4 cách ứng xử giúp nhà lãnh đạo xử lý khủng hoảng

Đại dịch COVID-19 bùng phát đã khiến cho vai trò và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thay đổi đáng kể trong thời gian qua. Trước đại dịch, các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng cao đang dốc sức cho những sự đổi mới, doanh thu và tranh giành thị phần, nhưng giờ đây họ lại phải xử lý khủng hoảng và đưa ra các quyết định nhanh chóng về việc kiểm soát chi phí hay duy trì thanh khoản (liquidity) của doanh nghiệp. Những rào cản không thể lường trước như: vấn đề về chuỗi cung ứng; thiếu hụt nhân sự và thách thức trong hoạt động kinh doanh đã tác động mạnh đến phạm vi trách nhiệm và mức độ ưu tiên của họ. Đồng thời, các nhà lãnh đạo cũng phải hết sức chú ý tới những vấn đề về sức khỏe và sự an toàn cá nhân, làm việc từ xa và cố gắng hỗ trợ gia đình vượt qua đại dịch.

Để kiểm soát mọi thứ trong thời kỳ khủng hoảng, các nhà lãnh đạo cần trau dồi 4 cách ứng xử cho chính bản thân cũng như cho các đồng nghiệp của họ. Họ phải ra quyết định với tốc độ chính xác vượt trội, thích nghi một cách nhanh chóng, cung cấp những thông tin đáng tin cậy và tự bắt tay vào giải quyết các vấn đề. Những chiến lược dưới đây, hay nói cách khác là những cách ứng xử trong khủng hoảng, sẽ có ích cho bạn – với vai trò là người huấn luyện cho những lãnh đạo cấp dưới của mình.

Cách ứng xử số 1: Ra quyết định với tốc độ chính xác vượt trội

Tình hình thế giới hiện nay xoay chuyển rất nhanh chóng. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất sẽ tìm cách cấp tốc xử lý các thông tin có sẵn, xác định điều gì quan trọng nhất và đưa ra quyết định với niềm tin của chính mình. Trong một cuộc khủng hoảng, suy nghĩ quá nhiều sẽ dẫn tới việc “quá tải”, thiếu sót thông tin, xung đột giữa lợi ích và mức độ ưu tiên, cảm giác tiêu cực và lo lắng ngày càng tăng cao. Không chỉ vậy, khi khả năng phân tích tình huống bị tê liệt, mọi thứ càng trở nên nghiêm trọng hơn. Các nhà lãnh đạo phải vượt qua những vấn đề này để duy trì sự phát triển của doanh nghiệp bằng cách tập trung vào những điều quan trọng nhất. Một nền tảng đơn giản, có khả năng mở rộng để đưa ra quyết định chính xác là rất quan trọng.

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Xác định rõ mức độ ưu tiên. Hãy xác định và truyền đạt từ 3 đến 5 vấn đề quan trọng nhất. Ở giai đoạn đầu của khủng hoảng, những vấn đề này có thể bao gồm sự an toàn và chăm sóc sức khỏe nhân viên, thanh khoản tài chính, chăm sóc khách hàng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài liệu về các vấn đề phải được xác định, đảm bảo rằng nhà lãnh đạo có thể dễ dàng tiếp cận chúng.
  • Hãy đánh đổi một cách khôn ngoan. Những xung đột nào có thể nảy sinh giữa các ưu tiên bạn đã vạch ra? Vấn đề kia là cấp bách hay quan trọng? Nên lựa chọn gì giữa sinh tồn hôm nay và thành công ngày mai? Thay vì suy nghĩ quá nhiều về các khả năng, các nhà lãnh đạo giỏi nhất sử dụng các ưu tiên của họ như một cơ chế tính điểm để buộc họ phải đánh đổi.
  • Chọn ra những người có khả năng quyết định. Trong những cuộc họp ở “war room”, hãy phân chia rõ người nào chịu trách nhiệm việc gì. Hãy để đội ngũ “tiền tuyến” (frontline) của bạn đưa ra quyết định khi có thể và nêu rõ những gì cần được tiếp tục hay nên dừng lại, trong hoàn cảnh nào và với người nào?
  • Mạnh dạn hành động dù có khả năng xảy ra sai sót. Có thể bạn sẽ phạm phải sai lầm nào đấy, nhưng nếu không hành động gì vào thời điểm đó, bạn chắc chắn sẽ cảm thấy hối tiếc.

Cách ứng xử số 2: Nhanh chóng thích nghi

Các nhà lãnh đạo khôn ngoan luôn đi trước cả lúc hoàn cảnh thay đổi. Họ không ngừng đầu tư cho nhiều nguồn thông tin khác nhau, sẵn sàng thừa nhận những gì họ không biết và học hỏi những kiến thức chuyên môn khác khi cần.

Hãy cố gắng thích nghi với khủng hoảng

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Quyết định rõ ràng những gì “không nên làm”. Nhớ rằng, chúng hoàn toàn cần được công khai.
  • Bỏ đi những gì đã thuộc về “ngày hôm qua”. Không phải những gì có lợi trong quá khứ thì cũng phù hợp với hiện tại. Các nhà lãnh đạo giỏi thường biết cách thích nghi nhanh chóng và xây dựng những kế hoạch mới.
  • Xây dựng (hoặc củng cố) kết nối trực tiếp đến đội ngũ frontline. Cho dù quản lý doanh nghiệp ở lĩnh vực nào đi nữa, các nhà lãnh đạo cũng hãy biết đánh giá tình huống sớm và thường xuyên. Ví dụ, hãy tạo ra một mạng lưới gồm các nhà lãnh đạo địa phương và những người có ảnh hưởng… Các nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ biết cách mở rộng phạm vị quản lý ở bất kì khu vực nào có sự ảnh hưởng của họ.

Xem thêm: 7 thử thách những người thành công luôn phải vượt qua

Cách ứng xử số 3: Cung cấp những thông tin đáng tin cậy

Các nhà lãnh đạo giỏi luôn giữ vai trò tiên phong trong một cuộc khủng hoảng, mặc dù có nhiều thách thức và yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Họ sắp xếp định hướng của nhóm, thiết lập các số liệu mới để theo dõi hiệu suất và tạo ra văn hóa có trách nhiệm.

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Luôn chú ý và phân loại các công việc cần được ưu tiên mỗi ngày. Các nhà lãnh đạo nên ghi chép ngắn gọn 5 ưu tiên hàng đầu của họ (tốt nhất khoảng nửa trang trở xuống) và đảm bảo rằng những ưu tiên đó hợp lý. Theo dõi hiệu suất của các mục đó thường xuyên – nếu không phải hàng ngày thì có thể là hàng tuần – và đảm bảo rằng chúng được ghi chép rõ ràng trong các báo cáo. Và đừng quên cập nhật danh sách ưu tiên vào cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
  • Thiết lập KPI và các số liệu khác để đo lường hiệu suất. Chọn 3 đến 5 số liệu quan trọng nhất trong tuần và để các nhà lãnh đạo thường xuyên báo cáo lại từng số liệu.
  • Giữ thể chất và tinh thần trong trạng thái “chiến đấu”. Để giải quyết mọi chuyện, các nhà lãnh đạo phải duy trì sự bình tĩnh ngay cả khi những người khác đang mất đi điều đó. Thiết lập thói quen chăm sóc bản thân: chế độ ăn uống lành mạnh, tập thể dục, thiền định hoặc bất cứ điều gì tốt nhất có thể. Hãy tập dự trữ năng lượng, giữ cảm xúc ổn định và chuẩn bị các cơ chế đối phó rủi ro.

Cách ứng xử số 4: Tham gia tác động vào các sự việc

Trong thời kỳ khủng hoảng, không có điều gì quan trọng hơn là chăm sóc nhóm lãnh đạo của bạn. Các nhà lãnh đạo hiệu quả hiểu được tình trạng và rắc rối đang diễn ra trong nhóm của họ, đồng thời họ tìm cách thúc đẩy, truyền đạt rõ ràng và kỹ lưỡng các mục tiêu, cũng như các thông tin quan trọng mới. Điểm này đáng được chú ý thêm, bởi vì mặc dù đại dịch COVID-19 dĩ ​​nhiên là một cuộc khủng hoảng về sức khỏe nhưng nó cũng gây ra cuộc khủng hoảng khác về tài chính. Các nhà lãnh đạo của bạn cần thường xuyên nhấn mạnh các ưu tiên để đảm bảo tinh thần tập thể được xuyên suốt trong thời gian này.

Hãy trực tiếp tham gia để kiểm soát tình hình

Các nhà lãnh đạo nên:

  • Kết nối với từng cá nhân trong nhóm. Hãy trò chuyện với họ thường xuyên để duy trì tương tác; đánh dấu nó trên lịch như một điều cần ưu tiên. Hãy bắt đầu với những vấn đề mang tính cá nhân trước, sau đó hãy tập trung vào công việc.
  • Tinh tế hơn trong việc để nhân viên cùng tham gia xử lý vấn đề. Khi giao tiếp trở nên không hiệu quả và các nhà lãnh đạo hành động mà không có ý kiến của cả nhóm, những vấn đề sẽ không thể nào được giải quyết triệt để.
  • Yêu cầu sự giúp đỡ khi cần thiết. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất biết rằng họ không thể nào tự làm mọi thứ. Hãy xác định cấu trúc nhóm và phân công cá nhân để hỗ trợ trong những trường hợp cụ thể.
  • Đảm bảo sự tập trung vào cả khách hàng lẫn nhân viên. Để hỗ trợ khách hàng, hãy khôn khéo trong việc tiếp cận họ, đừng tính toán lợi ích quá nhiều. Theo dõi và lưu lại thông tin trên cơ sở khách hàng của bạn. Bên cạnh đó, để củng cố mối quan hệ và tạo dựng niềm tin, hãy tập trung vào chính mình và cân nhắc những thứ bạn có thể làm để giúp đỡ khách hàng. Về phần nhân viên, hãy thể hiện sự đồng cảm và tập trung vào sự an toàn và sức khỏe của họ.
  • Thu thập và truyền tải các thông điệp tích cực. Hãy biểu dương những hành động đẹp, lòng tốt, những trở ngại đã được khắc phục… Nhiều công ty xác định hình ảnh gắn liền với những mục đích cao cả, như cứu sống mạng người, sản xuất thiết bị y tế… giúp thị trường hoạt động hiệu quả hơn hoặc tạo ra niềm vui. Dù mục đích của bạn là gì đi nữa, hãy luôn nhớ đến những anh hùng thầm lặng trong cuộc sống.

Đào tạo kỹ năng lãnh đạo khủng hoảng cho đội ngũ của bạn

Là một nhà lãnh đạo của các nhà lãnh đạo, bạn đang định hướng những ưu tiên mới và không ngừng thay đổi với quỹ thời gian phản ứng bị hạn chế. Một số khoản đầu tư nhỏ vào hỗ trợ và huấn luyện có thể giúp cải thiện hiệu quả của các nhà lãnh đạo của bạn.

Khủng hoảng tiết lộ rất nhiều về các nhà lãnh đạo cấp dưới của bạn. Ngay khi ngọn lửa được kiểm soát và bạn có được một khoảng “nghỉ lấy hơi”, hãy nghĩ về những người đã cố gắng xử lý, đấu tranh, và điều gì khiến họ nỗ lực như vậy. Hãy cân nhắc về sự thay đổi vai trò trong thời gian hậu khủng hoảng và liệu ở vị trí mới thì họ có mang lại thành công hay không. Điều cuối cùng và quan trọng nhất, hãy tự hỏi bạn muốn ai trở thành người đồng hành với mình, cả trong cuộc khủng hoảng hiện tại và trong tương lai khi mọi thứ trở lại bình thường.

Chris Nichols, Shoma Chatterjee Hayden & Chris Trendler
Người dịch: Xuân Thịnh

Nguồn: https://hbr.org/2020/04/4-behaviors-that-help-leaders-manage-a-crisis

Đăng ký nhận bảng tin

Chúng tôi sẽ gửi cho bạn những kiến thức có giá trị về: Khởi Nghiệp, Quản lý, Marketing, Tài Chính,...
You cannot copy content of this page