Bài viết này sẽ bắt đầu bằng một câu chuyện nhỏ về Nancy. Hôm ấy Nancy có một bài thuyết trình trước khách hàng của mình về một dự án mà cô đã theo đuổi trong 2 tháng qua. Nancy đã tập luyện rất nhiều cho bài nói đến mức có thể nhớ rõ đến từng chi tiết nhỏ nhặt. Cô đến khá sớm so với giờ hẹn và có đôi chút lo lắng về cuộc họp. Cuộc họp diễn ra, Jack – một thành viên bên đối tác đã yêu cầu Nancy mô tả ngắn gọn về ý tưởng dự án và nêu lên những đề xuất phát triển.
Nancy bước vào phần thuyết trình với sự tự tin luyện tập trước đó. Với khả năng dẫn dắt và truyền đạt trôi chảy, cô ấy tin rằng mình đang thể hiện tốt và có khả năng cao nhận thầu được dự án này. Nhưng từ lúc đi vào phần đề xuất, Jack xen ngang và nói rằng: “Xin lỗi Nancy, tôi nhận thấy được sự đầu tư của cô vào dự án này, tuy nhiên nó thật sự không phù hợp lắm với mục tiêu kinh doanh chúng tôi đặt ra ngày hôm nay”. Thất vọng, Nancy quay về chỗ ngồi và im lặng trong thời gian còn lại của cuộc họp. Dự án này là cơ hội mà cô mong đợi sẽ là một bước chuyển mình cho sự nghiệp bản thân, nhưng giờ đã tan thành mây khói.
Lý do ở đây là gì? Từ lúc chuẩn bị cho bài thuyết trình, Nancy đã suy nghĩ không thật sự thấu đáo và mang tầm nhìn ngắn hạn. Đây là một vấn đề phổ biến làm chúng ta không ghi điểm trước những nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao. Điều này sẽ quyết định vị trí của họ trong cuộc họp. Hãy học các xây dựng “Ngôn ngữ điều hành” với các nhà lãnh đạo.
“Ngôn ngữ điều hành” quan trọng như thế nào?
Bất kể bạn đang ở vị trí nào – một nhà quản lý hay một nhà điều hành cấp cao, những gì bạn nói, cách bạn giao tiếp, thời gian, đối tượng và bối cảnh trò chuyện chính là những yếu tố thiết yếu để thể hiện tiềm năng lãnh đạo của bạn. Nếu bạn đang có ý định xây dựng sự tín nhiệm và tạo sự ảnh hưởng lên mọi người, nhất là khi tương tác với các nhà quản lý hay lãnh đạo cấp cao khác, điều này rất quan trọng để các cá nhân đó nhận thức rõ vị trí của họ trong cuộc hội thoại. Nó cũng là chất xúc tác quan trọng để làm rõ thông điệp mà bạn muốn truyền tải bằng cách tránh dùng những thuật ngữ chuyên môn và trở thành một người hạn chế trình bày nhưng mang lại hiệu quả giao tiếp cao.
Tất cả những yếu tố kể trên sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của “Ngôn ngữ điều hành”. Nó liên quan nhiều đến bản năng, sự nhạy cảm và nhận thức được các dấu hiệu mà bạn gặp phải trong tương tác và giao tiếp hàng ngày. Giống như thuộc tính bản năng của một nhà lãnh đạo, “Ngôn ngữ điều hành” tồn tại một cách vô hình và rất khó để định nghĩa. Nhưng trên thực tế, chúng ta luôn có những cách khác nhau để giao tiếp, và thực hiện điều đó với một suy nghĩ chiến lược cá nhân, chính những điều này sẽ tạo nên sự khác nhau dẫn đến thành công hoặc thất bại trong giao tiếp và phong cách lãnh đạo của bạn.
Một trong những khía cạnh quan trọng của việc hình thành “Ngôn ngữ điều hành” sẽ liên quan đến việc trở thành một nhà lãnh đạo chiến lược. Tôi thường xuyên nghe được các nhà điều hành cấp cao chia sẻ rằng họ rất muốn thúc đẩy sự phát triển một trong các nhà lãnh đạo tiềm năng nhưng họ luôn có cảm giác như thế chưa bao giờ là đủ cho sự phát triển lâu dài. Khi nghe được những điều đó, tôi nhẹ nhàng đặt lại vấn đề.
Liệu có phải vấn đề chính yếu nằm ở việc sự thiếu thốn những nhà lãnh đạo tiềm năng hay là họ có khả năng nhưng họ lại không có cơ hội thể hiện được bản thân?
Dưới đây là một số chiến lược huấn luyện tôi thường xuyên áp dụng đối với các nhà quản lý để giúp họ phát triển kỹ năng “Ngôn ngữ điều hành” vào công việc.
1. Thấu hiểu tình huống
Có bao giờ bạn đưa ra một ý tưởng bất chợt trong một cuộc họp và rồi bỗng bị bí ý tưởng trong khi mọi người đang nhìn chằm chằm vào bạn hoặc nói lên những điều chẳng liên quan gì tới nội dung cuộc họp chưa? Nếu điều này diễn ra thường xuyên, hãy xác định lại vấn đề! Nói ngắn gọn, các dấu hiệu đó xuất phát từ việc bạn không có một sự nhìn nhận đúng đắn về cuộc họp hay cuộc thảo luận mà bạn đang tham gia.
Ví dụ, nếu bạn đang là trung tâm của vấn đề thì trong bối cảnh ấy bạn cần phải nắm bắt và dẫn dắt cuộc họp đưa đến quyết định cuối cùng. Nhưng nếu bạn là một trong những giám đốc điều hành tham gia vào cuộc họp, thì chia sẻ tầm nhìn và kết nối ý tưởng với những người khác chính là vai trò của bạn. Hoặc nếu bạn vị trí theo dõi và học hỏi, vai trò của bạn trong cuộc thảo luận nên là quan sát và lắng nghe là chính yếu.
Hiểu rõ và nhận diện được vai trò của mình trong một nhóm, bạn sẽ xác định được mức độ “Ngôn ngữ” của mình và đảm bảo rằng bạn hiểu được bối cảnh trước khi cất lời tham luận.
2. Là một lãnh đạo có tầm nhìn
Thỉnh thoảng chúng ta sẽ không áp dụng được “Ngôn ngữ điều hành” bởi vì chúng ta cứ tập trung nhiều vào chức năng và vai trò của mình. Nhà lãnh đạo chiến lược nên có tầm nhìn xa hơn như thế, ngừng chú tâm vào bản thân và mở rộng hơn vào sứ mệnh của tổ chức. Một yếu tố khác của việc trở thành lãnh đạo có tầm nhìn chính là phát triển khả năng diễn đạt những ý tưởng tương lai và lý do của sự chuyển đổi.
Tầm nhìn chiến lược sẽ là một kim chỉ nam dẫn dắt mọi quyết định xoay quanh các cá nhân và hành động của tổ chức. Bạn nên cố gắng kết nối với những đề xuất để thể hiện những quyết định của bạn liên quan đến các thành viên trong cuộc họp bao gồm nhân viên và cả tổ chức nói chung.
3. Xây dựng các mối quan hệ chiến lược
Một trong những cách tốt nhất để hình thành nên suy nghĩ chiến lược chính là tận dụng các mối quan hệ có chủ đích, với mục tiêu định hình rõ ràng trong đầu. Điều này đòi hỏi phải có những nhà lãnh đạo, điều hành cấp cao đưa ra các quan điểm chiến lược cho tầm nhìn của tổ chức và những thứ tự ưu tiên mà bình thường chúng ta khó mà có thể làm được.
Thật dễ dàng để có thể đa dạng hóa những mối quan hệ chiến lược nhưng điều cần thiết để xây dựng một “Ngôn ngữ điều hành” bền vững chính là phát triển kiến thức, kỹ năng vào những vị trí, bộ phận cụ thể hoặc trở thành một nhà chuyên gia trong lĩnh vực của mình.
Để phát triển “Ngôn ngữ điều hành”, hãy dành thời gian để tiếp xúc ít nhất một người mỗi tuần ngoài giới hạn chuyên môn của bạn. Hãy giao lưu và học hỏi:
- Cách họ đang vận hành kinh doanh
- Mục tiêu và thử thách của họ
- Cách mà bạn hỗ trợ họ với vai trò của một đối tác kinh doanh chiến lược
4. Tập trung vào giải pháp, không phải vấn đề
Trong thời gian huấn luyện những nhà điều hành, tôi đã từng chứng kiến tận mắt nhiều nhà lãnh đạo chỉ chăm chăm nhìn vào những khó khăn mà chẳng hề có động thái đưa ra giải pháp hay cách xử lý. Một nhà lãnh đạo phải có kỹ năng giải quyết vấn đề, chứ không phải chỉ tay vào các vấn đề khó khăn.
Bạn hoàn toàn có thể tư duy chiến lược bằng cách làm công việc nhà và chủ động trong việc phân tích tình huống. Động não suy nghĩ nhiều ý tưởng mới sẽ giúp bạn vượt xa những điều bình thường. Mặc dù không tìm được câu trả lời hoàn hảo, bạn cũng có thể đưa ra những giải pháp tốt hơn cho tình hình hiện tại.
5. Luôn giữ bình tĩnh
Những người mang kỹ năng “Ngôn ngữ điều hành” sẽ không dễ dàng bị tác động. Liệu bạn có thể đứng vững khi mọi người xung quanh bạn đang mất bình tĩnh? Khi bạn thật sự dám đối diện với thực tế, bạn sẽ có khả năng vượt qua được những cảm xúc nhất thời đó bằng cách sử dụng “Ngôn ngữ điều hành” thay vì bị cuốn vào một tình trạng tồi tệ do những cảm xúc tiêu cực gây ra.
Điều đó có thể không thoải mái để thừa nhận thử thách cá nhân liên quan đến “Ngôn ngữ điều hành”, và trước tiên bạn có thể phản hồi khi đưa ra gợi ý để cải thiện “Phong thái lãnh đạo” của họ trong nhóm. Nhưng một khi vượt qua được khó khăn ban đầu, bạn sẽ tìm thấy một động lực mạnh mẽ hơn để tiếp tục nghiên cứu và áp dụng hiệu quả vào các cuộc họp quan trọng và các trường hợp giao tiếp tiếp theo. Bằng cách đưa ra các điều chỉnh kịp thời, bạn có thể tránh được sự mơ hồ và bắt đầu mọi thứ với suy nghĩ kỹ càng và mang tính chiến lược. Tất cả những điều này sẽ định hình vai trò của bạn rõ ràng hơn trong bất cứ cuộc họp hay diễn đàn nào.
Rebecca Shambaugh
Người dịch – Hải Dâng
Nguồn: https://hbr.org/2017/10/to-sound-like-a-leader-think-about-what-you-say-and-how-and-when-you-say-it
