4 điều nhà lãnh đạo cần cân nhắc khi thay đổi thời gian biểu làm việc của nhân viên
Sự xuất hiện của virus Corona đã khiến cho phương thức làm việc ở các doanh nghiệp tạm thời thay đổi và có thể sẽ là sự thay đổi chắc chắnn của các doanh nghiệp trong tương lai.
Tình thế này buộc các nhà lãnh đạo phải tạo ra và phát triển các chiến lược mới phù hợp với hoàn cảnh hiện tại, xây dựng môi trường giúp củng cố mà không ảnh hưởng đến sức khỏe của mọi người, và đưa ra các hướng dẫn để đảm bảo khoảng cách an toàn. Có lẽ cách giải quyết tốt nhất cho tất cả những vấn đề này là sắp xếp lại thời gian biểu làm việc của các nhân viên, cho dù là để đáp ứng việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống, hay để giảm thiểu sự tiếp xúc xã hội, hoặc là để đáp ứng những nhu cầu biến động trong kinh doanh.
Đại dịch này khiến cho các điều dưỡng, bác sĩ, chủ cửa hàng tạp hóa, nhân viên giao hàng và những người có đặc thù công việc không theo thời gian cố định trở nên nổi bật. Tuy nhiên, thực tế thì những lịch làm việc như trên khá phổ biến, nhưng những tổ chức nào đang cố đổi mới phong cách làm việc của mình cũng nên cân nhắc đến những ưu nhược điểm khi thực hiện chúng. Bởi vì, thời gian biểu làm việc có thể ảnh hưởng rất nhiều đến cuộc sống của nhân viên, cả về mặt cá nhân hay công việc.
Gần đây chúng tôi đã tiến hành đánh giá 153 bài viết học thuật nghiên cứu về ảnh hưởng của công việc có thời gian không ổn định đến thái độ, hành vi, sức khỏe, trí óc và cuộc sống cá nhân của nhân viên. Dựa trên đánh giá, chúng tôi đã rút ra 4 câu hỏi mà tôi nghĩ bất kì nhà tuyển dụng nào cũng nên xem xét trước khi thay đổi lịch làm việc của nhân viên.
1. Thời gian biểu làm việc của các doanh nghiệp có ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất làm việc và sự phát triển của nhân viên? Thời gian biểulàm việc ảnh hưởng đến hiệu suất và sự phát triển của nhân viên
Chúng tôi đã xem xét các nghiên cứu về những thời gian biểu làm việc khác nhau, bao gồm cả làm việc theo ca, làm việc ban đêm, thời gian làm việc linh hoạt và nhiều hơn thế nữa, và thấy được rằng chúng đều ảnh hưởng đến sự vắng mặt, doanh thu và khả năng làm việc theo nhiều cách khác nhau. Làm việc ca tối thường dẫn đến sự vắng mặt nhiều hơn và đem lại hiệu quả công việc thấp, trong khi đó một thời gian biểu làm việc linh hoạt thường làm giảm tỉ lệ nghỉ làm nhưng đồng thời nó cũng khiến doanh thu giảm xuống. Trên thực tế, đầu năm nay, báo cáo của Gallup cho thấy 51% nhân viên Mỹ muốn chuyển sang một công việc có thời gian linh động, không gò bó. Đặc biệt, những “bà mẹ công sở” là đối tượng tìm kiếm và hưởng lợi nhiều nhất từ những công việc như vậy.
Việc lên kế hoạch làm việc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên mà nó còn tác động đáng kể đến thái độ và sức khỏe của họ. Chúng tôi nhận thấy là thời gian biểu làm việc linh hoạt và mô hình tuần làm việc rút ngắn (tức là thời gian làm việc trong ngày tăng lên, nhưng số ngày làm việc lại giảm xuống) tạo điều kiện cho nhân viên tập trung làm việc nhiều hơn và cũng tạo ra nhiều khoảng thời gian trống hơn, từ đó tạo nên sự hài lòng với công việc. Ngược lại, làm việc theo ca và đặc biệt là làm ca tối thường khó đoán hơn và gây xáo trộn đến cuộc sống cá nhân của nhân viên nhiều hơn, vì vậy mà dẫn đến sự chán ngán với công việc của họ.
Về mặt sức khỏe, thời gian biểu làm việc theo ca, vào ban đêm hay buổi tối thường ảnh hưởng đến những sinh hoạt cá nhân của nhân viên như là chế độ ăn uống khoa học để rồi dẫn đến sự suy yếu sức khỏe tinh thần và thể chất. Theo thời gian, thói quen không tốt có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng về sức khỏe. Vào năm 2016, một nghiên cứu đã theo dõi khoảng 189.000 phụ nữ trong 24 năm, họ nhận ra rằng những người làm việc luân phiên ca đêm hơn 10 năm có 15% – 18% nguy cơ mắc bệnh tim mạch vành cao hơn. Thời gian biểu làm việc bất thường cũng ảnh hưởng tiêu cực đến việc duy trì các mối quan hệ với gia đình của họ. Sự đảo lộn này là nguồn gốc dẫn đến sự bất bình đối với thời gian biểu làm việc, điều này rất quan trọng bởi vì sự hài lòng với lịch làm việc đã được chứng minh có mối tương quan tích cực đối với sự gắn kết trongcông việc.
2. Liệu chúng ta có thể sắp xếp thời gian biểu làm việc phù hợp với nhu cầu, mong muốn và tính cách của mỗi nhân viên không? Sắp xếp thời gian biểu làm việc phù hợp với nhu cầu, mong muốn và tính cách mỗi nhân viên
Chuẩn bị lịch trình cá nhân phù hợp cho từng cá nhân là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi dự tính một kế hoạch sau đại dịch. Mặc dù nghiên cứu trước đây đã phát hiện ra rằng một số lịch trình không theo tiêu chuẩn sẽ có hại hơn những lịch trình khác, nhưng rõ ràng mỗi người có một khung giờ làm việc lý tưởng khác nhau. Ví dụ, trong khi các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng lịch trình bất thường, chẳng hạn như làm việc ca đêm, có thể làm suy yếu sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên, nghiên cứu cũng cho thấy rằng một số nhân viên lại cảm thấy thoải mái trong những khoảng thời gian này (vì nhịp sinh học hoặc hoàn cảnh gia đình của họ).
Chính vì lí do này, các nhà tuyển dụng áp dụng lịch làm việc không truyền thống này nên cố gắng để sắp xếp thời gian biểu phù hợp với điều kiện của từng nhân viên. Trong quá trình tuyển dụng các tổ chức có thể nhấn mạnh điều này, và họ có thể sử dụng các cuộc khảo sát để đánh giá sự ưu tiên của nhân viên đối với thời gian biểu hiện tại của họ và thậm chí là thời gian sinh học của họ (Tức thời điểm cơ thể đạt đỉnh cao về thể chất lẫn tinh thần). Việc đo lường mức độ hài lòng về thời gian biểu làm việc, giống như cách nhiều công ty theo dõi sự gắn kết của nhân viên với công ty, sẽ giúp cho họ kiểm soát tốt hơn về cảm nhận của nhân viên đối với công ty.
3. Ý nghĩa của việc tạo ra một thời gian biểu tùy thuộc theo từng cá nhân hoặc cho phép nhân viên chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu của họ là gì?
Bạn hoàn toàn có thể tạo ra một lịch làm việc đặc biệt, đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của mỗi cá nhân. Điều này vẫn hoàn toàn công bằng với họ và hiện nay, áp dụng một điều gì đó cho tất cả mọi người đã không còn phù hợp nữa. Trong suốt thời gian giãn cách, nhiều nhân viên đã có thể hoàn thành công việc của mình từ xa và theo thời gian biểu của họ.
Nếu công ty bạn đang cân nhắc việc cho phép nhân viên tự do hơn trong việc thiết lập thời gian biểu của họ thì có thể bắt đầu bằng cách để họ tự chịu trách nhiệm và lên kế hoạch cho công việc của họ. Thông thường, tự lên kế hoạch công việc giúp cho người lao động xác định những việc họ cần làm, sẽ làm với ai và tại sao họ phải làm như thế. Điều này cũng có thể được hiểu thêm là họ sẽ tự quyết định thời gian bắt đầu làm việc.
Đương nhiên, điều này sẽ tạo ra những thách thức, đặc biệt là với những quản lý, khác với nhân viên của mình, họ sẽ cảm thấy những sự sắp xếp ngẫu nhiên này vô cùng phiền phức. Tuy nhiên, đây là thời cơ tốt để giúp cho vấn đề này được chú ý và suy xét nhiều hơn.
4. Liệu chúng ta có thể cân bằng nhu cầu lẫn mong muốn của cả doanh nghiệp và nhân viên một cách hiệu quả không?Tạo ra thời gian biểu làm việc cân bằng nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên
Trong nền kinh tế 24/7/365 này, các tổ chức cần nhân viên của họ làm việc cả ngày lẫn đêm và thậm chí là trong các ngày lễ để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đánh giá của chúng tôi tiết lộ rằng người lao động đang ngày càng bị ép phải làm theo một lịch trình bấp bênh, không rõ giờ giấc, thông báo gấp gáp và hạn chế hiệu suất công việc. Mặc dù nghiên cứu về đề tài này chỉ mới nổi lên gần đây, nhưng có thể thấy rõ là những lịch trình không ổn định này đang tạo ra sự căng thẳng và khó khăn lớn cho bản thân nhân viên và gia đình của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với hững người lao động nào không được trả công xứng đáng hay nhận được ít phúc lợi.
Dĩ nhiên là các nhà quản lý nên chú trọng chức năng chính của công ty mình, vậy nên có lẽ sắp xếp một lịch làm việc lí tưởng cho toàn bộ nhân viên là rất khó. Thế nhưng sau đại dịch này, chúng ta đã hiểu ra rằng có một số công việc chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe là vô cùng quan trọng, và những nhân viên trong ngành nghề ấy đã phải làm việc rất vất vả. Đồng thời, khoảng thời gian sau đại dịch có lẽ sẽ là khoảng thời gian cho các tổ chức và xã hội suy nghĩ lại về định nghĩa của sự thiết yếu. Nói rõ hơn là, các nhân viên có thật sự cần phải có mặt vào mọi lúc, quanh năm suốt tháng, chỉ để cung cấp những dịch vụ bình thường ở các cửa hàng bán lẻ và thức ăn nhanh?
Câu trả lời chính là hãy tìm ra sự cân bằng giữa nhu cầu kinh doanh ngắn hạn và lợi ích lâu dài mà các chiến lược thay đổi thời gian làm việc mới mang lại cho cả nhân viên và tổ chức.
Cuối cùng, thay vì làm việc một cách máy móc, các tổ chức nên để mọi thứ tự nhiên hơn và cho phép nhân viên nắm giữ quyền chủ động trong việc quyết định giờ giấc làm việc của họ. Gần đây chúng tôi đã bắt gặp những câu hỏi như Where (Ví dụ: Ở nhà) và How (Ví dụ: Sử dụng công nghệ cho các hội nghị qua video) mọi người sẽ làm việc trong một thế giới sau đại dịch, nhưng cũng nên suy nghĩ thêm về When, khi nào mọi người sẽ làm việc. Chúng tôi khuyến khích các nhà quản lý hãy hợp tác với nhóm của họ, cân nhắc kỹ lưỡng lịch trình phù hợp với họ khi họ trở lại nơi làm việc.
Tác giả: Mark C. Bolino, Thomas K. Kelemen and Samuel H. Matthews
