Bạn có nhận ra rằng điều phải học thì quá nhiều mà thời gian chẳng có bao nhiêu?
Cả thế giới xung quanh bạn đều đang xoay quanh việc nghiên cứu, trau dồi kiến thức và kỹ năng. Con số hàng tỷ những quyển sách ở mọi lĩnh vực dường như vẫn chưa đủ để diễn tả số lượng khổng lồ của chúng, hay 3.000 buổi trò chuyện TED, 10.000 khóa học trực tuyến đại trà (MOOC), hàng trăm ngàn bài giảng online và hàng triệu đề tài nghiên cứu xuất bản công khai trên LinkedIn hay Medium là bằng chứng rất rõ ràng rằng việc lựa chọn những kỹ năng phù hợp và tốt nhất giữa một khu rừng kiến thức rộng lớn như thế không phải là một điều dễ dàng.
Việc học luôn là điều thiết yếu. Nhưng đội ngũ người lao động ngày nay có quá ít thời gian dành cho việc học – ít hơn cả 1% toàn bộ thời gian của họ, theo nghiên cứu từ Bersin – một phân khu của công ty Deloitte. Hiện nay, ý thức việc học không ngừng nghỉ ngày càng trở nên cần thiết hơn khi những kỹ năng của chúng ta đều có “hạn sử dụng” ngắn dần và mỗi nhân viên đều đang phải chật vật trên con đường sự nghiệp ngày một dài hơn của mình.
Vì lẽ đó, tất cả chúng ta đều đang chịu một áp lực rất lớn về việc chọn học đúng kỹ năng cho bản thân. Vậy làm thế nào để nhận biết chính xác kỹ năng, hay kiến thức nào phù hợp với bạn nhất? Đó e là một bài toán khó.
Phương pháp phân tích thời gian – lợi ích bằng “ma trận” 2×2
Một cách tiếp cận thường thấy là áp dụng phương pháp phân tích thời gian – lợi ích (tương tự như phương pháp phân tích chi phí – lợi ích) vào những kỹ năng mà bạn đang có hứng thú để nghiên cứu. “Thời gian” chính là thời gian bạn dùng để học, là khoảng thời gian tối ưu bỏ ra cho cơ hội đạt được mục tiêu của bạn. “Lợi ích” là mức độ bạn mong muốn hoặc cần thiết để sử dụng những kỹ năng đó. Ví dụ, những nhà quản lý ngày nay đều dành cả ngày làm việc để phản hồi email, tổng hợp dữ liệu, tạo hàng tá bảng thống kê, hay “chạy show” họp hành, … nên “lợi ích” để trau dồi và cải thiện những kỹ năng này luôn cao đối với họ.
Kết hợp thời gian và lợi ích, và bạn sẽ có được một “ma trận” 2×2 ô:
- Học ngay tức khắc: lợi ích cao, nhưng thời gian chẳng còn bao nhiêu.
- Lập lịch để nghiên cứu, vào thời điểm lý tưởng trong thời khóa biểu của bạn: lợi ích cao, nhưng vẫn có thời gian để nghiên cứu sâu hơn.
- Học ngay khi có thể – trên đường đi làm, trong bữa ăn, giấc nghỉ, … : lợi ích thấp, nhưng không có thời gian để tìm hiểu.
- Cân nhắc việc có nên tìm hiểu hay không: lợi ích thấp, còn nhiều thời gian.
Một khi bạn đã quyết định được những kỹ năng nào bạn muốn học, bạn có thể tiếp tục áp dụng sơ đồ này cho những tầng kiến thức của chúng để tập trung trau dồi.
Hãy áp dụng phương pháp phân tích thời gian – lợi ích này để minh họa một hoạt động có “lợi ích” cao tại nơi làm việc: lập bảng thống kế số liệu. Phần lớn lao động trí thức đều dành khoảng nửa giờ đồng hồ mỗi ngày cho việc lập bảng thống kê. Và tại những tổ chức lớn, điều này đồng nghĩa với việc sử dụng Excel: có đến hơn 1 tỷ người dùng chương trình thống kê này của Microsoft, và hơn 4/5 các doanh nghiệp quốc tế sử dụng Excel. Với một vài phút phân tích thời gian – lợi ích sẽ cho thấy ngay bạn cần trau dồi kỹ năng nhiều đến dường nào.
Nhưng Excel chứa đến hơn 500 chức năng và còn nhiều hơn nữa những tiện ích khác, rất nhiều thứ phải học đấy. Vậy bạn cần phải bắt đầu từ đâu? Chúng ta sẽ cần đến “cây kéo” thời gian – lợi ích khi đối mặt với hàng cỏ dại này. Để đánh giá được mức độ “lợi ích”, chúng tôi xem qua hàng loạt những bài báo được viết bởi những chuyên gia Excel về những tính năng yêu thích của họ. Và sử dụng phương pháp phân tích này để biên soạn một danh sách bao gồm 100 hàm, các tiện ích, các mẹo, thủ thuật Excel hữu ích nhất, và sắp xếp chúng theo mức độ lợi ích. Chúng tôi kết hợp danh sách này với dữ liệu của chúng tôi về thời gian bỏ ra để học từng kỹ năng và lên kế hoạch để cả hai dữ liệu này xung đột với nhau.
Như bạn thấy có một sự tương quan trong sơ đồ, kỹ năng có lợi ích càng cao càng tốn nhiều thời gian để để học và nghiên cứu hơn. Nhưng hiệu ứng từ việc phân bổ rải rác theo vùng đã đẩy cao mức độ ưu tiên cho một số kỹ năng có tính hữu dụng và thực tế hơn, giúp người lập bảng dễ dàng nhận biết hơn. Và bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy những “kẻ thắng cuộc” của chúng ta ngay trong ô vuông dưới cùng bên phải, vùng “Học ngay tức khắc”. Ở đây chúng ta có những tổ hợp phím tắt sẽ được sử dụng thường xuyên khi lập bảng thống kê, như “Ctrl+Y” (Quay tới) hoặc “F2” (Đưa con trỏ vào ô) và một cú pháp kết hợp khá hay ho dùng để xóa những công thức bị lỗi “IF(ISERROR())”.
Ô vuông “Lập lịch để học” chứa những tiện ích hữu dụng nhưng độ phức tạp cao, như định dạng theo điều kiện và lập PivotTable – những tiện ích cực kỳ hữu dụng trong toàn bộ danh sách kỹ năng này.
Phía dưới cùng bên trái là những kỹ năng ít hữu dụng hơn và chúng ta có thể ghi nhớ thao tác nhanh chóng như “Ctrl+5” (Gạch ngang chữ) và “Ctrl+Enter” (Giữ nguyên ô công thức).
Cuối cùng, ô trên cùng bên trái là những hạng mục mang tính lý thuyết và ít khi sử dụng đến như “Lấy dữ liệu bên ngoài” và “Chia văn bản thành cột”.
Nhưng đối với tất cả những kỹ năng này, chính bạn – đối tượng trực tiếp học, sẽ tự phân tích những ý kiến và kinh nghiệm từ chính bản thân bạn, như: “Tôi đã biết Ctrl+Y là gì rùi, và tôi sẽ không bao giờ cần phải lấy dữ liệu từ bên ngoài”. Và đó là cách giúp bạn lựa chọn thêm được nhiều kỹ năng khác hơn, cho phép bạn lập được một danh sách những kỹ năng cần học lý tưởng nhất.
Xem thêm: Làm sao để tối ưu hóa hệ thống CRM của bạn?
Làm thế nào bạn có thể áp dụng sơ đồ này vào công việc và cuộc sống?
Bạn chắc chắn sẽ không muốn học chỉ mỗi bảng thống kê, và cũng sẽ không có danh sách dữ liệu giống trên của chúng tôi. Nhưng chắc chắn sẽ có nhiều những kỹ năng và kiến thức khác mà bạn mong muốn học hoặc phát triển thêm.
Hãy xem xét các hoạt động kết hợp trong ngày làm việc của bạn. Việc nào đang mang lại hiệu quả công việc nhất cho bạn? Kỹ năng dùng Photoshop, nắm bắt được biểu đồ lập trình linh hoạt với biểu đồ thác nước, cải thiện được kỹ năng soạn thảo văn bản rõ ràng hơn? Có kỹ năng “siêu đặc biệt” nào bạn có thể áp dụng để cái thiện toàn bộ số kỹ năng trên không – như xem xét lại toàn bộ những dự định của bạn trước cuộc họp, hoặc quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn? Bạn có thể phân chia thời gian và mức độ lợi ích tương đương nhau để học, và vẽ một biểu đồ chứa dữ liệu rải rác như biểu đồ trên. Hoặc bạn có thể ước lượng bằng cách phân loại các kỹ năng trong danh sách theo mức độ thời gian lợi ích để học, và đặt chúng vào biểu đồ 2×2 trên theo từng nhóm tương ứng. Dù phân loại theo cách nào đi nữa, những kỹ năng xuất hiện tại ô dưới cùng bên phải sẽ luôn là “món hời” để bạn học.
Bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp cận này cho bản thân, hoặc cho một nhóm, một bộ phận, thậm chí cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
“Chúng ta không có nhiều thời gian để học tập, hãy học cách tận dụng tối đa những gì chúng ta đang có.”
Marc Zao-Sanders
Nguồn: https://hbr.org/2017/09/a-2×2-matrix-to-help-you-prioritize-the-skills-to-learn-right-now
