Để đạt được thỏa thuận trong đàm phán

 Khẳng định quan điểm của bản thân nhưng vẫn giữ được hòa khí với đối tác trong cuộc đàm phán.

Khi nhắc đến từ “đàm phán”, mọi người thường sẽ nghĩ ngay đến những đối thoại căng thẳng giữa hai hoặc nhiều người. Ở những cuộc nói chuyện ấy, mọi người đều ôm tư tưởng sai một li là đi một dặm thế nên họ vô cùng cẩn trọng trong từng suy nghĩ cũng như lời nói của mình.

Thực tế là, bạn cũng đang phải đàm phán rất nhiều lần mỗi ngày, dù là nơi công sở hay ở nhà, từ việc quyết định sẽ ăn gì vào bữa tối đến việc tìm kiếm thêm nhiều hợp đồng để tăng doanh số cho bộ phận. Vậy nên, dù bạn có nhận ra hay không thì mỗi chúng ta đều là những nhà đàm phán! Nhưng làm thế nào để bạn tăng khả năng đàm phán thành công? Làm thế nào để bạn có thể nhận ra khi nào bạn nên đám phán và khi nào thì không? Liệu bạn đã nắm được bí quyết để đi đến thành công trong những cuộc đàm phán?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số nguyên tắc cơ bản giúp đàm phán thành công, để có thể vừa đúng ý bản thân mà vừa chiều lòng đối tác.

Khái niệm đàm phán

Đàm phán chỉ đơn giản là hành động thống nhất ý kiến như thế nào để bạn có thể tiến hành bước tiếp theo. Đó là một quá trình trao đổi qua lại để đạt được kết quả cuối cùng là tất cả các bên đều đồng tình về một thỏa thuận.

Có rất nhiều cách để có thể đi đến thỏa thuận này. Một số người xem đàm phán như một trò chơi mà chỉ mình họ được giành chiến thắng. Họ sử dụng các chiến thuật đàm phán “cứng rắn”, và điều này thường để lại một bên rất hài lòng và bên kia không có sự lựa chọn khác ngoài việc đồng ý. Vấn đề với phương pháp này là mối quan hệ giữa hai bên thường ít nhiều bị tổn hại, thậm chí là vĩnh viễn. Người đưa ra yêu cầu có thể nhận được cái họ mong muốn, nhưng người thứ hai cũng có thể cảm thấy mình bị lợi dụng, và tức giận, phẫn uất chắc chắn sẽ là những cảm xúc nối tiếp sau đó. Nếu đó không phải là một lời đồng ý thực lòng, họ sẽ không thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hoặc với một thái độ tích cực.

Có một cách khác hoàn toàn ngược lại là “mềm mỏng”. Khi một bên tự điều tiết lập trường và mục tiêu ban đầu của mình, để thỏa theo những điều kiện và yêu cầu của bên còn lại. Cách này thường là kết quả của việc mong muốn giữ mối quan hệ thân thiện và lâu bền. Tuy nhiên, cuối cùng người sử dụng cách đàm phán này thường không nhận được những gì họ cần, và mất thêm khả năng kiểm soát vào tay người khác.

Các cuộc đàm phán nhằm mục đích đạt được kết quả mà đôi bên cùng nhau đồng tình và thỏa mãn nhất. Những cuộc đàm phán thành công như thế được gọi là hợp tác, thống nhất, hoặc đàm phán theo nguyên tắc. Các kỹ thuật được áp dụng vào để hướng tới được những kết quả này giúp các nhà đàm phán tìm ra được một giải pháp thể hiện được sự quan tâm cho lợi ích của cả hai bên. Kết quả cuối cùng sẽ là giải pháp cùng nhau thắng: thay vì phải có một bên từ bỏ lập trường có lợi cho mình, điều những nhà đàm phán sẽ phải tập trung ở đây là việc tìm kiếm một lập trường mới, nơi tất cả mọi người đều hài lòng với giải pháp và kết quả.

Trong cuốn sách “Để Thành Công Trong Đàm Phán”, dựa trên công trình của Dự án nghiên cứu Đàm phán của Đại học Harvard, các tác giả Roger Fisher và William Ury đã đưa ra bốn yếu tố cho một cuộc đàm phán theo nguyên tắc:

• Tách mối quan hệ ra khỏi nội dung cuộc đàm phán.
• Tập trung vào những lợi ích, không phải lập trường.
• Xây dựng nhiều phương án khác nhau trước khi đưa ra quyết định.
• Đảm bảo kết quả cuối cùng phải dựa trên những tiêu chuẩn khách quan.

Nếu bạn sử dụng các yếu tố này làm cơ sở đàm phán của bạn, bạn sẽ có nhiều khả năng tìm ra giải pháp sáng tạo hơn cho các vấn đề bạn đang phải giải quyết.

Quyết đoán trong đàm phán

Để sử dụng các nguyên tắc cho một cuộc đàm phán, bạn cần phải quyết đoán. Hãy bỏ đi ý nghĩ rằng đàm phán là bạn phải từ bỏ điều gì đó. Thay vào đó, một phương pháp khác sau đây sẽ giải phóng bạn để có được những gì bạn cần.

Khi sếp đưa cho bạn một yêu cầu bạn tham gia phát triển một dự án khác vào lúc bạn chẳng còn đủ thời gian để thực hiện nữa, lúc này bạn không nhất thiết phải đồng ý hoặc đưa ra lời từ chối. Thay vào đó, hãy tiếp cận tình huống này như một cơ hội để bạn có thể đàm phán.

Liệu các dự án mới này có phù hợp hoặc tạo thêm nhiều cơ hội để phát triển mục tiêu dài hạn của bạn hay không? Nếu có, bạn nên cân nhắc việc từ bỏ một dự án khác đang thực hiện để dành thời gian cho dự án mới, hoặc nếu có thể, hãy thương lương với sếp để có thêm người trợ lý hoặc hỗ trợ thêm cho công việc của bạn. Với điều này còn là một cơ hội tốt để bạn mô tả lại công việc, vai trò và trách nhiệm của mình trong doanh nghiệp.

Dù trong bất kì tình huống nào, khi bạn xem cuộc đàm phán như cơ hội hợp tác và nói “đồng ý” bằng tất cả sự tôn trọng với những nhu cầu của họ – cùng lúc, bạn đã cho mình cơ hội để nói “không” với những yêu cầu khác.

Khi nào nên nói “Không”

Không phải tất cả các yêu cầu đều cần phải đàm phán. Đôi khi sếp bạn đưa ra một số yêu cầu, bạn cần phải nói “Không”.

Dưới đây là một số câu hỏi quan trọng để hỏi trước khi từ chối một lời yêu cầu:

• Tôi có đủ thời gian để thực hiện yêu cầu đó không?
• Mức độ quan trọng và khẩn cấp của nó như thế nào? Nó sẽ thuộc nhóm hoạt động nào trong Nguyên tắc Quan trọng & Khẩn cấp của Eisenhower?
• Tôi có là người thích hợp để thực hiện yêu cầu đó không?
• Và ai là sẽ là người phù hợp nhất để thực hiện yêu cầu này?
• Yêu cầu này có phù hợp với mục đích và mục tiêu của tôi không?

Nếu câu trả lời của bạn cho tất cả những câu hỏi này là “không”, thì sau đó bạn đã có thể đưa ra lời từ chối phù hợp. Mặt khác, sẽ không chuyên nghiệp nếu nói từ chối với một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, không biết cách làm, điều chỉ khiến cho công việc được giao thêm trì trệ.

Làm thế nào để đạt được thỏa thuận nhưng vẫn có thể từ chối nhiệm vụ?

Nếu bạn muốn đưa ra lời từ chối với công việc được giao, hãy tìm cách để có được sự đồng ý. Để làm điều này, hãy chắc chắn rằng bạn phải giải thích cho lý do đưa ra lời từ chối, vì để họ hiểu rằng bạn chỉ từ chối đối với công việc này trong hoàn cảnh hiện tại. Điều này làm giảm bớt ý nghĩ bạn không hề có ý muốn giúp đỡ trong tâm trí họ. Và bạn cũng nên nắm vững cách để bạn có thể đưa ra lời từ chối này:

Như chúng ta đã thảo luận, nói “thỏa thuận với đối tác và từ chối với nhiệm vụ” cũng có nghĩa là đàm phán để đặt được những thỏa thuận phù hợp với những yêu cầu khác nhau.

Sự tin tưởng cao và khả năng giao tiếp tốt là những điều rất cần thiết cho quá trình này. Mặc dù không có gì đảm bảo rằng lòng tin sẽ dẫn đến một giải pháp tốt, nhưng không có sự tin tưởng chắc chắn sẽ gây tổn hại đến sự hợp tác. Những người không tin tưởng lẫn nhau có xu hướng phòng thủ, và điều này thường làm cho người ta đưa ra thông tin không chính xác hoặc che giấu thông tin.

Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, họ có nhiều khả năng để truyền đạt nhu cầu của họ một cách chính xác hơn. Khi họ chia sẻ thông tin về những gì họ muốn, họ cần, và tại sao họ cần nó, điều này giúp cho các bên tìm được một giải pháp chung. Và khi bạn làm việc trong một môi trường tôn trọng và tin tưởng, nó dễ dàng hơn nhiều để đạt được thỏa thuận mà không ảnh hưởng đến nhu cầu của bản thân bạn.

Những điểm chính

Tất cả chúng ta đều đang “đàm phán” hàng ngày. Và mặc dù mức độ của những cuộc đàm phán của chúng ta khác nhau, nhưng đều có một nguyên tắc chung: sẽ luôn đạt được kết quả tốt hơn khi cả hai bên đều thắng.

Khi bạn muốn cộng tác, bạn nên xem xét nhu cầu của tất cả các bên. Vì vậy, ngay cả khi bạn nói “không” với một cái gì đó, bạn phải quan tâm đến việc tìm kiếm một giải pháp khác để nhu cầu của họ vẫn được đáp ứng, và điều này cho phép bạn đạt được một thỏa thuận với họ. Hòa hợp và hợp tác là chìa khóa của quá trình này.

Nguồn: https://www.mindtools.com/pages/article/newCS_92.htm