên,” McGregor nói. “Và hãy nhớ gắn kết những tiến bộ đó với sự phát triển cá nhân, khả năng thăng tiến và cải thiện hiệu suất công việc của họ.” Tương tự, nếu bạn muốn công nhận thực lực cá nhân như khen thưởng cho sự tiến bộ của họ, “Just do it!” Saunders nói. “Một trong rất nhiều cách để các nhân viên luôn có động lực làm việc là xây dựng tinh thần trách nhiệm liên đới. Nếu có một mức khen thưởng tập thể dành cho một nhóm nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn hoặc sớm hơn, đó thực sự sẽ là nguồn cảm hứng rất lớn cho nhân viên.”
Những nguyên tắc cần nhớ
NÊN:
- Hãy đến gặp trực tiếp để tìm hiểu lý do vì sao các nhân viên làm việc chậm hơn so với những người khác. Bạn có thể ngạc nhiên bởi những lý do thực sự.
- Hãy xác định mục tiêu rõ ràng và thời hạn cụ thể để giúp họ hiểu những gì bạn kì vọng từ họ.
- Cung cấp cho họ các hạng mục công việc và nhiệm vụ mà họ thích làm. Những nhân viên vui vẻ sẽ tự nhiên làm việc nhanh hơn.
KHÔNG NÊN:
- Đối đầu với họ vì họ làm việc chậm hơn so với những người khác. Chiến lược đó có thể sẽ giết chết động lực và tinh thần của họ, hoặc nhanh chóng dẫn đến những hậu quả không lường trước được.
- Hãy để mặc họ tự thay đổi môi trường hay tiến trình công việc của họ. Giúp họ suy nghĩ ra những giải pháp và cung cấp những trang thiết bị phù hợp khi họ cần.
- Bot quên việc theo dõi sự cải thiện hiệu suất hay báo cáo công việc từ họ.
Carolyn O’Hara
Người dịch – Hồng Vân
Nguồn: https://hbr.org/2017/01/how-to-get-an-employee-to-work-faster
