Công ty của bạn có thực hiện được cam kết của mình?

Các doanh nghiệp ngày nay hứa hẹn rất nhiều điều. Họ hứa cho ra mắt những sản phẩm chất lượng cao và trải nghiệm tốt cho khách hàng, cơ hội nghề nghiệp cho nhân viên, những chiến lược, chương trình đầy tham vọng mà có thể thúc đẩy đổi mới cho các nhà đầu tư. Họ cũng hứa sẽ đưa ra những nguyên tắc đối xử tốt, trách nhiệm với xã hội và môi trường nói chung. Và họ hứa hẹn những điều đó trong thời đại của sự minh bạch, ảnh hưởng nhiều bởi truyền thông xã hội – nơi mà các doanh nghiệp đều sẽ gặp rắc rối nếu không giữ đúng lời hứa.

Thế nhưng thực chất là, rất nhiều công ty đang phải rất cố gắng để thực hiện được cam kết của họ. Dưới những áp lực về chỉ tiêu, mục tiêu, deadline, hay là việc đứng giữa những thay đổi liên tục, nhiều công ty đã phải thất hứa (experience “commitment drift”), trong khi những lời hứa quan trọng thường bị lãng quên hoặc bị phá vỡ. Commitment drift rất nguy hiểm, bởi vì nó làm cho mọi người bỏ qua những điều quan trọng như: các khoản đầu tư cần thiết để duy trì những khả năng trọng yếu; duy trì mối quan hệ với khách hàng; giữ chân nhân viên; triển khai những chiến lược; theo đuổi cải tiến. Nó cũng mở đầu cho những sự cố về an ninh, bảo mật và đạo đức. Không chỉ thế, nó còn làm lung lay niềm tin của nhân viên, khách hàng, phía cổ đông và phía công chúng. Nếu theo cái đà xuống dốc này, nó sẽ dẫn đến cái mà các nhà nghiên cứu gọi là tham nhũng thể chế (institutional corruption), nơi mà người tốt thoả hiệp với nhau theo cách mà chuyển hướng tổ chức ra khỏi mục đích ban đầu của nó.

Tôi đã làm việc trong các công ty lớn nhỏ trong suốt 25 năm và chứng kiến sự bùng nổ về các sáng kiến chiến lược, sáp nhập lớn và trải qua từng thời kỳ của nền kinh tế thị trường. Tôi đã có các cuộc thảo luận với hàng trăm chuyên gia về động lực và giá trị của họ. Với tính cách thích tìm hiểu của mình, tôi đã biết được rằng, các doanh nhân chỉ quan tâm đến việc giữ lời hứa của mình và sẽ hi sinh những việc cá nhân để giữ lời hứa với đồng nghiệp, nhân viên, sếp, khách hàng hoặc cộng đồng của họ. Nhưng thực tế, cho dù các nhà lãnh đạo tư tưởng như Fernando Flores, Charles Spinosa và Donald Sull có đưa ra những quan điểm có giá trị đến đâu đi nữa thì việc đảm bảo rằng cam kết cá nhân bổ sung vào các lời hứa của tổ chức là vô cùng khó khăn. Cũng như Lynn Sharp Paine đã nói, hầu hết các công ty chỉ đơn giản là không được thiết kế để ghi nhớ các cam kết theo thời gian mà thôi. Hãy thảo luận rõ ràng, trao đổi giữa các bộ phận hoặc điều chỉnh chúng một cách hiệu quả mỗi khi các ưu tiên thay đổi. Để tránh tình trạng commitment drift và các hậu quả mà nó có thể mang lại, các nhà lãnh đạo phải vượt qua một số cạm bẫy thông thường và 7 chiến lược sau đây sẽ giúp bạn.

1. Không nhiều nhưng phải thật sự chất lượng

“Tôi muốn mua thêm nhưng tôi lại không biết bạn có thật sự đưa ra lời khuyên dựa trên nhu cầu của tôi không.” Một khách hàng giải thích với nhân viên sales. Cam kết tốt nhất phải có khả năng tạo ra giá trị cho khách hàng nhưng ít tốn kém nhất có thể. Thế nhưng, các chuyên gia lại rất thường xuyên đưa ra các lời hứa hẹn đầy đắt đỏ mà không đạt được mục tiêu của các cổ đông. Ví dụ như, nhân viên bán hàng đề nghị giảm giá để kết thúc giao dịch nhưng điều mà khách hàng cần là sự an tâm và tin tưởng, như là “Tôi sẽ sử dụng những tiêu chuẩn để chắc rằng tôi đang giới thiệu sản phẩm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn”. Tương tự như vậy, các nhà lãnh đạo thường đầu tư nhiều vào việc thực hiện các sáng kiến đem lại sự thay đổi mà quên mất điều mà các nhân viên cần là được biết liệu rằng sự thay đổi đó có kéo dài được theo thời gian hay không. Bạn nên dành thời gian tìm hiểu những thứ mà các cổ đông cần và xác định lại cam kết cho những thứ có thể tạo ra sự khác biệt.

2. Giám sát các cam kết quan trọng (key commitment)

Một lượng lớn các cam kết mà các nhà lãnh đạo được yêu cầu thực hiện có thể khiến họ phải lúng túng. Trong một tổ chức phẳng (flat organization), mỗi nhà quản lý luôn bận rộn liên lạc với người này người kia, thực hiện nhiều yêu cầu và đối mặt với nhiều thỏa thuận quan trọng hơn. Kết quả là, họ không thực hiện được tất cả mọi thứ và đôi khi còn quên đi những cam kết cũ bởi vì những cái mới đã chiếm lấy hầu hết thời gian và sự chú ý của họ. Việc theo dõi các cam kết đó không cần phải quá phức tạp. Bạn có thể bắt đầu bằng việc tạo ra danh sách những người mà bạn phụ thuộc và những người phụ thuộc vào bạn (sếp, nhóm, đồng nghiệp của bạn và nhiều hơn thế nữa). Sau đó, cho mỗi đối tượng, hãy liệt kê những cam kết quan trọng, ví dụ như là :”Tôi sẽ cung cấp cho nhân viên của tôi những thứ mà họ cần.” Và nếu được, hãy cố gắng cụ thể: “Tôi sẽ thuê 2 kỹ sư vào cuối tháng 9.” Sử dụng phần mềm sẽ tốt hơn trong việc duyệt và cập nhật danh sách của bạn thường xuyên.

3. Yêu cầu sự cam kết từ người khác

“Họ không hiểu sao? Tại sao họ không làm theo?” Đây là thắc mắc chung của rất nhiều quản lý. Trong thực tế, các nhà lãnh đạo thường không hiểu tại sao chẳng có ai hành động sau khi các sáng kiến quan trọng​ được đưa ra. Hơn nữa, những lãnh đạo như thế có thể không biết chính xác những cam kết mà họ yêu cầu người khác thực hiện. Ví dụ, một CEO của công ty mô hình máy đã tổ chức các buổi tập huấn vào giờ trưa cho các nhân viên chủ chốt để giới thiệu về buổi ra mắt chiến lược mới, tuy nhiên sau 3-4 buổi, mọi thứ vẫn không thay đổi. Hoá ra, các buổi tập huấn đó đã bắt đầu nhưng nhân viên của họ không biết rằng đã tới lúc họ phải thực hiện chương trình đó. Chỉ cần một câu nói đơn giản cho người khác biết những thứ bạn muốn họ làm và cách thức để làm điều đó sẽ có thể giúp ích cho bạn. Mặc dù vậy, hãy lưu ý rằng: hãy đưa ra cam kết rõ ràng và cụ thể để nhân viên của bạn không phạm phải sai lầm nếu bạn không muốn gặp rắc rối trong việc lãnh đạo.

Xem thêm: Để đạt được thỏa thuận trong đàm phán

4. Kết nối các nhóm với nhau

Cố gắng thực hiện những cam kết cá nhân chính là điều cản trở việc thực hiện cam kết với tư cách tập thế.” Một nhà điều hành cấp cao nhận định. Khi các leader chỉ tập trung vào việc cá nhân, họ sẽ ít đầu tư xây dựng kết nối giữa các nhóm với nhau. Họ quên mất rằng những kết nối này có tác động tổng thể đến cam kết của công ty. Đã có một công ty bỏ lỡ ngày ra mắt sản phẩm đã được ấn định trước, giám đốc sản xuất đã nói với tôi: “Ngay trước khi đưa ra dòng sản phẩm mới, chúng tôi phát hiện ra phòng ban khác đã tự ý sắp xếp lại một trong những yếu tố chủ chốt mà chúng tôi cần. Và họ chẳng hề thông báo cho chúng tôi biết.” Phòng ban đó thậm chí không nghĩ đến hậu quả dây chuyền của nó đối với cam kết của công ty. Rõ ràng là các công ty sẽ có thể cải thiện rất nhiều bằng cách giúp cho các nhóm hiểu được tầm ảnh hưởng của việc phối hợp và thúc đẩy họ dựa trên các mục tiêu ưu tiên của công ty.

5. Tập trung vào quá trình, không phải độ hoành tráng

Các nhân viên luôn nắm rõ vấn đề, nhưng họ chỉ cảm thấy mệt mỏi vì luôn luôn phải nói với sếp họ những điểm cần được sửa. Cho đến một ngày, họ bỏ cuộc. “Hầu hết các nhà lãnh đạo biết rằng sự tận tụy của nhân viên rất quan trọng để thực hiện cam kết. Nhưng các nhà lãnh đạo thường dựa dẫm vào những điều này mà không tập trung cải thiện các quy trình cần thiết, cuối cùng khiến cho sự cống hiến của nhân viên trở về con số 0.” Việc sử dụng các quy trình kém, hoặc giả mạo các quy trình mà không nghĩ đến sự kém hiệu quả, lãng phí, chậm trễ mà chúng tạo ra là cách thức tốn kém nhất để truyền đạt chất lượng. Thay vào đó, khi các công ty đầu tư phát triển quy trình có thể lặp lại được, họ sẽ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các lời hứa của công ty và giải phóng sự sáng tạo của mình cho ý tưởng lớn tiếp theo.

6. Biết những cam kết gì khi mà bạn kế thừa vị trí mới

“Tôi đã cố gắng làm gấp đôi công việc trong vòng 2 năm cho mục tiêu trở thành một giám đốc. Tôi biết mình đã làm rất tốt. Nhưng vấn đề nằm ở người quản lý bên thứ ba của tôi, tôi không chắc anh ta biết mình cần phải làm gì không nữa.” Một nhân viên tiêu biểu đã nói. Khi việc tái tổ chức và thay đổi vai trò trở nên thường xuyên hơn, nguy cơ xảy ra sự cố cũng tăng lên. Các nhà lãnh đạo thường hướng việc tập trung mọi thứ vào việc tạo dấu ấn và mang lại kết quả. Tuy nhiên, nếu bạn nhảy vào thực hiện mà không biết những cam kết trong quá khứ, bạn có thể vô tình vi phạm một cam kết trước đó, dẫn đến làm mất uy tín và tăng nguy cơ bị chống đối. Chỉ đơn giản bằng cách hỏi, “Chúng ta đã thực hiện được cam kết nào trước đó rồi?” khi bạn đảm nhiệm một vai trò mới, bạn có thể đảm bảo những điều quan trọng đó nên được giữ lại hay nên được cân nhắc cẩn thận để thay đổi.

7. Liên tục kiểm tra những mâu thuẫn

“Nghe thì thật là buồn cười, nhưng có rất nhiều công ty hiện nay đang vô tình không thống nhất với nhau trong cách giải quyết vấn đề.” Một cố vấn doanh nghiệp đã nói. Sự kiên định là thứ để hầu hết mọi người đánh giá và quyết định có nên đặt niềm tin ở bạn. Trên thực tế, khách hàng và những nhà hoạt động thường nhìn vào những nỗ lực xây dựng thương hiệu cũng như những vấn đề pháp lý mà thương hiệu đó đã xử lý trước đây để trông đợi và kỳ vọng. Và khách hàng sẽ xem đây là điều tồi tệ nhất nếu họ phát hiện ra doanh nghiệp chỉ đang cố làm hài lòng mình bằng cách đồng ý một cách hời hợt với những gì họ nói.

Một lời cam kết có uy tín sẽ tạo ra giá trị và còn xây dựng niềm tin cho các khách hàng, nhân viên và thậm chí là các cổ đông để lựa chọn họ. Thật không may là tại nhiều công ty, các nhà quản lý có xu hướng đưa ra quyết định mà không chú ý đến những gì đã cam kết, những gì họ thực sự có thể cung cấp cho khách hàng và quan trọng nhất là liệu họ có giữ cam kếtlâu dài hay không? Quả đúng là họ rất tập trung vào những quyết định đó, nhưng điều này vô tình làm cho mọi thứ tệ hơn và kết quả là giá trị dịch vụ bị giảm xuống.

Khi các nhà quản lý cẩn trọng hơn với các cam kết, họ sẽ tạo ra động lực để phát triển. Không chỉ vậy, họ cũng sẽ phát hiện ra những hành động đúng đắn và luôn giữ trọn lời cam kết sẽ giúp họ giảm bớt những áp lực công việc và làm tăng tiếng nói cho bản thân họ. Với các nhà lãnh đạo cấp cao, hãy học cách đầu tư vào hệ thống, phần thưởngthói quen để giúp các lãnh đạo dễ dàng đối mặt với vấn đề và những thay đổi liên tục trong quá trình đưa ra các cam kết chắc chắn, xây dựng kết nối giữa các nhóm và xem trọng lời cam kết của họ. Đây là cách các doanh nghiệp phát triển để tạo ra kết quả và niềm tin bền bỉ.

Elizabeth Doty
Người dịch – Hoàng Vy

Nguồn: https://www.strategy-business.com/article/00267?gko=c4691

Đăng ký nhận bảng tin

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: Khởi Nghiệp, Quản lý, Marketing, Tài Chính,...
You cannot copy content of this page